Boekingslay-out aanpassen voor beoordelen inkoopfacturen

Je kopieert een meegeleverde boekingslay-out en je past deze aan.

• Voeg de velden voor het blokkeren en beoordelen toe aan de boekingslay-out.
• Zorg ervoor dat het veld Beoordelaar automatisch wordt gevuld op basis van de eigenschappen van de inkooprelatie.
• Voeg de velden toe voor de workflow Inkoopfacturen.

Basisinrichting

Je stelt de boekingslay-out in voor het beoordelen van inkoopfacturen:

• Voeg de velden Beoordelaar en Blokkeren voor betaling toe aan de boekingsregel van het inkoopboek.
• Je Je kunt instellen dat tijdens het boeken de beoordelaar automatisch wordt overgenomen van de beoordelaar die is vastgelegd bij de crediteur.

Boekingslay-out instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out die je gebruikt voor het boeken van inkoopfacturen.

   Controleer eventueel welke boekingslay-out je gebruikt via Financieel / Grootboek / Dagboek, tabblad Lay-out.

   Je kunt de meegeleverde boekingslay-outs niet wijzigen. Wel kun je een boekingslay-out kopiëren en de kopie aanpassen. Koppel daarna de nieuwe boekingslay-out in de eigenschappen van het dagboek.

3. Ga naar het tabblad: Regel.
4. Voeg de volgende velden toe aan de boekingsregel:
   • Blokkeren voor betaling
   • Beoordelaar

   Plaats het veld Beoordelaar rechts van het veld Blokkeren voor betaling. Tijdens het boeken moet de gebruiker namelijk eerst Blokkeren voor betaling aanvinken en dan de beoordelaar selecteren.

   Je kunt ter informatie ook de naam van de beoordelaar toevoegen. Deze vind je door op het plusteken voor Beoordelaar te klikken.

   

5. Ga naar het tabblad: Regel velden.
6. Selecteer het veld Beoordelaar.
7. Als je de beoordelaar wilt overnemen van de crediteur, selecteer bij Overnemen uit: het veld Beoordelaar via Rekeningnummer - Subrekening crediteur - Crediteur.

   Let op:

   Wil je de beoordelaar automatisch overnemen uit de eigenschappen van de crediteur? Zorg er dan voor dat de voorkeurwaarde van het veld Blokkeren voor betaling op Ja staat. Heeft het veld Blokkeren voor betaling de waarde Nee, dan is de Beoordelaar bij de crediteur vergrijsd en wordt deze niet gevuld op basis van Overnemen uit.

8. Als je alle inkoopfacturen standaard wilt blokkeren, geef je dit op in de veldinstellingen van het veld Blokkeren voor betaling. Stel het veld in als niet wijzigbaar.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Bijlage koppelen in de boekingsregel

Je kunt tijdens het boeken van de inkoopfactuur de factuur (bijvoorbeeld pdf) als bijlage koppelen aan de boeking. Je hebt hier twee mogelijkheden:

• Je gebruikt de workflow inkoopfactuur wel
  • Voeg het veld Bijlage toe aan de boekingsregel, als je de workflow inkoopfactuur automatisch wilt starten na het voltooien van de boekingsregel.
  • Ga naar het tabblad Algemene instellingen en selecteer het type dossieritem Inkoopfactuur (Profit).
• Je gebruikt de workflow inkoopfactuur niet

  Je gebruikt de workflow niet, maar je wilt wel een bijlage toevoegen tijdens het boeken. Profit vormt dan wel een dossier op de journaalpost.

  • Ga naar het tabblad Algemene instellingen en selecteer het type dossieritem Notitie.

Beoordelaar koppelen aan inkooprelatie

Je kunt een beoordelaar koppelen aan de crediteur. Als je de boekingslay-out correct hebt ingesteld, zal deze beoordelaar automatisch worden overgenomen bij het boeken van inkoopfacturen voor de crediteur.

Beoordelaar inkoopfactuur koppelen aan crediteur:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Open de eigenschappen de crediteur.
3. Ga naar het tabblad: Crediteur.
4. Selecteer de Beoordelaar.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Boekingslay-out inkoopfactuur inrichten voor projectdossier

Je voegt het veld Project en Bijlage toe aan de boekingsregel van de boekingslay-out voor inkoopfacturen. In het veld Project kun je optioneel tijdens het boeken van een inkoopfactuur voor een project het project invullen, zodat Profit deze bijlage als dossieritem kan insturen in het dossier van het betreffende project.

Boekingslay-out toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out voor financiële inkoopboekingen.
3. Ga naar het tabblad: Regel.
4. Voeg het veld Bijlage en Project toe aan de boekingsregel.

   

5. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
6. Controleer welk Type dossieritem hier gekoppeld is. In de eigenschappen van dit type dossieritem moet de extra bestemming Project verplicht of optioneel zijn.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.