Mollie-koppeling (Payment Service Provider)

Je kunt tussen het betaalplatform Mollie en Profit een koppeling maken. Met deze koppeling kun je een betaallink versturen bij een factuur of aanmaning. Ook kun je de specificatie van uitbetaling van Mollie geautomatiseerd inlezen om de openstaande posten af te letteren.

Voordat je dit kunt gebruiken heb je een Mollie-account nodig en moet je deze functionaliteit activeren en inrichten.

Voordelen:

• Met de betaallink kunnen jouw verkooprelaties op een eenvoudige en laagdrempelige manier facturen betalen.
• De facturen worden tijdig betaald en je administratieve lasten zullen dalen.

Video

Beschrijving

De koppeling met de Payment Service Provider (PSP) Mollie maakt het volgende mogelijk:

• versturen van een betaallink vanuit de e-mail bij een factuur of aanmaning (herinnering)
• de ontvanger van de factuur of aanmaning kan deze direct betalen vanuit OutSite
• geautomatiseerd inlezen van de specificatie van betaling van Mollie

Factuur en aanmaning verstrekken met betaallink

Je verstuurt een betaallink bij de e-mail van de factuur of aanmaning, zodat de verkooprelatie deze direct kan betalen.

Aandachtspunten:

• Bij het aanmaken van de betaallink kijkt Profit eerst of er al een betaallink bestaat voor de factuur/aanmaning. Als dit zo is, dan maakt Profit geen nieuwe betaallink aan. Je krijgt dus altijd maar één betaallink per factuur/aanmaning.
• Bij het aanmaken van de betaallink controleert Profit of de factuur/aanmaning niet al (gedeeltelijk) is betaald via een andere betaallink. De verkooprelatie kan namelijk een factuur al via een betaallink betaald hebben die ook in een aanmaning voorkomt. Als de factuur/aanmaning al betaald is, dan maakt Profit de betaallink wel aan, maar vult de status van de betaallink met ‘Al betaald vanuit andere factuur/aanmaning’.
• Bij het verstekken van een factuur, kijkt Profit of het veld Totaal basisvaluta (verstrekking) groter is dan nul. Als dit veld kleiner of gelijk is aan nul dan maakt Profit geen betaallink aan.
• Je kunt alleen betalingen in Euro doen via Mollie. Betalingen en daarmee facturenbedragen in vreemde valuta is niet toegestaan.
• De functionaliteit van Mollie in combinatie met betaaltermijnen werkt nog niet optimaal, omdat betalingen via betaallinks zijn bedoeld voor betalingen die in 1 keer voldaan worden.

Factuur of aanmaning verstrekken met betaallink verstrekken aan verkooprelatie

1. Je verstrekt de facturen of aanmaning op de gebruikelijke wijze via e-mail.

   Bij het verstrekken van facturen en aanmaningen worden de betaallinks aangemaakt, voor de administraties waarvoor je een payment service provider hebt ingericht. De betaallink wordt mee verzonden in de e-mail.

   Voorbeeld berichtsjabloon en e-mail met betaallink

   Voorbeeld berichtsjabloon verkoopfactuur met betaallink:

   

   Voorbeeld e-mail bij het verstrekken van de factuur:

   

   Voorbeeld e-mail factuur die de verkooprelatie ontvangt

   

2. De ontvanger van de e-mail van de factuur of aanmaning klikt op de betaallink in de e-mail.

   

   De ontvanger kan de factuur ook via OutSite betalen als dit als verstrekkingswijze is ingesteld en klikt in dat geval op de actie Betalen in de factuur in OutSite. Je ziet deze actieknop Betalen alleen als de factuur een betaallink bevat. De factuur moet daarom dus wel al verstrekt zijn. De actieknop wordt niet getoond als de status van de betaallink ‘Betaald’ of ‘Al betaald vanuit andere factuur/aanmaning’ is

   In beide gevallen komt diegene vervolgens terecht op de pagina met de factuur of aanmaning om te betalen.

   

   Zodra de klant succesvol betaald heeft opent de standaard betaald pagina of de betreffende doorverwijspagina als je deze hebt ingevuld bij de Payment service provider. Als betaling niet succesvol is krijgt de klant de melding dat deze niet gelukt is of de betaallink niet gevonden is.

   

3. Nadat de klant een betaling heeft verricht bij Mollie krijgt de AFAS Payment Service (APS) hiervan een bericht en stuurt dit vervolgens door naar de Profit-omgeving. Vanuit de Profit-omgeving wordt de status van de betaling bijgewerkt van de factuur of aanmaning.

   Let op: De factuur wordt pas afgeboekt nadat de specificatie van betaling is verwerkt.

De betaallinks kun je raadplegen in de eigenschappen van de payment service provider op het tabblad Betaallinks. Daarnaast bevat de financiële factuur een relatie naar de betrokken betaallink.

Voor inzicht in de facturen met betaallinks en de status van de betaalinks kun je de weergave alle verkoopfacturen aanpassen, waarbij je de volgende velden toevoegt: Betaallink status , Betaaldatum en AFAS Payment URL.

Betaallink status

Hieronder staan de statussen die je in Profit kunt tegenkomen:

• Nog te registreren

  De betaallink is aangemaakt, maar nog niet naar de klant verzonden.

• Open

  De betaallink is verzonden.

• Betaald
• Al betaald vanuit andere factuur/aanmaning

  De factuur is via een betaallink uit een aanmaning betaald.

Specificatie van betaling verwerken

Je kunt de specificatie van de uitbetalingen van Mollie geautomatiseerd inlezen met een geplande taak. Vervolgens verwerk je deze als een bankafschrift.

