Pocket inrichten voor de Bouw
Voor klanten in de BOUW-branche bevat Pocket specifieke functionaliteit. Deze pagina heeft betrekking op de inrichting van deze onderdelen.
Projecten en werkbonnen zijn van belang voor zowel ERP-klanten als voor de bouwsector. Zie verder deze toelichting m.b.t. de inrichting in Pocket.
Let op:
Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.
Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.
|
Inhoud |
Beheerder autoriseren
Je autoriseert de beheerder voor de functies en tabbladen die op deze pagina genoemd worden.
Beheerder autoriseren:
De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere gebruikersgroep, volg dan de stappen hieronder.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Autoriseer de tabbladen:
- Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
Autorisatie
Je kunt per teamrol een bepaalde autorisatie toekennen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de teamleider van een project meer rechten hebben dan een medewerker van een project. Deze vorm van autorisatie geldt alleen in Pocket.
Voorbeeld:
Een projectleider heeft alle rechten. Een projectmedewerker mag alleen de tabbladen Uren en Team raadplegen en uren boeken.
Sonja is projectleider bij het project Appartementen Vathorst. Zij mag in Pocket bij dit project alles zien en alle acties uitvoeren.
Sonja is teamlid bij het project Woningen Utrecht. Zij mag in Pocket bij dit project alleen teamleden en uren raadplegen en uren boeken.
- Ga naar: Projecten / Team / Teamrol
- Open de teamrol, tabblad Pocket.
- Autoriseer tabbladen en acties.
Zie ook:
Standopname
Standopname is alleen mogelijk als het project een projectstatus heeft waarbij Afgemeld is UITgevinkt. Dit onderdeel kent verder geen inrichting.
Ontvangsten
Je kunt in Pocket ontvangsten boeken van artikelen, niet van andere typen items. Ontvangsten boeken is alleen mogelijk als het project een projectstatus heeft waarbij Aanmaken inkooporder en ontvangst is aangevinkt.
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3. |
De zoekweergave Materialen is verplaatst naar het tabblad Zoekweergaven. Hierdoor kunnen ook klanten buiten de bouwsector deze zoekweergave aanpassen.
Inrichting:
- Je kunt een dossieritem gebruiken bij ontvangsten, dit is niet verplicht. Dit heeft de volgende toepassingen:
- Een bijlage op de ontvangst vastleggen, deze wordt als dossieritem op de ontvangst geregistreerd. Dit kan ook een foto/afbeelding/handtekening zijn.
- Een extra dossieritem op de ontvangst vastleggen.
Wil je het dossieritem gebruiken, leg dan een eigen type dossieritem vast via CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Vereisten aan dit type dossieritem. - Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Bouw.
- Selecteer het type dossieritem dat je net hebt ingericht.
- Vink Kostensoort is gelijk aan bewakingscode aan als de kostensoort altijd gelijk is aan de bewakingscode. Bij het boeken in Pocket kun je dan alleen een bewakingscode selecteren. Is het veld uitgevinkt, dan kun je een bewakingscode en een kostensoort selecteren.
- Selecteer de weergaven die in Pocket gebruikt worden.
Let op:
De zoekweergave Materialen is vanaf Profit 3 verplaatst naar het tabblad Zoekweergaven.
Bij het boeken van een ontvangst in Pocket kun je kiezen tussen Leverantie (=ontvangst op basis van inkooporder), Onderaanneming (=ontvangst op basis van contract) en Bon (=ontvangst zonder inkooporder).
Koppel hiervoor de corresponderende weergaven in Profit. Bij leverantie en onderaanneming is altijd sprake van inkooporders, het onderscheid wordt gemaakt door het gebruik van vrije velden op de inkooporder. Met andere woorden: aan bepaalde vrije velden op de inkooporder kun je zien dat het om onderaanneming gaat. Dit is per klant anders ingericht. Om in de weergaven onderscheid te maken tussen leveranties <> inkooporders, moet je in de betreffende weergaven zelf een filter instellen op de betreffende vrije velden.
Voorbeeld:
Je hebt een vrij J/N-veld Onderaanneming op de inkooporder.
Voor inkooporders filter je in de weergave op Onderaanneming =N. Voor onderaanneming filter je in de weergave op Onderaanneming =J.
Uren boeken
De onderstaande beschrijving geldt als je de bouw-activering aan hebt staan. Zorg dat het onderdeel uren boeken correct is ingericht voordat je verder gaat met het onderstaande.
De actie Uren boeken is alleen mogelijk als het project een projectstatus heeft waarbij Aanmaken nacalculatie is aangevinkt.
De volgende methoden zijn beschikbaar voor Bouw-klanten:
- Uren boeken op de teamleden van een project (ESS of MSS)
- Uren boeken op teamleden op basis van standopname/bewakingscode (ESS of MSS)
Voor alle methoden geldt dat je alleen uren kunt boeken op medewerkers die in Profit zijn vastgelegd, een lopend dienstverband/contract is niet nodig.
Bij uren boeken (ESS) boekt een medewerker zijn eigen uren met de in Pocket gekoppelde boekingslay-out.
Uren boeken (MSS)
Bij uren boeken MSS boekt een projectleider uren voor het hele team. Uren boeken (MSS) is door AFAS ingericht op basis van best business practices in de branche, je kunt hier zelf geen boekingslay-out voor inrichten.
Voorwaarden:
- Als een teamleider uren wil boeken voor een niet-teamlid, moet hij de betreffende medewerker eerst aan het team toevoegen.
- De teamleider moet via de filterautorisatie rechten hebben op de medewerker.
Voorbeeld:
Een team metselaars heeft op een bepaalde datum aan hetzelfde gebouw (=hetzelfde project) gewerkt.
De projectleider boekt in één keer 8 uren voor alle teamleden.
Bij het MSS-boeken zal verlof en verzuim per medewerker zichtbaar gemaakt worden in Pocket, als de integratie van verlof en verzuim vanuit HRM naar de nacalculatie ingericht is. Zo niet, dan worden verlof- en verzuimuren niet getoond.
Je kunt tijdens het uren boeken (MSS) in Pocket ook de urensoort selecteren, voor bijvoorbeeld overuren of reisuren.
Werksoort is gelijk aan bewakingscode (MSS)
Standaard kun je zowel werksoort als bewakingscode invullen bij MSS boeken. Er zijn echter organisaties die werksoort en bewakingscode altijd gelijk houden. In die situatie moet je in Pocket in de velden Werksoort en Bewakingscode steeds dezelfde waarde selecteren.
Je kunt sneller boeken door in Pocket de instelling Werksoort gelijk aan bewakingscode aan te vinken. Bij het MSS boeken wordt de werksoort dan niet meer getoond. Nadat je bewakingscode hebt geselecteerd, wordt deze overgenomen als werksoort.