Verbijzondering doorverdelen inrichten

Je kunt de bedragen die zijn verbijzonderd op as 1 verder doorverdelen. Dit extra onderdeel moet je afzonderlijk inrichten. De verbijzonderde bedragen worden verder doorverdeeld van hulpverbijzonderingscodes naar hoofdverbijzonderingscodes. Hierdoor reken je kosten en opbrengsten via een gelaagd model toe aan de eindproducten (hoofdkostenplaatsen), waardoor je optimaal inzicht hebt in de winstgevendheid van deze producten.

Je vindt meer informatie over het inrichten van doorverdelen in het AFAS Help Center.

Let op:

Je kunt de doorverdeling voor een bepaalde periode één keer uitvoeren. Wij adviseren je daarom om de inrichting in een testomgeving te testen en daarna pas door te voeren in de productie-omgeving.

Let op:

Het doorverdelen kan lange tijd in beslag nemen en mag niet worden afgebroken. Daarom adviseren we je een aparte gebruiker aan te maken en jezelf met die gebruiker aan te melden in Profit. Voer dan het doorverdelen uit.

Inhoud
Beschrijving

Het doorverdelen van bedragen heeft vaak betrekking op indirecte kosten: deze kosten kun je tijdens het boeken niet in één keer aan de juiste verbijzonderingscode toekennen. Voorbeelden hiervan zijn energiekosten, kantinekosten, afschrijvingen, salariskosten, etc. Door het doorverdelen worden de feitelijke kosten zichtbaar, bijvoorbeeld de feitelijke kosten per product.

Profit gebruikt niveaus bij het doorverdelen van kosten, zoals zal blijken uit het onderstaande voorbeeld. De kosten worden via een aantal stappen doorverdeeld, waarbij je voor elke volgende stap een andere procentuele verdeling kunt gebruiken. Profit voert deze stappen uit in een vaste volgorde op basis van de door jou vastgelegde niveaus. De niveaus worden afgehandeld van laag (1) naar hoog (99). Je moet de niveauverdeling correct vastleggen, anders vindt het doorverdelen in de verkeerde volgorde plaats. Door de verplichte volgorde voorkomt Profit ook het ontstaan van een kringverwijzing: bij een kringverwijzing ontstaat vanuit een lager niveau een verwijzing naar een hoger niveau, waardoor bedragen opnieuw worden doorverdeeld. Dit is uiteraard niet gewenst.

Business case 1: Energiekosten doorverdelen

Dit voorbeeld heeft betrekking op het doorverdelen van de kostenplaats Energiekosten. Deze kosten moeten ten laste komen van verschillende afdelingen en uiteindelijk ten laste van de producten.

Je kunt de energiekosten (ingekomen facturen) op verschillende kostenrekeningen boeken, maar je geeft in elke boeking de kostenplaats Energiekosten op. Hierdoor verzamel je alle energiekosten op deze kostenplaats. Je verdeelt de totale energiekosten door in twee stappen:

  • Stap 1: Energiekosten per afdeling

    Hierbij ga je bijvoorbeeld uit van het aantal vierkante meters (voor verwarmingskosten) en het verbruik van apparatuur (voor elektriciteit). Het bedrijf in dit voorbeeld heeft een forse productieafdeling, daarom komt 80% van de energiekosten ten laste van die afdeling.

    (Als je energiekosten op verschillende grootboekrekeningen boekt, kun je per combinatie van grootboekrekening/kostenplaats een aparte verdeling opgeven. Dit blijft hier verder buiten beschouwing).

  • Stap 2: Energiekosten per product

    Hierbij ga je uit van de inspanning die de afdelingen doen per product. Voor de afdeling Productie is dit eenvoudig: van de totale productie bestaat 70% uit eenheden van het product A en 30% van het product B. De afdeling Marketing besteedt evenveel tijd aan beide producten. Bij de afdeling Sales ligt de focus met 80% duidelijk op product A.

De bovenstaande inrichting leg je als volgt vast:

  • Kostenplaats Energiekosten

    Je legt een verdeling vast op niveau 10, naar Productie, Marketing en Sales. Je geeft aan, dat deze verdeling alleen geldt voor mutaties op de rekening Energiekosten.

