Evaluaties raadplegen en afspraken vastleggen

Als een geënquêteerde een bepaalde medewerker heeft geëvalueerd (zijn enquête heeft ingevuld), kun je de resultaten raadplegen in Profit. Vervolgens kun je een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) vastleggen via Profit. Afspraken die voortvloeien uit voortgangsgesprekken kun je in Profit vastleggen.

Beschrijving

Het ontwikkelen van competenties bij een medewerker is een gedeelde verantwoordelijkheid van de medewerker en de direct leidinggevende. Zij maken afspraken voor het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) van de medewerker. De medewerker en de leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk om de afspraken daadwerkelijk na te komen.

Veel organisaties hanteren een gesprekscyclus. Dit ziet er als volgt uit:

  • Afsprakengesprek

    Dit is het eerste gesprek dat plaatsvindt. In dit gesprek maak je de initiële afspraken op basis van een evaluatie. Dit zijn in het algemeen afspraken die betrekking hebben op de geëvalueerde competenties. Daarnaast maak je vaak ook algemene afspraken die niet aan een competentie zijn gerelateerd.

  • Voortgangsgesprek(ken)

    Dit is het volgende gesprek in de cyclus. In een dergelijk gesprek concretiseer je nog meer de afspraken die je in het afsprakengesprek hebt gemaakt of je maakt vervolgafspraken en -activiteiten.

  • Eindgesprek

    Dit is vaak het laatste gesprek in de cyclus. In dit gesprek kijk je terug naar de afgehandelde afspraken en komen ook prestaties aan bod. Het resultaat van zo'n eindgesprek is vaak een beloning van arbeidsvoorwaardelijke aard. Dit laatste leg je niet vast in Profit, want Profit omvat geen prestatiemanagement.

Evaluatiestatus nagaan en resultaten definitief maken

De ingevulde evaluaties zijn direct bekend in Profit. Door deze definitief te maken worden de resultaten vastgelegd bij de medewerker.

Profit zal een evaluatie automatisch definitief maken, als de laatste enquête afgesloten is. De onderstaande procedure is alleen nodig als een medewerker de enquête niet heeft afgesloten en je de evaluatie toch definitief wilt maken.

Evaluatiestatus nagaan:

  1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Evaluaties en afspraken.

    Profit toont een weergave met alle medewerkers voor wie een enquête is gegenereerd. Een medewerker komt meerdere keren voor, als de medewerker meerdere enquêtes heeft, voor de verschillende rollen die de medewerker heeft.

  2. Selecteer de medewerker.
  3. Klik op: Acties / Status evaluaties.

    Profit toont alle evaluaties van de geselecteerde medewerker en rol met de huidige status. Als bijvoorbeeld de medewerker en de leidinggevende de evaluatie hebben ingevuld, zie je twee regels.

  4. Klik op: Acties / Evaluatie definitief maken.

    Hiermee maak je de evaluatie definitief.

Evaluatieresultaat analyseren

Je kunt het evaluatieresultaat analyseren met de actie Analyse evaluatie. Dit is een weergave met alle ingevulde niveaus of scores. Je kunt deze verder analyseren met de Totalizer. Het resultaat kun je ook 'matchen' met een toekomstige rol. Het vergelijken van de beoordeling met de gewenste competenties lichten wij toe in Afspraken en voortgang vastleggen.

Evaluatieresultaat analyseren:

  1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Evaluaties en afspraken.
  2. Selecteer de medewerker.
  3. Klik op: Acties / Analyse evaluatie.

    Profit toont een weergave met de resultaten van de evaluatie.

  4. Gebruik de Totalizer om deze resultaten verder te analyseren.

    Je kunt bijvoorbeeld de gemiddelde score per competentie of per beoordelaarstype binnen de competentie opvragen. Wij raden aan om het resultaat van de Totalizer actief te houden gedurende de tijd dat je bezig bent met de geëvalueerde medewerker.

Afspraken en voortgang vastleggen

Je kunt afspraken vastleggen op basis van de geëvalueerde competenties. Je ziet in Profit eenvoudig de competenties die nog niet zijn behaald door de medewerker.

Evaluatieresultaat vergelijken met gewenste competenties

Je controleert welke competenties de medewerker al behaald heeft, en welke extra aandacht vragen.

Evaluatieresultaat vergelijken met gewenste competenties:

  1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Evaluaties en afspraken.
  2. Selecteer de medewerker.
  3. Klik op: Acties / Afspraken.

    Je ziet per competentie de gewenste waarde, de toegekende score, de score uit de evaluatie, het competentieniveau, de gewenste score en het verschil tussen gewenste score en score uit evaluatie. Dit is in feite de discrepantie met de huidige rol.

Competenties vergelijken met andere rollen

Je kunt het bepaalde resultaat vergelijken met de competenties van een andere rol. Je kunt kiezen voor een toekomstige rol die op het tabbladLoopbaanplanning in de eigenschappen van de medewerker is vastgelegd, of voor een andere rol.

Discrepantie met rol opvragen:

  1. Klik op: Acties / Discrepantie met Rol.
  2. Selecteer een Toekomstige rol of een Willekeurige rol.
  3. Klik op: Voltooien.

