Grootboekrekening of verzamelrekening toevoegen in Financieel
Het grootboek is ingedeeld in rubrieken en subrubrieken die samen de balans en winst- en verliesrekening vormen. Bekijk deze structuur en voeg grootboekrekeningen op de juiste plaats toe. Je stelt het rekeningniveau apart in.
Per grootboekrekening bepaal je het nummer, of deze bij de balans of winst- en verliesrekening hoort én of het saldo debet of credit wordt getoond.
- Balans
Rekeningen van het type Activa en Passiva staan op de balans, dit zijn bijvoorbeeld de rekeningen: kas, bank, verzamelrekening debiteuren, verzamelrekening crediteuren, btw, voorraad, gebouwen en inventaris. Je kunt het saldo van een balansrekening bij een ander rekeningnummer tonen.
- Winst- en verliesrekening
Rekeningen van het type Kosten en Opbrengsten staan op de winst- en verliesrekening. Dit zijn bijvoorbeeld de rekeningen: energiekosten, reclamekosten, transportkosten, opbrengst goederen, opbrengst diensten, etc.
Voorbeeld:
Je hebt een computerwinkel en gaat ook games verkopen (of je voert de administratie van deze computerwinkel). De opbrengst van games wil je op een aparte grootboekrekening Opbrengst Games boeken.
Als het grootboek is ingedeeld volgens de in Nederland gebruikelijke indeling, vind je de opbrengstrekeningen in rubriek 8. Rubriek 8 is een verzamelnaam voor alle rekeningnummers die beginnen met het cijfer 8. Je hebt in deze rubriek al de grootboekrekeningen 8010 en 8020. Je voegt de rekening Opbrengst Games toe met nummer 8100.
De nieuwe rekening is een winst- en verliesrekening waarvan het saldo credit wordt getoond. Je maakt een niveaucode aan op 8099 en op 8199. Op de winst- en verliesrekening staan de opbrengstrekeningen keurig onder elkaar. Met behulp van rekeningniveau 8099 en 8199 zie je de telling van de genoemde rekeningen.
|
Inhoud |
Grootboekrekening toevoegen
Je kunt zelf grootboekrekeningen toevoegen aan het rekeningschema.
Grootboekrekening toevoegen:
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
- Klik op: Nieuw.
- Vul het rekeningnummer in.
In de Financiële instellingen kun je grenzen bepalen, waarbinnen de rekeningnummers moeten vallen.
Gebruik geen aaneensluitende nummers, maar laat ruimte open zodat je later grootboekrekeningen kunt tussenvoegen. Voor de opbrengstrekeningen gebruik je bijvoorbeeld 8000, 8010, 8020, 8030, etc. Hierdoor kun je later eventueel nog nummer 8025 tussenvoegen.
- Vul een Zoeknaam en Omschrijving in.
Het veld Zoekhulp in de financiële boekingsprogramma's kijkt naar de waarde van de zoeknaam.
- Het Type rekening bepaalt hoe de rekening op de balans of winst- en verliesrekening wordt getoond.
De grootboekrekeningen met type 1 en 2 (Activa en Passiva) vormen samen de balansrekeningen Grootboekrekeningen met type 3 en 4 (Opbrengsten en Kosten) vormen samen de resultatenrekeningen.
Bij de jaarovergang worden alleen de saldi van rekeningen met type 1 en 2 overgenomen als beginbalans voor het nieuwe boekjaar; de saldi van rekeningen met type 3 en 4 worden bij het begin van een nieuw boekjaar op nul gezet op de beginbalans.
- Selecteer Overige bij Soort rekening (de andere types hebben betrekking op btw/icp-rekeningen).
- Vink Handmatig boeken blokkeren aan bij grootboekrekeningen die je alleen gebruikt voor mutaties die automatisch gegenereerd worden vanuit andere onderdelen van Profit.
Het is nog wel mogelijk om mutaties te importeren op grootboekrekeningen waar deze instelling aangevinkt is. Ook al zijn dit directe financiële boekingen.
- Vink Afletterbaar niet aan. Een afletterbare rekening biedt de mogelijkheid om mutaties tegen elkaar weg te strepen. Eventueel kan dit plaatsvinden tegen mutaties van een andere grootboekrekening.
- Met de velden voor de financiële rapportage kun je op een eenvoudige wijze een balans, verlies-en winstrekening en overzicht kengetallen financieel maken. Hierbij kun je ook gegevens vastleggen voor het RGS (Referentie Grootboekschema).
- Klik op: Volgende.
- Vink Btw toestaan aan als bij een boeking op deze rekening een btw-mutatie toegestaan is. Als je dit veld aanvinkt, dan moet je de btw-code verplicht invullen bij een boeking op deze rekening.
Wanneer er bij een boeking op de rekening, waarbij dit veld is aangevinkt, geen btw berekend moet worden, dan vul je een btw-code in voor 0% btw. In de btw/icp-aangifte zal de grondslag voor de btw-berekening te zien zijn, maar er zal geen btw-bedrag berekend worden.
- Bij opbrengst- en kostenrekeningen en activarekeningen vink je dit veld meestal aan, met uitzondering van de kostenrekeningen voor intern verbruik en van btw vrijgestelde kosten (porto, lonen/salarissen, giften etc.).
- Rekeningen waarbij je dit veld nooit mag aanvinken zijn de grootboekrekeningen voor kas en bank, de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren, tussenrekeningen, afschrijvingen, etc.
- Als btw toegestaan is, selecteer je eventueel een voorkeur btw-code die bij het boeken automatisch wordt voorgesteld.
- Klik op: Volgende.
- Vink Verzamelrekening niet aan. Je kunt nu ook geen type verzamelrekening invullen.
Op een verzamelrekening kan niet rechtstreeks worden geboekt. Alleen via subrekeningnummers (debiteuren en crediteuren) kan een boeking op deze rekeningen worden gemaakt.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voltooien.
Bankrekeningnummer toevoegen aan grootboekrekening
Je kunt één of meer bankrekeningnummers toevoegen aan een grootboekrekening. Je voegt een bankrekeningnummer toe aan een grootboekrekening als je rechtstreeks boekt op bijvoorbeeld een kostenrekening en bij het inlezen van bankafschriften ook direct op die grootboekrekening wilt boeken.
Voorbeeld:
Als je een betaling van de energiekosten rechtstreeks boekt op een kostenrekening, voeg je een bankrekeningnummer toe aan de grootboekrekening Energiekosten, bij het inlezen van een bankafschrift wordt het bedrag direct op de kostenrekening geboekt.
Of voor betalingen waar geen openstaande post bij bekend is, bijvoorbeeld betalingen bij tankstations die je wel naar de grootboekrekening Brandstofkosten wilt doorboeken, maar het tankstation ga je NIET als crediteur vastleggen.
Je voegt een bankrekeningnummer toe op het tabblad Bankrekening.
Verzamelrekening toevoegen
Op een verzamelrekening tel je de saldi van onderliggende grootboekrekeningen op:
- Verzamelrekening instellen
Vink Verzamelrekening aan als je de verzamelrekening toevoegt en selecteer Grootboek in het veld Type verzamelrekening.
- Grootboekrekeningen koppelen
Open de eigenschappen van een grootboekrekening uit de subadministratie. Koppel de verzamelrekening in het veld Verzamelen op op het tabblad Extra.