Cursusplanning voor medewerkers en contactpersonen (Profit)

Profit s is de 'back office' voor het beheren van cursustrajecten. Je kunt cursustrajecten of aparte cursussen inplannen voor grote aantallen deelnemers (medewerkers of contactpersonen). Door het inplannen ontstaan cursusplanningsregels; hiermee geef je aan voor welke cursussen de deelnemers zich moeten of kunnen inschrijven. Het inschrijven houdt in dat je een deelnemer inschrijft voor een specifiek cursusevenement.

Je kunt deze functionaliteit ook combineren met InSite en OutSite. Je kunt voor nieuwe medewerkers bijvoorbeeld de vereiste cursustrajecten inplannen via Profit. Hierdoor ontstaan cursusplanningsregels. Elke nieuwe medewerker kan via InSite zijn eigen planningsregels zien (ESS) en zich inschrijven voor de cursussen.

Je kunt een cursusplanning ook toevoegen met de UpdateConnector 'KnCourseGroupLines'.

Cursusplanning raadplegen voor te ondernemen actie

Je raadpleegt de Cursusplanning om te zien om te zien of je nog actie moet ondernemen. Zo kan het zijn dat je de cursusplanningsregels nog niet kunt inschrijven omdat er geen evenement met beschikbare plaatsen is. Of er zijn juist veel Nog in te schrijven deelnemers, maar het eerstvolgende evenement is nog ver weg.

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursusplanning.
2. Open de weergave Cursusplanning.

   

3. Als het eerstvolgende evenement ontbreekt, moet je een nieuw evenement aanmaken via de actie Aanmaken evenement via cursusplanning (of via cursusadministratie).

   Voor elke keer dat de cursus gegeven wordt, plan je een evenement in.

   Evenement toevoegen:

   1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Evenement.
   2. Klik op: Nieuw.
   3. Selecteer een waarde bij Cursus.
   4. Vul een waarde in bij Code of vink Autonummering aan.

      De velden Foto maken bij inchecken en Pas verstrekken bij inchecken hebben nog geen werking in Profit, ze zijn toegevoegd als voorbereiding op functionele uitbreidingen in een toekomstige versie..

   1. Vink Autonummering aan.

   1. Vink Deelnemers zichtbaar op OutSite aan als je wilt dat op OutSite ingelogde gebruikers kunnen zien of men ingeschreven is.
   2. Selecteer een waarde bij Docent (met een Organisatie/persoon).
   3. Selecteer een waarde bij Locatie.
   4. Wijzig eventueel het Minimumaantal deelnemers en het Maximumaantal deelnemers.

      Deze gegevens zie je o.a. in het bezettingsoverzicht. Bij het inschrijven van deelnemers wordt op het maximumaantal gecontroleerd. In Profit Windows (backoffice) krijg je een waarschuwing maar je kunt wel meer deelnemers inschrijven. In InSite en OutSite mag het maximumaantal niet overschreden worden.

      Het minimumaantal is alleen een indicatie, je kunt dit zelf gebruiken om te kijken of er voldoende inschrijvingen zijn.

      

   5. Selecteer eventueel een Administratie als je met meerdere administraties werkt en de cursusfacturen in de financiële administratie wilt boeken.

      Selecteer een Project en een Projectfase als je de cursus wilt boeken als projectopbrengst en in het onderhanden werk van het project mee wilt nemen.

   6. Klik op: Volgende.
   7. Vul een waarde in bij Datum sessie.

      In dit voorbeeld vul je de datum van volgende week woensdag in als Datum sessie.

      Dit is de datum van de eerste sessie. Als er meerdere sessies zijn, maak je die later aan bij het evenement.

   8. Selecteer het dagdeel waarop het evenement plaatsvindt.

   1. Selecteer Middag/avond bij Dagdeel.
   2. Vul Aan de slag in bij Onderwerp presentatie.

      Profit controleert kan melden dat het evenement of de locatie dubbel worden geboekt. Dit is afhankelijk van de instellingen van de cursus of de locatie.

   1. Klik op: Volgende.
   2. Vul de codes voor het verbijzonderen in als je de financiële boekingen die voortvloeien uit de factuur, wilt verbijzonderen.
   3. Klik op: Voltooien.
4. Als er nog in te schrijven deelnemers staan en er is een eerstvolgend evenement met beschikbare plaatsen, dan kun je deelnemers inschrijven.

Cursusplanningsregels genereren

Je genereert cursusplanningsregels voor alle typen cursisten (medewerkers en/of contactpersonen) in Profit. Ook in InSite kun je cursusplanningsregels genereren.

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursusplanning.
2. Klik op: Nieuw.

