Cursusberichten aanmaken
De communicatie met deelnemers is grotendeels geautomatiseerd met standaardberichten, deze worden automatisch ge-e-maild. Je koppelt per cursus de berichtsjablonen voor e-mailberichten die je automatisch wilt laten versturen, bijvoorbeeld:
- Bevestiging, deze wordt automatisch verstuurd na inschrijving (of verplaatsen of kopiëren van een deelnemer van een evenement naar een ander evenement).
- Afmelding, deze wordt automatisch verstuurd na afmelding
- Overige berichten. Deze worden een aantal dagen voor of na de cursusdatum verstuurd. Bijvoorbeeld een herinnering, een routebeschrijving, extra materiaal, aandachtspunten, etc.
Je kunt eventueel ook op ad-hoc basis berichten versturen, bijvoorbeeld omdat een evenement op het laatste moment op een andere locatie plaatsvindt.
Een berichtsjabloon bestaat uit twee onderdelen:
- E-mailbericht
- Optionele bijlagen
Per cursus kun je bij het koppelen van een bericht ook een rapport opgeven. Bij het verzenden van het e-mailbericht wordt het rapport gegenereerd en geconverteerd naar PDF. Hierdoor kan een deelnemer dus het volgende ontvangen:
- E-mailbericht (altijd)
- Bijlagen (als deze aan het berichtsjabloon gekoppeld zijn)
- Bijlage op basis van een rapport (als deze in de cursus aan het bericht gekoppeld is)
|
Inhoud |
Berichtsjabloon aanmaken
Je maakt berichtsjablonen en rapporten aan.
Een berichtsjabloon kan voor elke taal een bericht bevatten. Zorg ervoor, dat bij de cursisten (personen) de juiste taal is ingesteld.
Voorbeeld:
Je hebt Nederlandse en Duitse cursisten. Je wilt elke cursist een cursusbevestiging sturen in de eigen taal.
Maak een berichtsjabloon voor de cursusbevestiging met de Nederlandse en Duitse versie van het bericht.
Koppel bij elke Nederlandse cursist de juiste taalcode (bijvoorbeeld NL) en koppel bij elke Duitse cursist de juiste taalcode.
Let op:
Als je een cursusbericht niet meer wilt versturen, is het niet voldoende om het berichtsjabloon te blokkeren. Om het cursusbericht niet meer te versturen, blokkeer je dit in de eigenschappen van de cursus.
Berichtsjabloon aanmaken:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
- Filter op cursusberichten.
- Kopieer het gewenste bericht en pas dit aan.
Zie ook:
Rapport controleren:
Je kunt een rapport meesturen met een cursusbericht, dit is niet verplicht. Het rapport wordt meegestuurd als PDF-bijlage.
- Ga naar: CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport.
- Je beschikt over de volgende standaardrapporten. Je kunt een standaardrapport kopiëren en de kopie wijzigen:
- Digitale cursusbevestiging (Profit)
- Digitale cursusherinnering (Profit)
Taak inplannen voor het verzenden van cursusberichten
Bevestigingen en afmeldingen worden automatisch verstuurd (zo snel mogelijk nadat een deelnemer zich inschrijft dan wel afmeldt).
Andere cursusberichten die gekoppeld zijn aan een cursus, worden automatisch verstuurd als je de taak Cursusberichten e-mailen inricht in Algemeen / Beheer / Geplande taak.
Zie ook:
Cursusberichten koppelen
De communicatie met deelnemers is grotendeels geautomatiseerd met standaardberichten, deze worden automatisch ge-e-maild. Een standaardbericht bestaat uit twee onderdelen:
- Berichtsjabloon, dit is de inhoud van het e-mailbericht.
- Optionele bijlage, dit is een rapport dat als PDF-bestand met het e-mailbericht kan worden meegestuurd.
Je koppelt per cursus de berichten die je automatisch wilt laten versturen, bijvoorbeeld:
- Bevestiging, deze wordt automatisch verstuurd na inschrijving (of verplaatsen of kopiëren van een deelnemer naar een ander evenement).
- Afmelding, deze wordt automatisch verstuurd na afmelding
- Berichten die een aantal dagen voor of na de cursusdatum worden verstuurd. Bijvoorbeeld een herinnering, een routebeschrijving, extra materiaal, aandachtspunten, etc.
Je kunt eventueel ook op ad-hoc basis berichten versturen, bijvoorbeeld omdat een evenement op het laatste moment op een andere locatie plaatsvindt.
Let op:
Het 
e-mailadres van het contact moet altijd gevuld zijn. Het e-mailadres op het tabblad Portal toegang is leidend. Is dit niet gevuld, dan wordt het e-mailadres op het tabblad Algemeen gebruikt.
Deze berichten worden opgeslagen in het dossier. Bij een bevestiging en afmelding wordt het rapport niet opgeslagen in het dossier.
Je kunt cursusberichten importeren met CRM / Beheer / Import Cursusmanagement / Cursusbericht.
Cursusbericht koppelen:
- Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursus.
- Open de eigenschappen van de cursus.
- Ga naar het tabblad: Berichten.
- Koppel alle gewenste berichten.
- Selecteer eerst het juiste berichttype.
- Vul eventueel het aantal dagen voor of na de cursusdatum in. Bij een bevestiging of afmelding is dit niet mogelijk.
- Selecteer het berichtsjabloon en het rapport. Het berichtsjabloon bepaalt de inhoud van het e-mailbericht, het rapport wordt toegevoegd als PDF-bijlage.
- Bij het type Cursusbevestiging kun je een ics-bestand voor de agenda van de cursist laten meesturen. Het ics-bestand bevat agenda-afspraken voor alle sessies van de cursus.
De cursist ontvangt een e-mailbericht met twee bijlagen: de uitnodiging in pdf en het ics-bestand. Als de cursist het ics-bestand opent, worden de afspraken in zijn agenda gezet.
Berichten versturen:
Berichten worden automatisch verstuurd. Daarnaast kun je berichten handmatig versturen op de volgende manieren:
- Eigenschappen evenement, tabblad Deelnemers, actie E-mailen.
- CRM / Cursusmanagement / Deelnemer per evenement, actie E-mailen.