  • Kostenplaats Productie / Marketing / Sales

    Je legt voor Productie een verdeling vast op niveau 20 naar Product A en Product B.

    Je legt voor Marketing een verdeling vast op niveau 20 naar Product A en Product B.

    Je legt voor Sales een verdeling vast op niveau 20 naar Product A en Product B.

De energiekosten bedragen € 10.000,-. Bij het doorverdelen wordt automatisch eerst niveau 10 en vervolgens niveau 20 afgehandeld. Je ziet dat bij de eerste verdeling € 8.000,- terecht komt bij Productie. Dit bedrag wordt vervolgens weer doorverdeeld naar product A (€ 5.600) en B (€ 2.400). Door de doorverdeling van Marketing en Sales naar de producten ontstaan de totalen die in de afbeelding staan.

Business case 2: Kantinekosten doorverdelen

Dit is een vervolg op de voorgaande case. De kantinekosten kunnen op basis van de personele bezetting worden doorverdeelt over de afdelingen Productie, Marketing en Sales. Als dit één keer gebeurd is, gebruik je verder de bovenstaande opzet.

Je verdeelt de kantinekosten door in twee stappen:

  • Stap 1: kantinekosten per afdeling

    Hierbij ga je uit van de personele bezetting van de afdelingen.

  • Stap 2: Energiekosten per product

    Hiervoor gebruik je de bij business case 1 toegevoegde verdeling.

Na het doorverdelen van kosten, kun je een overzicht opvragen met Financieel / Verbijzondering / Verbijzondering per as.

Met de Totalizer maak je de cijfers nog inzichtelijker.

Instellingen vastleggen

Je selecteert per administratie een Dagboek memoriaal voor de verdeelmutaties.

Instellingen doorverdelen verbijzondering inrichten:

  1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
  2. Ga naar het tabblad: Verdelen.
  3. Selecteer het gewenste memoriaal dagboek.
  4. Vink Voorkeur code verbijzondering toewijzen aan, als je het doorverdelen automatisch tegenboekt op één specifieke verbijzonderingscode. Bij de meeste organisaties is dit niet van toepassing en vink je dit veld NIET aan.
  5. Dit is alleen zinvol in de volgende situaties.
    • Je gebruikt de doorverdeling van één niveau.
    • Je verdeelt maar één verbijzonderingscode door.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
Afronding bedragen inrichten

Profit kan door te verdelen bedragen automatisch afronden, zodat na de doorverdeling ronde bedragen ontstaan.

Verbijzonderingsassen inrichten:

  1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingsas.
  2. Open de eigenschappen van de verbijzonderingsas.
  3. Vul de velden in.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.
Verdeling per verbijzonderingscode inrichten

Je richt de verdeling per verbijzonderingsas in. Je kunt alleen de kostenplaatsen op as 1 doorverdelen, voor andere assen is dit niet mogelijk.

De niveau-indeling is bepalend voor de volgorde waarin Profit de kosten verdeelt. Werk deze indeling vooraf uit. Laat ruimte tussen de niveaus (bijvoorbeeld 10, 20, 30, etc.), dan kun je later nog niveaus tussenvoegen.

Verdeling per verbijzonderingscode inrichten:

  1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
  2. Open de eigenschappen van de verbijzonderingsas.
  3. Ga naar het tabblad: Doorverdelen.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Bepaal de instellingen van de verdeelset:
    • Het grootboekrekeningbereik bepaalt welke mutaties zullen worden doorverdeeld. Je kunt bijvoorbeeld meerdere verdeelsets maken, elk met een eigen set grootboekrekeningen.
    • De feitelijke verdeling vindt plaats op volgorde van niveau (van 1 tot... bijvoorbeeld 999).
  6. Bij Niveau doorverdeling geef je zelf het niveau van de doorverdeling aan.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Open de eigenschappen van de nieuwe verdeelset.
  9. Ga naar het tabblad: Verdeling verbijzondering.
  10. Voeg de procentuele verdeling per kostenplaats toe:
    1. Klik op: Nieuw.
    2. Selecteer een verbijzonderingscode.
    3. Vul het percentage in.
    4. Klik op: Voltooien.

    Volg deze stappen bij alle verbijzonderingen. Het totaal van de percentages mag lager zijn dan 100% (je verdeelt dan niet alles door).