Debiteur inrichten voor automatische incasso

Je bepaalt per debiteur of je facturen automatisch wilt incasseren. Je bepaalt ook of je de debiteur doorlopend of eenmalig wilt incasseren. Als je kiest voor doorlopend incasseren selecteer je welke SEPA incassowijze (Standaard of B2b) van toepassing is. Als je facturen in termijnen wilt incasseren stel je ook de juiste betaalvoorwaarde bij de debiteur in.

Je kunt incidenteel van deze instelling afwijken in de eigenschappen van de te incasseren openstaande posten (facturen). De voorkeur incassowijze SEPA Standaard of B2b geldt per debiteur voor alle facturen, hiervan kun je niet afwijken.

• Bij debiteuren waarbij je automatisch incasseert, zal Profit elke openstaande post automatisch incasseren. Je kunt echter specifieke openstaande posten uitsluiten van automatische incasso.
• Bij debiteuren waarbij je niet automatisch incasseert, zal Profit geen enkele openstaande post automatisch incasseren. Bij specifieke openstaande posten kun je echter toch aangeven dat deze mee gaan in een automatische incasso-opdracht.

Hoe lang blijft een incassomachtiging geldig?

Een incassomachtiging blijft geldig voor de termijn die je met je debiteur afspreekt. Een machtiging die echter meer dan 36 maanden niet is gebruikt voor de aanlevering van een incasso-opdracht wordt automatisch inactief. Meer informatie hierover vind je bij incassomachtiging raadplegen.

Let op:

• Je kunt een debiteur vanuit meerdere administraties incasseren. Er moet dan in elk van deze administraties een incassomachtiging aanwezig zijn. Dit is omdat je het Incassant-Id in Profit vastlegt op administratieniveau. Zodra je Automatisch incasseren bij de debiteur aanvinkt maakt Profit daarom automatisch één lege machtiging aan voor alle administraties waar Incassant-Id is gevuld en waarbij het bestandsformaat incasso van de administratie-bankrekeningnummer op SEPA Direct Debits staat.
• Je kunt meerdere incassomachtigingen (mandaten) per debiteur en zelfs per bankrekeningnummer toevoegen als dit nodig is.
• Je kunt voor een debiteur ook een incassomachtiging vastleggen, zonder dat Automatisch incasseren bij deze debiteur is aangevinkt. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als je niet alle soorten facturen automatisch wilt incasseren bij een debiteur, maar bijvoorbeeld alleen facturen voor Abonnementen (dit is een vinkveld in abonnement).

Debiteur instellingen en incassomachtiging inrichten voor automatische incasso:

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Open de eigenschappen van de debiteur.
3. Ga naar het tabblad: Bankrekening.

   Controleer of het bankrekeningnummer waarvan je wilt incasseren is vastgelegd. Voor SEPA incasso's moet dit een IBAN-nummer zijn.

   Als de tenaamstelling/woonplaats van het bankrekeningnummer afwijkt van de tenaamstelling/woonplaats van de debiteur, dan leg je dit vast in de eigenschappen van het bankrekeningnummer.

   Je kunt bij een debiteur/verkooprelatie meerdere bankrekeningnummers toevoegen. Er is altijd één bankrekeningnummer als voorkeur ingesteld op het tabblad Betaling.

4. Ga naar het tabblad: Betaling.
5. Selecteer het voorkeur bankrekeningnummer waarvan je bedragen wilt incasseren bij Bankrekening.
6. Vink Automatisch incasseren aan.

   Profit vraagt of je reeds vastgelegde posten ook wilt incasseren.

   Als je op Ja klikt, dan vinkt Profit bij alle openstaande posten het veld Incasso aan. Hierdoor kun je ook deze posten in een incasso-opdracht opnemen. Hierbij neemt Profit de instelling Eenmalige incassomachtiging vereist mee naar de reeds aanwezige facturen en maakt een machtiging per factuur aan als deze instelling is aangevinkt.

   Let op:

   Op de bovenstaande regel is één uitzondering. Als je op Ja klikt, wordt het veld Incasseren in de eigenschappen van bestaande abonnementen niet aangevinkt. Als je een nieuw abonnement aanmaakt, dan is het veld Incasseren wel aangevinkt.

   Als je op Nee klikt, dan incasseert Profit alleen nieuwe openstaande posten automatisch.

7. Vink Verdichten aan als je wilt dat de openstaande posten van de debiteur worden verdicht tot één post in de incasso-opdracht. De creditnota's worden dan verrekend met de betaling van de andere openstaande posten in dezelfde incasso-opdracht. Je kunt creditnota's dus verrekenen met te betalen bedragen door te verdichten.

