Inrichten Verwijderen personen, medewerkers en relaties met mutaties

Als je persoonsgegevens gaat verwijderen/anonimiseren, moet je dit eerst inrichten.

Profit biedt geen opties voor het automatisch anonimiseren van persoons- of medewerkergegevens.

Autoriseren

Het verwijderen van personen, medewerkers, etc. is onherroepelijk. Er is ook geen logging van. Houd hier rekening mee als je de menukeuzes autoriseert.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Persoonsvelden
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen medewerkers
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen inkooprelaties
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen verkooprelaties
   • Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen personen

Gegevensfilter instellen

Stel de gegevensfilters in zodat geblokkeerde personen (en hun dossiers) niet meer zichtbaar zijn.

1. Voeg gegevensfilters in de Autorisatie tool toe met en zonder geblokkeerde medewerkers.

   

2. Autoriseer het filter met de geblokkeerde medewerkers voor de gebruiker die de persoonsgegevens gaat verwijderen.

   

De geblokkeerde inkooprelaties en verkooprelaties filter je via Ordermanagement of Financieel.

Zie ook:

• Autorisatie met gegevensfilter

Vrije velden 'Niet verwijderen' en 'Doel' toevoegen

Voeg eventueel de vrije velden Niet verwijderen en Doel niet verwijderen toe .

Deze velden kun je gebruiken als je de te verwijderen medewerkers (of andere persoonsgegevens) doorloopt voordat je ze verwijdert. Als dan bijvoorbeeld blijkt uit het dossier dat er nog een rechtszaak loopt die de 7 jaar uit dienst overstijgt of er is een lening die niet is afbetaald, stel je deze velden in.

Je voegt de velden toe in de Management tool bij Medewerker / Medewerker.

Ook voor de andere specifieke persoonsgegevens kun je deze velden toevoegen. Bijvoorbeeld bij contactpersonen, die ook zichtbaar worden bij het verwijderen van personen. Of bij sollicitanten.

Plaats de velden op een apart te autoriseren tabblad.

Zie ook:

• Vrije velden toevoegen

Weergaven aanpassen

Vervolgens breid je je weergaven uit met velden die je helpen goed te filteren op te verwijderen personen/medewerkers, etc.

A. Voeg een eigen weergave toe in CRM

Ga naar CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon en voeg een eigen weergave toe gebaseerd op de Personen-weergave.

Voeg daarin toe de velden:

• Uit dienst (via 'Koppelingen / Medewerker / Medewerker actuele gegevens / Volgnummer arbeidsverhouding / Arbeidsverhouding').
• Gewijzigd - om snel de zojuist gewijzigde medewerker terug te kunnen vinden, mocht deze niet in z'n geheel verwijderd zijn.
• Eventueel de vrije velden Niet verwijderen en Doel niet verwijderen toe uit de medewerkergegevens en/of andere gegevens. Deze velden moet je eerst toevoegen.

  (Het veld Aantal jaar uit dienst is niet standaard beschikbaar. Dit veld is alleen beschikbaar in de Medewerker verwijderen-wizard omdat daar ook de andere velden voorhanden zijn om de juiste berekening te maken.)

  

B. Weergaven in de wizards aanpassen

• Verwijderen medewerker

  In de meegeleverde weergave in Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen medewerkers toont Profit alle medewerkers die 7 jaar of langer uit dienst zijn.

  Het kan voorkomen dat je ook graag wilt zien welke medewerkers niet verwijderd moeten worden, omdat er sprake is van een uitzondering (die je bent tegengekomen bij het nalopen van de medewerkers). Of je wilt zien welke specifieke gegevens er nog meer zijn bij de medewerkers.

  Als er uitzonderingen zijn, kun je dit aan het veld Geblokkeerd (uit) en met de vrije velden Niet verwijderen en Doel niet verwijderen zien.Voeg daarom in de wizard 'Verwijderen medewerker' een nieuwe weergave toe met de volgende velden: Geblokkeerd en/of de eventueel toegevoegde vrije velden Niet verwijderen en Doel niet verwijderen. Ook kun je hier zichtbaar maken of de medewerker ook gebruiker, sollicitant, debiteur, etc. is.

  

• Verwijderen personen

  Je wilt graag zien welke personen je echt wilt verwijderen. Profit stelt heel veel personen voor, maar een aantal daarvan is bijvoorbeeld contactpersoon.

  Voeg de juiste velden toe aan de weergave, aan de hand waarvan je de te verwijderen personen kunt selecteren.

C. Eventueel: een weergave met te verwijderen medewerkers toevoegen in HRM

Als je de medewerkergegevens, o.a. het dossier, wilt raadplegen bij medewerkers die te verwijderen zijn, kun je een nieuwe weergave toevoegen met medewerkers die óf uit dienst óf geblokkeerd óf nooit in dienst zijn gemeld. (De standaard weergave Medewerker (uit dienst) toont niet de medewerkers die nooit in dienst zijn gemeld).

Het filter is dan:

Je kunt in deze weergave eventueel ook de bij B. genoemde velden toevoegen.

Workflow maken

Voeg eventueel een workflow toe via welke (via InSite en/of OutSite) de opdracht of aanvraag om persoonsgegevens te verwijderen, moet verlopen. Zo zorg je ook voor een controle op het al of niet verwijderen en voorkom je dat het verwijderen een eenmansactie wordt.

Zie ook:

• Workflow bouwen

Anonieme medewerker toevoegen

Als je medewerkergegevens gaat verwijderen/anonimiseren, voeg je eventueel eerst een 'anonieme' medewerker toe waaraan Profit de niet te verwijderen medewerkergegevens gaat toevoegen. Bijvoorbeeld bepaalde dossieritems. Je kunt ook een bestaande geblokkeerde medewerker hiervoor gebruiken.

