Grootboekrekening afletteren (kruisposten)

Bij het afletteren "streep" je bedragen tegen elkaar weg.

Het afletteren kan automatisch en handmatig. Je bespaart veel tijd door in het afletterproces altijd eerst automatisch af te letteren en de uitzonderingen handmatig af te letteren. Je kunt bij het afletterproces handig gebruik maken van het snelfilter en multiselect om in één keer een selectie maken voor meerdere journaalposten.

Je kunt ook mutaties op een geblokkeerde grootboekrekening afletteren, maar je kunt geen nieuwe mutaties boeken op een geblokkeerde rekening.

Grootboekrekening automatisch afletteren

Je kunt een grootboekrekening automatisch afletteren en vervolgens de uitzonderingen handmatig afletteren. Bij het automatisch afletteren zoekt Profit eerst de boekingsregels bij elkaar die dezelfde afletterreferentie hebben. Vervolgens worden de andere regels op volgorde van boekingsdatum gecontroleerd (oudste eerst). Profit matcht één debet bedrag met één of meer credit bedragen of één credit bedrag met één of meer debet bedragen.

Bij afletteren van 1 op n (1 journaalpost met een aantal andere journaalposten) moeten de journaalposten een boekstukdatum binnen een maand hebben.

In de administratie-instellingen kun je vastleggen wat het maximale verschil is voor het afletteren van grootboekrekeningen. Dit verschil wordt toegewezen aan de laatste journaalpost van de betreffende aflettercode. Als het saldo van de journaalposten met dezelfde afletterreferentie, binnen de gestelde grenzen van het toegestane betalingsverschil valt, wordt voorgesteld deze af letteren en de verschillen weg te boeken.

Grootboekrekening automatisch afletteren:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Afletteren.
2. Selecteer de grootboekrekening.

   Als je deze niet ziet, schakel je het afletteren in onder de eigenschappen van de grootboekrekening.

3. Klik op: Voltooien.

   Profit toont een weergave met alle mutaties die kunnen worden afgeletterd. Als in de eigenschappen van de rekening is ingesteld dat deze tegen een andere rekening mag worden afgeletterd, zie je mutaties van beide rekeningen.

4. Stel een filter in als je een selectie wilt maken van journaalposten die je wilt afletteren.
5. Selecteer de regels die je wilt afletteren. Je kunt via multiselect meerdere regels selecteren.

   Druk op Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet in de weergave wordt getoond. Druk op Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.

6. Klik op de actie: Automatisch afletteren.

   Je opent de weergave Voorstel aflettering met de af te letteren journaalpostregels op basis van de selectie die je in de voorgaande weergave hebt gemaakt.

7. Verwijder de vink bij de journaalpostregels die je niet wilt meenemen in de automatische aflettering. Je moet dan alle journaalposten van de betreffende aflettercode uitvinken. Je kunt snel alle velden uitvinken met Selectie opheffen (sneltoets Ctrl+D) of plaatsen met sneltoets Ctrl+A.

   Je kunt deze weergave aanpassen.

   Kleine verschillen worden afgeletterd, als de afwijking binnen het toegestane verschil valt op basis van de administratie-instellingen.

8. Klik op: Voltooien.

De financiële mutaties worden bijgewerkt met aflettercode, datum en gebruiker, gelijk aan de handmatige functionaliteit afletteren. Als er verschillen zijn dan worden er journaalposten gemaakt, waarmee het verschil wordt afgeboekt van de grootboekrekening.
Na het uitvoeren van een automatische aflettering kom je terug in de weergave met nog af te letteren journaalposten. Je kunt opnieuw een selectie maken en afletteren, of handmatig gaan afletteren.

Grootboekrekening handmatig afletteren

Grootboekrekening handmatig afletteren:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Afletteren.
2. Selecteer de grootboekrekening.

   Als je deze niet ziet, schakel je het afletteren in onder de eigenschappen van de grootboekrekening.

3. Klik op: Voltooien.

   Profit toont een weergave met alle mutaties die kunnen worden afgeletterd. Als in de eigenschappen van de rekening is ingesteld dat deze tegen een andere rekening mag worden afgeletterd, zie je mutaties van beide rekeningen.

4. Stel een filter in als je een selectie wilt maken van journaalposten die je wilt afletteren.
5. Druk op: Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet in de weergave wordt getoond.
6. Selecteer de regels die je wilt afletteren. Vink hiertoe alle af te letteren mutatieregels aan die je tegen elkaar wilt afletteren. Druk op Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.
7. Klik op de actie: Handmatig Afletteren.

   Een boekingslay-out voor het handmatig afletteren van de mutaties verschijnt. Je ziet in de boekingslay-out de af te letteren journaalpostregels op basis van de selectie die je in de voorgaande weergave hebt gemaakt.

8. Vink de regels aan die je tegen elkaar wilt afletteren. Je ziet direct of het saldo gelijk loopt met behulp van de kolom Saldo. Druk op Ctrl+1 als je alle regels in één keer wilt aanvinken.

   Let op: 

   Het is van belang eerst goed te sorteren in de boekingslay-out voordat je deze gaat afletteren. Profit lettert namelijk de regels af van boven naar beneden bij het uitdelen van aflettercodes. Is het saldo + verschil 0, dan deelt Profit een nieuwe aflettercode uit.

   Je kunt kleine verschillen afletteren, als dit op basis van de instellingen is toegestaan.

   Je kunt met de actieknop Verschil afboeken toch posten buiten de grens van het toegestane verschil (in de financiële administratie instellingen) afletteren. Je krijgt dan een melding dat het verschil “buiten” het instelde toegestane verschil valt. Als er posten met verschil worden afgeletterd, wordt een memoriaalboeking aangemaakt. Het verschil wordt dan geboekt op Rekening verschil kruisposten.

9. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Je komt terug in de weergave met nog af te letteren mutaties. Als je nog niet alle journaalposten hebt afgeletterd, kun je opnieuw een selectie maken en afletteren om de resterende regels af te letteren.