   Je ziet hier alle mogelijke contactpersonen (van verkooprelaties), personen en medewerkers. Je kunt filteren in de kolom Mdw. om bijvoorbeeld alleen medewerkers te zien.

   Je ziet ook medewerkers die een indienstdatum in de toekomst hebben.

   

3. Vink de in te plannen medewerkers, personen en/of contactpersonen aan.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul bij Gewenste startdatum de datum in vanaf wanneer cursussen ingepland mogen worden.
6. Selecteer het cursustraject of de cursus.
7. Klik op: Voltooien.

   Je ziet de ingeplande cursussen in de weergave Cursusplanningsregels. Deze hebben de status In te schrijven, omdat de cursisten nog op een specifiek cursusevenement moeten worden ingeschreven. Als je een cursustraject hebt ingepland, zie je de volgorde in de kolom Volgorde.

   

Cursusplanningsregels per medewerker of (contact)persoon raadplegen en genereren:

Je kunt per medewerker/(contact)persoon cursusplanningsregels genereren. Ook kun je raadplegen welke cursussen deze al gevolgd heeft, voor welke is ingeschreven en voor welke nog moet worden ingeschreven. Een cursusplanningsregel verwijderen is ook mogelijk.

1. Ga naar:
   • HRM / Medewerker / Medewerker
   • CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon
2. Open de eigenschappen van de medewerker of contactpersoon.
3. Ga naar het tabblad: Cursusplanning.
4. Klik op de actie: Nieuw als je cursusplanningsregels voor een cursustraject of een specifieke cursus wilt toevoegen.

   Inschrijven kan de medewerker zelf of via zijn manager via InSite of via Profit.

   De contactpersoon kan zichzelf of een collega contactpersoon inschrijven via OutSite.

5. Klik op de actie: Verwijderen als je een cursusplanningsregel wilt verwijderen. Je kunt alleen cursusplanningsregels verwijderen als ze de status In te schrijven hebben.

Deelnemers massaal inschrijven (Profit)

Je kunt (contact)personen, je medewerkers en jezelf inschrijven via Profit. Er zijn meerdere manieren om je in te schrijven.

• Massaal inschrijven: je schrijft deelnemers voor een specifieke cursus in op het eerstvolgende evenement.
• Specifieke selectie van deelnemers op evenementen inschrijven.
• Deelnemers apart inschrijven.

  Let op:

  Als een cursus nog niet via een document is toegevoegd aan InSite of OutSite (gepubliceerd) dan is het niet mogelijk om je in te schrijven op het betreffende cursustraject.

  Ook moet van een cursus een evenement in de toekomst bestaan, wil het cursustraject beschikbaar zijn in InSite om een cursusplanning voor te genereren.

Massaal inschrijven op eerstvolgende evenement:

Het uitgangspunt is één specifieke cursus. Je schrijft deelnemers in voor de volgende datum dat de cursus gegeven wordt. Een handige optie om bijvoorbeeld alle medewerkers tegelijk op hetzelfde evenement in te schrijven.

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursusplanning.
2. Open de weergave: Cursusplanning.
3. Selecteer de cursus (alleen de cursussen die deel uit maken van een cursustraject zijn beschikbaar) of vink de cursussen aan.

   Je ziet de datum van het eerstvolgende evenement, deze kun je niet wijzigen. Als hier geen datum staat, moet je eerst een evenement toevoegen (met de actie Aanmaken evenement).

   

4. Klik op de actie: Genereren inschrijving.
5. Aangevinkte deelnemers worden ingeschreven, als het veld Ingeschreven ook aangevinkt is. Als het veld Ingeschreven niet aangevinkt is, kan de deelnemer niet worden ingeschreven, bijvoorbeeld om de volgende redenen:
   • Het evenement heeft geen beschikbare plaatsen meer.
   • Deze deelnemer is al op een ander evenement ingeschreven dat plaatsvindt tijdens dit evenement.
   • Het evenement valt binnen het interval van de vorige cursusplanningsregel in dit cursustraject.
   • Er zijn geen geplande cursusevenementen na de startdatum van de cursusplanningsregel.
6. Klik op: Voltooien.

Deelnemer inschrijven op datum naar keuze

Je kunt via de cursusplanning een enkele deelnemer inschrijven. Daarbij kun je een datum anders dan de eerstvolgende selecteren.

Enkele deelnemer inschrijven op datum naar keuze:

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Cursusplanning.
2. Open de weergave: Cursusplanningsregels.
3. Selecteer de planningsregel van één deelnemer.
4. Klik op: Inschrijven.

   Vervolgens krijg je direct een lijst met beschikbare datums waarop de cursus wordt gegegeven (evenementen).

5. Selecteer een evenement op een bepaalde datum.
6. Klik op: Voltooien.