Boekstuk- en factuurtellers controleren

Voordat je aan een nieuw boekjaar begint controleer je de einddatum van de aanwezige tellers. Dit doe je alleen als je datumafhankelijke tellers gebruikt voor de nummering van boekstukken en facturen. Je moet dan periodiek (elk boekjaar) een nieuwe reeks aan deze teller toevoegen óf de teller zo inrichten dat Profit automatisch een nieuwe reeks toevoegt.

Profit bepaalt de toe te passen reeks aan de hand van de boekings- of factuurdatum. Dit is de reeks waarbij de boekings- of factuurdatum tussen de begin- en einddatum van de reeks valt.

Let op:

Profit zal een foutmelding geven tijdens het invoeren van een boeking of een factuur als de einddatum van de reeks verstreken is.

Boekstuk- en factuurtellers controleren:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
  2. Open de eigenschappen van de teller (het boekstuknummer, inkoopfactuur- of verkoopfactuur).
  3. Ga naar het tabblad: Reeksen.
  4. Open de eigenschappen van de reeks.
  5. Controleer bij Einddatum reeks de einddatum van de tellers die je in gebruik hebt. Aandachtspunten hierbij zijn:
    1. Heeft de teller een einddatum die (bijna) verstreken is? Wijzig dan de datum via de eigenschappen van de teller óf voeg een nieuwe reeks toe. Of je de datum wijzigt of een nieuwe reeks toevoegt hangt af van hoe je de tellers in Profit hebt ingericht.
    2. Je voegt bijvoorbeeld handmatig een nieuwe reeks toe als je in het vaste voorloopgedeelte van de teller het jaartal hebt opgenomen, zoals INK2018 en Na einddatum automatisch nieuwe reeks toevoegen niet hebt ingesteld.
    3. Je kunt een teller omzetten van handmatig naar automatische reeks, door Na einddatum automatisch nieuwe reeks toevoegen aan te vinken. Profit onderhoudt de reeksen van deze teller automatisch aan de hand van een 'jaar-tag' in het Voorloopgedeelte. Je stelt bij het voorloopgedeelte dus een jaar-tag in. Bijvoorbeeld [JJJJ], [JJJ], [JJ] of [J]. Voor het jaar 2018 geven deze jaar-tags respectievelijk 2018, 018, 18 of 8 als voorlooptekst in de teller.

Let op:

Als je een nieuwe teller toevoegt moet je deze nieuwe teller ook nog koppelen aan het juiste dagboek. Je hoeft de teller slechts éénmaal te koppelen aan een dagboek (dus niet jaarlijks), zolang er voor de factuur- of boekingsdatum een reeks bestaat is het mogelijk een nummer uit de delen. Je kunt aan een teller voor Boekstuknummer, Inkoopfactuur en Verkoopfactuur een onbeperkt aantal reeksen toevoegen.

Factuurnummers t.b.v. matching instellen:

Je kunt ingelezen bankafschriften direct automatisch verwerken. Bij het automatisch verwerken van een bankafschrift zoekt Profit de bijbehorende openstaande posten op. Profit matcht dan de ingelezen bankafschriftregels met de openstaande posten in de omgeving. Alleen de bankafschriftregels die Profit herkent worden automatisch verwerkt. De regels die Profit niet herkent moet je handmatig verwerken.

Bij de automatische verwerking zoekt Profit in de omschrijving van de bankafschriftregel stapsgewijs naar een mogelijk factuurnummer en controleert of dit nummer voldoet aan de instellingen van de grenzen van de factuurnummers. Voor een optimale matching is het van belang dat je ieder jaar de financiële administratie-instellingen (tabblad Bankafschriften inlezen) controleert. Met de instellingen op dit tabblad beperk je het aantal criteria waarop Profit controleert tijdens het verwerken. Hoe verder je deze mogelijkheden begrenst, hoe sneller de automatische verwerking zal gaan.

Controleer dus, nadat je de tellers voor het nieuwe jaar hebt ingericht, of de volgende velden goed zijn ingevuld (tabblad Bankafschriften inlezen):

  • Lengte factuurnummer
  • Factuurnummer van:
  • Factuurnummer t/m:

Vul je deze velden niet? Dan vindt er geen automatische herkenning plaats. Meer informatie over de waarde die in deze velden ingevuld moet worden vind je hier.

Zie ook

Direct naar

  1. Financieel jaar afsluiten