Bij het verwijderen van medewerkers met de nieuwe functie worden dossieritems meestal verwijderd. Dit gebeurt automatisch als er maar één bestemming bij het dossieritem betrokken is. Loonstroken, verzuimmeldingen, aantekeningen in het dossier, etc. verwijdert Profit automatisch.

In een aantal gevallen worden dossieritems overgezet naar de anonieme medewerker of de onderliggende persoon. Dit kan het geval zijn bij zelfgemaakte typen dossieritems waarbij dan bijvoorbeeld meerdere bestemmingen zijn betrokken. Profit kan dan niet goed beoordelen of het dossieritem verwijderd moet worden. Bijvoorbeeld als je bepaalde dossieritems zowel bij de bestemmingen medewerker als persoon toevoegt.

Controleer na het verwijderen de gegevens die bij de anonieme medewerker/persoon zijn opgeslagen en verwijder alsnog dossieritems die teveel gegevens tonen. Je kunt deze dossieritems ook op voorhand collectief verwijderen via de centrale dossierweergave.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vink Medewerker in dienst melden uit.
4. Klik op: Volgende.
5. Voeg bij Naam de naam van de anonieme medewerker in. Bijvoorbeeld Anonieme medewerker of Archiefmedewerker.
6. Vink Autonummer nieuw persoon uit.
7. Vul een specifieke code in waaraan je direct kunt zien dat het niet om een gewone persoon, medewerker, etc. gaat. Bijvoorbeeld **** of 0000.
8. Voeg eventueel een bestaand algemeen mailadres toe. Mocht er iets gemaild worden naar deze persoon, dan kun je hierop controleren.
9. Vul de verplichte velden.
10. Klik op: Voltooien.
11. Open de eigenschappen van de medewerker.
12. Blokkeer de medewerker. Dit is niet verplicht voor het verwijderen van de medewerker, maar wel voor als je gegevensfilters op geblokkeerde medewerkers gebruikt. Hiermee voorkom je dan ook dat niet geautoriseerde gebruikers eventuele geanonimiseerde bij deze medewerker kunnen raadplegen.
    1. Ga naar het tabblad: Algemeen.
    2. Vink Geblokkeerd aan.
13. Sla de wijzigingen op.

Anonieme, geblokkeerde persoon/in- of verkooprelatie toevoegen

Als je persoonsgegevens gaat verwijderen/anonimiseren, voeg je eerst één 'anonieme' persoon toe waaraan Profit de niet te verwijderen gegevens gaat toevoegen. De persoon moet geblokkeerd worden.

Dit doe je ook voor inkoop- en verkooprelaties (van het type persoon).

1. Ga naar:
   • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon, voor een nieuwe anonieme persoon
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie, voor een nieuwe verkooprelatie van het type persoon
   • Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie, voor een nieuwe inkooprelatie van het type persoon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Persoon.
4. Klik op: Volgende.
5. Voeg bij Naam de naam van de anonieme persoon (verkooprelatie/inkooprelatie) toe. Geef de persoon een herkenbare naam. Bijvoorbeeld Anoniem Persoon, Anonieme Debiteur, Anonieme Crediteur.
6. Verwijder de vink bij Autonummer nieuw persoon.
7. Vul een specifieke code in waaraan je direct kunt zien dat het niet om een gewone persoon, etc. gaat. Bijvoorbeeld **** of 0000.
8. Voeg eventueel een bestaand algemeen mailadres toe. Mocht er iets gemaild worden naar deze persoon, dan kun je hierop controleren.
9. Vul een adres in, bijvoorbeeld jullie eigen adres.
10. Vul de verplichte velden als die er zijn.
11. Klik op: Volgende.
12. Selecteer Nieuwe persoon als je de melding krijgt dat er al overeenkomstige gegevens zijn.
13. Klik op Volgende tot je kunt voltooien.
14. Vul de verplichte velden.
15. Klik op: Voltooien.
16. Open de eigenschappen van de persoon / inkooprelatie / verkooprelatie.
17. Bij persoon:
    • Ga naar het tabblad: Algemeen.
    • Vink Geblokkeerd aan.
    • Klik op OK bij de melding.
18. Bij inkooprelatie / verkooprelatie:
    • Ga naar het tabblad: Algemeen.
    • Vink Volledig blokkeren, niet meer zichtbaar aan.
    • Ga naar het tabblad: Debiteur / Crediteur.
    • Vink Is debiteur / Is crediteur aan, als je dit bij het toevoegen nog niet gedaan hebt.
19. Vul de verplichte velden.
20. Sla de wijzigingen op.

Uiteindelijk heb je voor alle drie de specifieke gegevens en voor personen zonder specifieke gegevens een anonieme versie.

Vrije velden kenmerken als Privacygegevens

Als je vrije velden hebt, is het verstandig daarbij aan te geven of het privacygevoelige persoonsgegevens betreft of niet. Zodra je dit hebt ingevuld zie je het vrije veld ook terug in het overzicht van de persoonsvelden. Daarmee maak je je overzicht compleet, bijvoorbeeld voor als je controle krijgt voor de AVG. Ook de rapporten, weergaven, etc. waarin je het veld hebt gebruikt zie je zodoende terug en kun je eventueel wijzigen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de tabel met gegevens. Bijvoorbeeld via Medewerker / Medewerker.
3. Open de eigenschappen van het vrije veld.
4. Ga naar het tabblad: Veld eigenschappen.
5. Vink Veld bevat privacygevoelige persoonsgegevens aan.
6. Vul bij Beschrijving o.a. het doel in waarvoor je dit gegeven registreert.

   

   Klik op: OK.

Zie ook

• Verwijderen/anonimiseren relaties en personen met mutaties