Type dossieritem instellen voor campagnes

Bij het genereren van de campagneactie ontstaat per contactpersoon (uit de doelgroep) een dossieritem. Je kunt ook één dossieritem voor de hele campagneactie maken. Afhankelijk van welk type dossieritem je toevoegt, moet je voorbereidingen treffen.

Voor een mailing gebruik je dossieritems van het type Uitgaande post. Als je wilt dat door een actie van de campagne een workflow wordt gestart, dan moet aan het type dossieritem een workflow gekoppeld zijn (zoals bij het type dossieritem Actie).

Je kunt ook een nieuw type dossieritem toevoegen, bijvoorbeeld om direct inzicht te hebben of een dossieritem bij een campagne hoort of niet. Als je precies wilt weten hoeveel dossieritems van een campagne zich in welke stap van de workflow bevinden voeg je een nieuw type dossieritem toe met een nieuwe workflow speciaal voor de campagne. Als je geen gebruik maakt van workflows dan heb je waarschijnlijk genoeg aan de standaard meegeleverde typen dossieritems.

Je richt het dossieritem zo in dat je snel inzicht hebt in de campagnevoortgang en de resultaten. Je kunt gebruik maken van standaard velden maar ook vrije velden toevoegen via de Management Tool.

Belangrijke instellingen:

• Je wijst bij het genereren van een campagneactie één Verantwoordelijke aan voor de vastgelegde dossieritems. Je kunt hierop filteren in de Centrale Dossierweergave. Via collectief wijzigen kun je een andere verantwoordelijke aanwijzen voor een deel van de dossieritems.
• Begindatum en Einddatum
• Je vinkt Afgehandeld en Datum afgehandeld zodat je, in de centrale dossierweergave, inzicht hebt in de afgehandelde dossieritems. Met de Totalizer zie je snel de aantallen die wel en niet zijn afgehandeld.
• Als je bij Bron en Type actie een specifieke waarde opgeeft per campagne hoef je geen apart type dossieritem per campagne te maken en ook geen vrije velden. Je kunt dan eenvoudig op deze waarden filteren.
• De bestemming Campagne moet op Optioneel staan.

Type dossieritem 'Uitgaande post' aanpassen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer of de volgende velden onder Dossier zijn aangevinkt:
   • Verantwoordelijke
   • Begindatum 
   • Einddatum
   • Type actie
5. Controleer of Keuze verstrekkingswijze is aangevinkt. Je vinkt Keuze verstrekkingswijze aan als je een document wilt versturen bij het dossieritem. Je selecteert de documentlay-out bij het insturen van het dossieritem. Het samengevoegde document wordt opgeslagen in het dossier. Dit geldt ook voor e-mail. Je moet het samenvoegdocument eerst vastleggen via Document beheer. Je kunt alleen samenvoegdocumenten gebruiken die gebaseerd zijn op het juiste voorbeelddocument (en daarmee op de juiste gegevensverzameling).
6. Controleer of onder Afhandeling de volgende velden zijn aangevinkt:
   • Afgehandeld
   • Datum afgehandeld
   • Bewerken buiten workflow moet altijd mogelijk zijn.
7. Ga naar het tabblad: Bestemming Extra.
8. Selecteer de bestemming Campagne.
9. Klik op: Acties / Optioneel.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.