Velden in een rapport opmaken

Dit onderwerp heeft betrekking op de veldeigenschappen waarmee je de presentatie van gegevens vastlegt.

De belangrijkste veldeigenschappen zijn:

• Veld afdrukken over meerdere regels (terugloop).
• Lettertype, letterkleur, vet, cursief, onderstreept, etc.
• Kader met achtergrondkleur om een veld plaatsen.
• Tekst weergeven in kleine letters of hoofdletters.
• Bedragen weergeven met scheidingstekens voor duizendtallen en het aantal decimalen instellen.

In de veldeigenschappen kun je ook rekenvelden instellen.

Lettertype en kleur vastleggen

Je legt de basiseigenschappen van velden en tekstvelden vast via de werkbalk. De meeste eigenschappen zullen je bekend voorkomen, omdat hierbij de standaard Windows-werkwijze gevolgd wordt. Plaats de muis boven een knop als je de tooltip wilt zien.

Daarnaast heeft elk element in de lay-out zijn eigen eigenschappenvenster.

Je kunt alleen lettertypen gebruiken die in Windows zijn geïnstalleerd.

Velden opmaken:

1. Dubbelklik op een veld om de eigenschappen te raadplegen.
2. Ga naar het tabblad: Lettertype.

   

   Je vindt hier de bekende eigenschappen terug, inclusief verticaal uitlijnen. Deze laatste mogelijkheid zit niet in de knoppenbalk.

3. Leg de instellingen vast.
4. Sluit het venster, Profit slaat de instellingen automatisch op.

Velden uitlijnen:

Als velden niet netjes naast elkaar of onder elkaar staan, kun je deze uitlijnen.

1. Selecteer de velden die je wilt uitlijnen.
2. Gebruik deze knoppen om de velden uit te lijnen.

   

Presentatie van tekst vastleggen

Bij tekst kun je vastleggen dat deze in hoofdletters of kleine letters moet verschijnen. Als je denkt dat teksten te lang zijn en dus afgekapt worden, kun je deze met woord terugloop laten doorlopen op de volgende regel(s).

De teksten in velden of tekstblokken kunnen alleen horizontaal worden getoond (dus niet verticaal of gedraaid onder een bepaalde hoek).

Presentatie van tekst vastleggen:

1. Dubbelklik op het veld.

   Profit toont de eigenschappen van het veld.

2. Vink Woord terugloop en Meerdere regels aan. Als een tekst langer is dan de veldbreedte in het rapport, zal Profit de tekst over meerdere regels verdelen.

   Met Vergroten naar inhoud en Verkleinen naar inhoud kun je bepalen, dat de hoogte van een veld automatisch verhoogd of verkleind moet worden op basis van de inhoud van het veld.

   

3. Ga naar het tabblad: Opmaak.
4. Selecteer de gewenste opmaak.

   

   Bij cijfers kun je instellingen opgeven voor positieve getallen, negatieve getallen, 0 en lege velden. Als je voor deze vier soorten aparte instellingen wilt gebruiken, dan scheid je de instellingen met een puntkomma (afhankelijk van je instellingen kan een ander scheidingsteken nodig zijn).

   

   De #,## in het voorbeeld hebben betrekking op duizendtallen en 0.00 op decimalen. Door de regionale instellingen van de PC worden punt en komma in de output omgewisseld.

   De expressie #,##0.00;(#,##0.00);0;LEEG heeft betrekking op het volgende.

   #,##0.00 geldt voor positieve getallen.

   (#,##0.00) geldt voor negatieve getallen, deze worden tussen haakjes weergegeven.

   Een waarde van 0 wordt getoond als 0.

   Een veld zonder waarde krijgt in de output de waarde LEEG.

Presentatie van getallen en bedragen vastleggen

Velden tonen waarden uit de Profit-database. Je wijzigt de presentatie, als je wilt afwijken van de standaardpresentatie. Bij getalvelden kun je onder andere het aantal decimalen en de uitlijning vastleggen.