    In feite worden de competenties van de geselecteerde rol vergeleken en afgetrokken van de competenties van de medewerker. Het kan daarom voorkomen dat een competentie in de lijst staat die de medewerker helemaal niet heeft.

Afspraken toevoegen

Je kunt per competentie afspraken vastleggen. Het gaat hier om de initiële afspraken, vervolgafspraken kunnen apart worden vastgelegd.

Bij afspraken kun je ontwikkeltips, coachingactiviteiten en cursussoorten toevoegen. De coachingactiviteiten staan op het afsprakenformulier voor de leidinggevende, de andere zaken staan op het evaluatieformulier van de medewerker. Ook kun je algemene afspraken invoeren, deze staan op het evaluatieformulier van de medewerker.

Afspraken per competentie vastleggen:

  1. Open de weergave: Scores binnen niveau.
  2. Klik op: Acties / Competentieafspraken.

    Je ziet de vastgelegde afspraken, deze is de eerste keer natuurlijk leeg.

  3. Klik op: Nieuw.
  4. Selecteer een competentie (dit is meestal de competentie waar het verschil tussen gewenst en toegekend het grootst is).
  5. Klik op: Volgende.

    Je ziet de mogelijke ontwikkeltips van bij de competentie. Dit zijn dingen die de medewerker kan doen om de competentie verder te ontwikkelen.

  6. Vink de ontwikkeltips aan.
  7. Klik op: Volgende.

    Je ziet de mogelijke coachingactiviteiten van bij de competentie. Dit zijn dingen die de leidinggevende kan doen om de medewerker op een hoger niveau te brengen.

  8. Vink de coachingactiviteiten aan.
  9. Klik op: Volgende.
  10. Vink de cursussoorten aan.
  11. Klik op: Voltooien.

    Het resultaat is de nu gevulde weergave met openstaande afspraken van een competentie, bijvoorbeeld:

  12. Volg de bovenstaande procedure om ook afspraken bij andere competenties toe te voegen. Profit toont alle afspraken in één weergave.
  13. Je kunt afspraken verder concretiseren:
    1. Open de eigenschappen van de afspraakregel.
    2. Ga naar het tabblad: Afspraak.

      Je ziet de initiële afspraak met een ingevulde streefdatum.

    3. Ga naar het tabblad: Voortgang.

      Je ziet in het veld Afspraak de tekst van de afspraak.

    4. Vul een afspraak in bij Vervolgafspraak.
    5. Vul de realisatiedatum.

Algemene afspraken toevoegen:

Naast de competentieafspraken kun je ook andere afspraken toevoegen.

  1. Klik op: Acties / Algemene afspraken.

    Je ziet de vastgelegde afspraken, deze is de eerste keer natuurlijk leeg.

  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de volgende velden in:
    1. Datum afspraak: De datum waarop de afspraak ingaat.
    2. Streefdatum: De datum waarop je denkt de afspraak na te komen.
    3. Activiteit: De uit te voeren activiteit.
    4. Afspraak: Een omschrijving van de afspraak.
  4. Klik op: Voltooien.
Afsprakenformulier afdrukken

Profit bevat standaard een afsprakenformulier voor de medewerker en de leidinggevende.

Afsprakenformulier afdrukken:

Je zit in de weergave met competentieafspraken.

  1. Je kunt de afspraken definitief maken met de actie Accorderen afspraken.
  2. Klik op: Acties / Rapport afspraken.
  3. Open het rapport:
    • Afsprakenformulier leidinggevende (Profit)
    • Afsprakenformulier medewerker (Profit)
Voortgang bewaken

Je kunt definitieve afspraken niet meer wijzigen. Wel kun je de vervolgafspraken vastleggen die voortvloeien uit voortgangsgesprekken. Als een afspraak is afgerond (deze is nagekomen), leg je een realisatiedatum vast.

Tijdens het voortgangsgesprek leg je de gemaakte vervolgafspraken vast. Als je deze accordeert, zijn deze definitief. Profit voegt de gerealiseerde afspraken niet opnieuw toe. Dit geldt wel voor de niet-gerealiseerde afspraken. Profit voegt deze opnieuw toe onder een hoger volgnummer.

Voortgang bewaken en voortgangsafspraken maken:

  1. Open de weergave: Scores binnen niveau.
  2. Klik op: Acties / Voortgang.
  3. Open de eigenschappen van een nagekomen afspraak.
  4. Vul de realisatiedatum in.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
  6. Open de eigenschappen van een niet nagekomen afspraak.
  7. Leg een vervolgafspraak vast.

    Vul de Realisatiedatum niet in.

  8. Klik op: Opslaan en sluiten.
  9. Klik op de actie: Accorderen.

    Profit accordeert de openstaande regels en voegt nieuwe regels toe voor afspraken die nog niet zijn gerealiseerd.

    Je kunt voortgangsrapporten afdrukken met de actie Rapport voortgang.

Afsprakenhistorie

In de historie kun je een rapport van een bepaald afsprakengesprek opvragen. Hierop staan alleen de afspraken van het geselecteerde volgnummer.

Afsprakenhistorie opvragen:

  1. Open de weergave: Scores binnen niveau.
  2. Klik op: Acties / Historie.

    Je ziet de afspraakgesprekken.

  3. Open de eigenschappen van de afspraak.
  4. Open de eigenschappen van het rapport.