Op het moment dat een klant de factuur betaalt met een betaallink wordt het bedrag overgemaakt naar de bankrekening van Mollie. Als de betaling van de klant succesvol is uitgevoerd en Mollie heeft het geld ontvangen van de klant, dan zal Mollie deze periodiek uitbetalen.

Mollie betaalt één keer per dag, week of maand alle betalingen uit als één totaalbedrag. Dit kun je instellen in jouw Mollie-account instellingen. De uitbetaling is één totaalbedrag van de succesvolle betalingen in de periode. Bijvoorbeeld, 5 betalingen zullen overgemaakt worden als 1 verdichte betaling minus transactiekosten.

Deze verdichte betaling van Mollie bevat geen specificatie van welke facturen van welke debiteuren dit betroffen, dus zijn de openstaande facturen niet af te letteren. Om de openstaande facturen af te boeken op het moment van uitbetalingen wordt er een specificatie van uitbetaling opgeleverd door Mollie: de settlement. De settlement bevat een specificatie van alle betalingen en ingehouden transactiekosten. Deze specificatie verwerk je als een bankafschrift.

Let op:

De daadwerkelijke aflettering en daarmee afboeking van de verkoopfactuur gebeurt op het moment van het inlezen van de specificatie.

Specificatie van betaling ontvangen en verwerken:

1. De bestaande geplande taak Communicatieservice verzenden en ontvangen controleert dagelijks op een nieuwe specificatie van betaling en haalt deze automatisch op.
2. Verwerk de bankafschrift.

   Voor meer informatie: Bankafschrift verwerken

   Je kunt bankafschriften direct automatisch verwerken. Profit zal alleen de regels automatisch verwerken, voor zover deze worden herkend. Je vult later alleen de ontbrekende gegevens in.

   Bankafschrift automatisch verwerken:

   1. Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift.
   2. Selecteer het ingelezen afschrift.

      Je kunt meerdere bankafschriften selecteren via multiselect, mits deze ingelezen bankafschriften van hetzelfde bankrekeningnummer zijn.

      

   3. Klik op de actie: Automatisch verwerken.

      Let op: 

      Profit verwerkt vervolgens de regels automatisch via de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken en je krijgt een melding zodra deze taak succesvol is verwerkt.

      Wil je de overzicht houden bij het verwerken van een bankafschrift gebruik dan de actieknop 1. Verwerken (in plaats van de actieknop 4. Automatisch verwerken).

      Alle regels die niet verwerkt kunnen worden, kun je achteraf handmatig verwerken via de actie Handmatig verwerken.

      Volg deze procedure om de resterende afschriftregels te verwerken.

   De status van het ingelezen afschrift blijft op de status Onderhanden staan zolang nog niet alle regels in het afschrift verwerkt zijn.

   In de eigenschappen van de payment service provider (PSP) is een bankrekening vastgelegd. De specificatie van betaling wordt ingelezen als bankafschrift op deze bankrekening. Het bankafschrift heeft de volgende onderdelen:

   • Transactiekosten: De transactiekosten zijn kosten die Mollie in rekening brengt ter vergoeding van hun diensten. Deze transactiekosten worden geboekt op de crediteur Mollie. De crediteur Mollie is ook vastgelegd op de PSP.
   • Payments: De payments zijn de betalingen van de klanten. De betalingen worden afgeletterd tegen de openstaande facturen. Deze worden automatisch gevonden op basis van het transactie-Id.
   • Kruispost Mollie-Bank: Elk bankafschrift loopt per saldo op 0. De Mollie bankrekening is namelijk een ‘virtuele bankrekening’. Op moment van inlezen van het bankafschrift is deze al uitbetaald, en dus per saldo 0.

   Alle betalingen kunnen afgeletterd worden op de openstaande facturen. Profit matcht deze facturen op basis van het payment id van de betaallink van de factuur. Als deze niet gevonden wordt matcht Profit op omschrijving volgens het standaard proces. Op deze manier kun je ook afletteren zonder betaallinks.

   Het advies is om Mollie elke dag uit te laten betalen, zodoende is de administratie bij.

Je kunt een Mollie Settlement één keer inlezen. Verwijder je een Settlement of is deze automatisch verwijderd, dan kan je deze niet meer opnieuw inlezen. Op de website van Mollie kun je een MT940 export downloaden. Een MT940 export bevat alle transacties en uitbetalingen die op jouw website hebben plaatsgevonden op de dag van de export. Je kunt per werkdag een export downloaden en daarna als bankafschrift inlezen.

Journaalposten

De volgende journaalposten worden automatisch bij het betreffende proces gegenereerd.

Facturen

De journaalpost van de verkoopfactuur is gelijk aan de journaalpost van een verkoopfactuur die 'op rekening' wordt betaald.

Uitbetaling Mollie

Als de betaling van de klant succesvol is uitgevoerd en Mollie heeft het geld ontvangen van de klant, dan zal Mollie deze periodiek uitbetalen. Dit kun je instellen in jouw Mollie-account instellingen. Dit kan bijvoorbeeld elke dag, elke week of elke maand zijn. De uitbetaling is het totaalbedrag van de succesvolle betalingen in de periode.

Specificatie uitbetaling Mollie

De uitbetaling van Mollie is één totaalbedrag. Deze is dus niet gespecificeerd naar betaling. Daarvoor is de specificatie van uitbetaling: de settlement. De specificatie van de uitbetaling wordt verwerkt als een bankafschrift. De transacties worden dagelijks opgehaald van Mollie.

Factuur transactiekosten Mollie

Elke maand stuurt Mollie een factuur voor de transactiekosten van de afgelopen maand. Deze factuur wordt in de kosten geboekt, en op crediteur Mollie. Tegelijkertijd kunnen de openstaande vooruitbetalingen worden afgeletterd.