   Als dit veld is uitgevinkt worden de openstaande posten van de debiteur afzonderlijk geïncasseerd en niet verdicht tot één post in de incasso-opdracht. Als Verdichten is uitgevinkt is het niet mogelijk om creditnota's te verrekenen in dezelfde incasso-opdracht. Wil je toch een creditnota betalen aan een debiteur? Maak dan een terugbetaling voor deze debiteur.

8. Vink Eenmalige incassomachtiging vereist alleen aan als voor deze debiteur een eenmalige machtiging vereist is per factuur. Je moet dan een incassomachtiging per factuur vastleggen.

   Bij de SEPA incasso-opdracht is het onderscheid tussen eenmalig en doorlopend incasseren van belang:

   • Voor doorlopend incasseren vink je alleen Automatisch incasseren aan en laat Eenmalige incassomachtiging vereist uitgevinkt.

     Als je deze instelling vastlegt bij de debiteur moet je hierna machtigingsgegevens voor deze debiteur vastleggen via Incassomachtigingen debiteuren.

   • Voor eenmalig incasseren vink je zowel Automatisch incasseren als Eenmalige incassomachtiging vereist aan.

     Als je deze instelling vastlegt bij de debiteur moet je hierna de gegevens van de incassomachtiging per factuur vastleggen.Profit maakt automatisch een incassomachtiging per factuur zodra je een factuur voor deze debiteur aanmaakt. De datum incassomachtiging moet je dan voor deze factuur vastleggen via de weergave Incassomachtigingen facturen .

   Profit vult automatisch Standaard bij Incassowijze SEPA in voor zowel doorlopende als eenmalige incasso van een debiteur. Deze incassowijze biedt ruime bescherming aan degene bij wie geïncasseerd wordt, waaronder een terugboekingsrecht van acht weken (56 kalenderdagen).

   Wijzig de incassowijze in B2b bij Incassowijze SEPA als je deze debiteur doorlopend wilt incasseren en voor deze debiteur een 'Zakelijke' incassowijze geldt. Deze incassowijze biedt geen terugboekingsrecht, maar stelt wel meer eisen aan de incassomachtiging. Deze incassomachting moet door degene bij wie geïncasseerd wordt bij de eigen bank geregistreerd worden. De debetbank (de bank van degene bij wie geïncasseerd wordt, oftewel de bank van de debiteur) kan bij een zakelijke incassotransactie dus checken of de incassant gemachtigd is en zal de incassotransactie niet uitvoeren als de machtiging ontbreekt. Deze check vormt een waarborg tegen onrechtmatig gebruik van de zakelijke incassowijze die bij de standaard incassowijze niet aanwezig is.

   Profit ondersteunt niet de combinatie incassowijze B2b en eenmalig incasseren. De incassant kan niet checken of de machtiging door de debiteur bij zijn/haar bank is geregistreerd, en heeft dus niet meer zekerheid dan in de situatie dat de debiteur zelf belooft het factuurbedrag te voldoen. Bij doorlopend incasseren is er een voornemen tot het aangaan van een relatie tussen de incassant en de debiteur en is de verwachting dat de B2B incassowijze wel voordelen kan bieden aan de incassant.

9. Ga naar het tabblad: Debiteur.
10. Selecteer de betalingsvoorwaarde van de debiteur. De betalingsvoorwaarde wordt gebruikt om de vervaldatum van facturen te berekenen.

    Selecteer een betalingsvoorwaarde van het type Betaaltermijnen als je facturen van deze debiteur in termijnen wilt incasseren.

11. Ga naar het tabblad: Incassomachtiging.

    

    Je ziet dat Profit automatisch een incassomachtiging heeft toegevoegd. De Datum incassomachtiging van deze incassomachting is leeg en heeft een Status machtiging van Te ondertekenen.

    Je verstrekt het machtigingsformulier aan de debiteur door het formulier te e-mailen of af te drukken. Zodra je deze terugontvangt, leg je de machtigingsdatum vast in de eigenschappen van de incassomachtiging.

    De incasso-opdracht neemt facturen van deze debiteur niet mee zolang de Datum incassomachtiging niet is ingevuld.

12. Open de eigenschappen van de incassomachting (dubbelklik) als je de incassomachtiging wilt raadplegen of wijzigen.

    Je kunt meerdere incassomachtigingen per debiteur toevoegen als dat nodig is.

13. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Incassomachtigingen raadplegen