Organigram overzetten naar Microsoft Visio

Je kunt het organigram uit Profit overzetten naar een schematische weergave in Microsoft Visio. Je plaatst de gegevens van het organigram eerst via een analyse in een Microsoft Excel-sheet. Vervolgens kun je deze inlezen in Microsoft Visio en via een wizard omvormen tot een schema van het organigram. Je kunt via deze methode alleen het organigram als zodanig tonen, het is niet mogelijk om per organisatorische eenheid (OE) de medewerkers te zien. Als je de medewerkers per OE wilt zien, raadpleeg dan het organigram in Profit of maak een analyse op basis van de gegevensverzameling Medewerker/organigram (incl. autorisatie) of Medewerker/organigram (excl. autorisatie).

Dashboard standaard tonen in InSite

Wij raden aan om gebruik te maken van het dashboard Organigram.

Stap 1: Analyse van het organigram maken

Je plaatst de gegevens van het organigram via een analyse in een Microsoft Excel-sheet.

Analyse van het organigram maken:

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Beheer / Analyse HRM.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Baseer de analyse op een gegevensverzameling.
4. Selecteer één van de volgende gegevensverzamelingen:
   • Organigram
   • Organigram (Actuele gegevens)
5. Klik op: Volgende. 
6. Vul een omschrijving voor de analyse in.
7. Klik op: Volgende. 
8. Klik op: Wijzigen.

   Controleer of de velden zijn opgenomen in de gegevensverzameling.

9. Klik op: Voltooien.
10. Klik op: Volgende en vervolgens op: Voltooien.
11. Genereer de analyse. Profit toont deze in Microsoft Excel.
12. Verwijder de bovenste drie regels, zodat de regel met kolomnamen bovenaan komt te staan.
13. Sla het Excel-bestand op en sluit dit af.

    Let op:

    Je moet het Excel-bestand helemaal afsluiten, anders kun je dit niet openen in Microsoft Visio.

Stap 2: Organigram maken in Microsoft Visio

Je leest het Excel-bestand in Microsoft Visio in en je vormt dit via een wizard om tot een schema van het organigram.

Organigram maken in Microsoft Visio:

1. Start Microsoft Visio.
2. Start de  'Wizard organigram':

   

3. Selecteer Gegevens die al in een bestand of database zijn opgeslagen.
4. Klik op: Volgende. 
5. Selecteer Een tekst, Org Plus- (*txt) of Excel-bestand.

   

6. Klik op: Volgende. 
7. Selecteer het Excel-bestand.
8. Klik op: Volgende. 
9. Vul Naam (de code van de organisatorische eenheid) en Rapporteert aan (de bovenliggende organisatorische eenheid) in:

   

10. Klik op: Volgende. 
11. Selecteer de velden die je in het schema wilt zien, bijvoorbeeld:

    

12. Klik op: Volgende. 
13. Verplaats alle lagen naar Shapegegevensvelden. Hierdoor onderscheid Visio de lagen in het organigram.

    

14.  Selecteer Ik wil dat het organigram automatisch over de pagina’s wordt verdeeld.

    Bij grote organigrammen kun je eventueel deze optie proberen: Ik wil opgeven hoeveel er op elke pagina moet worden weergegeven.

15. Klik op: Voltooien. 

Hieronder zie je een voorbeeld van het resultaat, gebaseerd op de voorbeeldomgeving ERPDEMO: