Jaarstukken deponeren bij de KvK inrichten

Je kunt de jaarstukken over het voorgaande jaar elektronisch bij de KvK deponeren vanuit Profit. De aan te leveren gegevens zijn gebaseerd op de Rapportagecockpit van Profit. Door deze wijze van aanleveren kun je veel tijd besparen, omdat de papieren aanlevering tot het verleden behoort.

In dit onderdeel leg je de gegevens voor de Kamer van Koophandel vast en je richt je de rapportagecockpit in. Afhankelijk van de methode van deponeren kan aanvullende inrichting nodig zijn.

Je richt dit onderdeel in per omgeving, maar je levert de jaarstukken bij de Kamer van Koophandel aan per administratie.

Video

Voorbereiding

• Rapportagecockpit inrichten

SBI-codes

De SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling) kenmerkt de hoofdactiviteit van het bedrijf. De SBI-tabel wordt standaard met Profit meegeleverd en wordt jaarlijks door AFAS bijgewerkt, zodat deze voldoet aan de taxonomie voor het nieuwe jaar.

Ontbreekt er een code? Kijk eerst in CRM / Beheer / SBI-code of de code aanwezig is. De codes zijn Profit vastgelegd zonder punten, terwijl de codes van de KvK wel punten bevatten. Houd hier rekening mee met het zoeken naar de juiste SBI-code. De hoofdsecties van de SBI-codes kun je onderhouden via de vrije tabel SBI-hoofdsectie.

Als de SBI-code niet aanwezig is, kun je deze zelf aanmaken. Raadpleeg de site van Kamer van Koophandel voor de juiste codes. Leg de code in Profit vast zonder punten.

Algemene gegevens voor jaarstukken KvK vastleggen

Je legt algemene gegevens vast die in de elektronische stukken worden opgenomen. Je moet deze gegevens per administratie vastleggen.

Algemene administratiegegevens vastleggen:

1. Open de administratie.
2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer de gegevens. De adresgegevens worden in de jaarstukken gebruikt.
5. Ga naar het tabblad: Kamer van Koophandel.
6. Vul de gegevens van de organisatie in. De gegevens moeten - voor zover van toepassing - overeenkomen met de gegevens die bij de Kamer van Koophandel geregistreerd zijn.
7. Enkele gegevens - zoals de SBI-code - worden overgenomen van de organisatie die aan de administratie gekoppeld is (tabblad Algemeen). Wil je deze gegevens wijzigen? Doe dit dan door de betreffende organisatie te wijzigen.
8. Vul bij Zetel van de rechtspersoon de registratieplaats van de rechtspersoon in.

   Als je de registratieplaats van de rechtspersoon vult, wordt dit gegeven in de KvK-rapportage opgenomen. Is de Zetel van de rechtspersoon niet gevuld? Dan wordt in de elektronische jaarstukken de woonplaats van de contactpersoon gebruikt.

9. Selecteer bij KvK rapportage het rapportagemodel voor de aanlevering aan de Kamer van Koophandel.
   • Kamer van Koophandel (klein, publicatiestukken horizontaal)
   • Kamer van Koophandel (klein, publicatiestukken verticaal)
   • Kamer van Koophandel (Publicatiestukken voor een micro-entiteit)

   

10. Geef in Soort contactpersoon aan of je zelf stukken indient (als Ondernemer) of als Intermediair.
11. Vul de gegevens van de bestuurder/commissaris in bij Ondertekening door bestuurders en commissarissen. Als je deze extra velden invult, dan worden deze gegevens in de rapportage vermeld. Als je deze velden niet invult, dan worden de gegevens vermeld die je op dit tabblad hebt ingevuld bij Contactpersoon.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.

SBR-codes koppelen aan rapportagecodes

De rapportagecodes, SBR-codes en koppelingen tussen rapportagecodes en SBR-codes worden met Profit meegeleverd. Als je zelf rapportagecodes toevoegt of wijzigingen doorvoert in de rapportagestructuur, moet je de koppelingen met de SBR-codes bijwerken.

Let op: 

De meest gebruikte SBR-codes voor de toelichtingen worden standaard meegeleverd. Mis je een SBR-toelichtingscode dan kun je een incident insturen via de AFAS Klantportal. Geef in het incident aan welke toelichting je mist.

SBR-codes koppelen aan rapportagecodes:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Inrichting / Rapportagestructuur.
2. Open de eigenschappen van de rapportagecode.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer de juiste waarde bij SBR-code.

   Je kunt meerdere rapportagecodes aan één SBR-code koppelen.