Presentatie van veldwaarden vastleggen:

1. Dubbelklik op een veld.
2. Ga naar het tabblad: Opmaak.

   

   Bij een getalveld kun je het aantal decimalen en het gebruik van scheidingstekens voor duizendtallen vastleggen. In het onderste vak zie je steeds een voorbeeld bij de geselecteerde keuze.

Presentatie van datums vastleggen

Standaard worden datums getoond in het formaat dd-mm-jjjj. Je hebt twee mogelijkheden om de presentatie van datums te wijzigen:

• Je wijzigt het veldformaat van een datum in de gegevensverzameling. Hierdoor kun je een datum omzetten in bijvoorbeeld het jaartal, maandnummer, weeknummer en de combinaties jaar - maandnummer en jaar - weeknummer. Ook beschik je over verschillende datumformaten.
• Je wijzigt het veldformaat van een datum in de eigenschappen van het datumveld in het rapport.

Datumformaat aanpassen in gegevensverzameling:

1. Open de gegevensverzameling van het rapport.
2. Selecteer het datumveld.
3. Wijzig het formaat.

   

Profit zal melden dat filters op een bestaande datumveld niet meer werken, omdat het veld wordt omgezet in een tekstveld. Als je wilt filteren op het datumveld, moet je deze methode dus niet toepassen.

Datumformaat van een rapportveld:

1. Open het rapport:.
2. Plaats het datumveld in de rapportlay-out.
3. Dubbelklik op het datumveld.
4. Selecteer de opmaak. In het onderste deel van het venster wordt een voorbeeld van de opmaak getoond.

   

TrueType-lettertypen gebruiken voor PDF-export

Het kan voorkomen dat teksten in een export niet de juiste opmaak hebben. Dit gebeurt bijvoorbeeld in PDF-documenten. Het rapport toont bijvoorbeeld teksten met vette letters, maar deze worden in het geëxporteerde PDF-bestand als normale letters getoond.

Om dit te voorkomen moet je een TrueType-lettertype gebruiken (en niet een OpenType-lettertype (OTF)).

Lettertype controleren:

Als je een lettertype hebt toegepast, controleer je als volgt of dit een TrueType-lettertype is.

1. Selecteer de tekst waarop het lettertype is toegepast.
2. Klik op Lettertype informatie...

   

3. Je kunt een OTF-lettertype eventueel converteren naar een TrueType-lettertype via een conversieprogramma, zoals otf to ttf converter.

Memovelden opnemen in een rapport

Je kunt memovelden opnemen in een rapport. Houdt er rekening mee dat een memoveld veel tekst kan bevatten, daardoor is dit niet voor elk rapport geschikt. Via de eigenschappen van een memoveld kun je bepalen dat de hoogte van het veld moet worden verkleind of vergroot op basis van de inhoud.

Memovelden met opmaak

Bepaalde memovelden kunnen opmaak bevatten, zoals vet, cursief, onderstreept, koppen en lijsten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toelichting bij een dossieritem, reacties op een dossieritem, opmerkingen bij debiteuren en crediteuren, forecasts, medewerkers, artikelen, verlofaanvragen, etc.

Let op:

• Als je het memoveld op het rapport plaatst en in de rapportlay-out geen opmaak toepast, dan wordt de opmaak van het memoveld zelf overgenomen. Alle tekst van een memoveld in wordt in een vaste puntsgrootte getoond. Bijvoorbeeld: Je hebt in je vrije veld met opmaak een Kop regel 1 toegepast. In een rapport heb je een tekstgrootte van 10, dan wordt het stukje tekst veranderd naar tekstgrootte 10 in het afgedrukte rapport.
• Als je het memoveld op het rapport plaatst en in de rapportlay-out wel opmaak toepast, dan geldt deze opmaak. De opmaak die in het memoveld is toegepast, wordt genegeerd.

  Voorbeeld:

  Je hebt een memoveld opgenomen in een factuurlay-out. Omdat het om een belangrijk veld gaat, heb je dit in de factuurlay-out vet gemaakt.

  Als je de factuur afdrukt, wordt de hele memotekst vet getoond. De opmaak die je bij het vastleggen van een factuur hebt toegepast, wordt niet gebruikt.