   Gebruik SBR-code A000007 uitsluitend voor het rubriceren van de post Opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal. Voor overige posten onder de vlottende activa gebruik je SBR-codes A000006, A000008, A000009 en A000010. De reden is dat bij een micro-entiteit de post Opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal afzonderlijk op de balans moet staan onder de Vorderingen (Vlottende activa). Zie daarvoor artikel 2:370 lid 1 sub d uit het Burgerlijk Wetboek. Gezien de beschikbare SBR-codes komt SBR-code A000007 daarvoor als enige in aanmerking.

   Het kan zijn dat je SBR-code A000007 gebruikt voor andere posten onder de vlottende activa die NIET tot de opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal behoren. Als je dit niet aanpast, dan laat de rapportage van de micro-entiteit ten onrechte een saldo zien op code MA00004 (Opgevraagde stortingen van geplaatst kapitaal).

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

SBR-codes voor de micro-entiteit

Bij het aanleveren van de rapportage aan de Kamer van Koophandel gaat Profit uit van het rapportagemodel dat je in de eigenschappen van de administratie op het tabblad Kamer van Koophandel hebt vastgelegd. De volgende rapportagemodellen zijn beschikbaar:

• Kamer van Koophandel (klein, publicatiestukken horizontaal) (XKVK7)
• Kamer van Koophandel (klein, publicatiestukken verticaal) (XKVK8)
• Kamer van Koophandel (Publicatiestukken voor een micro-entiteit) (XKVK9)

Afhankelijk van het gekozen rapportagemodel bepaalt Profit welke SBR-codes naar de Kamer van Koophandel verstuurd moeten worden. Bij de rapportages XKVK7 en XKVK8 worden alle SBR-codes verstuurd die NIET beginnen met MA en MP. Heb je gekozen voor het rapportagemodel XKVK9 (rapportage voor een micro-entiteit)? Dan verstuurt Profit de SBR-codes die beginnen met MA en MP (codes voor de micro-entiteit). De rapportage voor de micro-entiteit is een verdichting van de standaard SBR-codes. Daarom zie je in de onderstaande tabel een overzicht van alle SBR-codes die in de rapportage voor de micro-entiteit (XKVK9) worden gebruikt:

In het XBRL-bericht van het rapportagemodel XKVK9 (micro-entiteit) zitten geen teksten. De teksten van het jaaroverzicht worden dus niet naar de Kamer van Koophandel verstuurd als je de rapportage voor de micro-entiteit gebruikt (XKVK9).

Rapportagecodes met tekst wijzigen

De rapportagecodes worden met Profit meegeleverd. Dit geldt ook voor rapportagecodes van het type Tekst, hierin kun je een toelichting vastleggen.

Enkele rapportagecodes van het type Tekst zijn gekoppeld aan een SBR-code. Bij deze rapportagecodes vul je een toelichting voor de jaarstukken die je aan de Kamer van Koophandel aanlevert. Je kunt een algemene toelichting invullen, of een toelichting per administratie.

Rapportagecodes met tekst wijzigen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Inrichting / Rapportagestructuur.
2. Filter op T in de kolom Rapportagecockpit.

   Hierdoor zal de weergave alleen rapportagecodes van het type Tekst bevatten.

3. Open de eigenschappen van een rapportagecode.
4. Ga naar het tabblad: Tekst.
5. Vul de toelichting in Tekst in.
6. Ga naar het tabblad: Administratietekst.
7. Klik op: Nieuw.
8. Selecteer de administratie

   Je kunt per administratie één tekst toevoegen, deze heeft voorrang op de algemene tekst op het tabblad Tekst.

9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Kenmerkset verslagleggingsstructuur omzetten naar rapportagestructuur

Je kunt een kenmerkset converteren naar de rapportagestructuur (in de huidige omgeving of een andere omgeving).

Zorg ervoor, dat de rapportagestructuur volledig is ingericht. Je hebt alleen de rapportagecode nodig. De conversie voegt de koppelingen met grootboekrekeningen toe.

Je koppelt per kenmerk een rapportagecode. Bij de conversie geef je een grootboekset op, waardoor de grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de rapportagecodes.

Rapportagecode aan kenmerk koppelen:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Kenmerkset.
2. Open de eigenschappen van de kenmerkset.
3. Ga naar het tabblad: Kenmerken.
4. Open een kenmerk.
5. Selecteer de Rapportagecockpit.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Verslagleggingsstructuur converteren naar rapportagestructuur:

1. Ga naar: Financieel / Verslaglegging / Inrichting / Kenmerkset.
2. Klik op de actie: Converteren naar rapportage.
3. Selecteer de Kenmerkset en de Grootboekset.
4. Als je de rapportagestructuur van een andere omgeving wilt vullen, selecteer je Omgeving relatie. Selecteer vervolgens de omgeving.
5. Vink Bestaande koppeling overschrijving aan, als koppelingen tussen rapportagecodes en grootboekrekeningen mogen worden overschreven.
6. Klik op: Voltooien.