Medewerkers importeren
Bij de importfuncties geldt onderscheid tussen het toevoegen en het in dienst melden van medewerkers, net zoals bij het handmatig toevoegen van medewerkers.
Let op:
Test het importeren van gegevens altijd in een testomgeving. Gebruik als testomgeving een recente backup van de live omgeving.
|
Inhoud |
Medewerker toevoegen via import
Je voegt nieuwe medewerkers toe via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Medewerker.
Tijdens de import controleert Profit of medewerkers en personen al bestaan. Hierbij kunnen zich de volgende situaties voordoen:
- Nieuwe medewerker en persoon
Profit voegt een medewerker en een persoon toe en koppelt deze aan elkaar.
- Bestaande medewerker en bestaande persoon
Als zowel de medewerker als de persoon al bestaan, worden deze niet toegevoegd. Als je gegevens wilt wijzigen op bestaande medewerkers gebruik je de importfunctionaliteit HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Medewerker.
- Nieuwe medewerker, maar bestaande persoon
De persoon is al bekend in Profit, dus deze zal niet worden toegevoegd. Als de medewerker niet bekend is, zal Profit deze toevoegen en koppelen aan de bestaande persoon.
Medewerker in dienst melden
Je gebruikt HRM / Beheer / Import medewerker Payroll /Contract/salaris om de onderdelen van het dienstverband te importeren, met uitzondering van de instantie(s). Voor de instanties zijn aparte importfuncties beschikbaar, waaronder HRM / Beheer / Import Instantie / Belastingdienst.
De onderdelen van het dienstverband hangen nauw met elkaar samen. Een contractregel bijvoorbeeld, is altijd gekoppeld aan een functie-, salaris en -roosterregel. Als je handmatig een contractregel bij een medewerker toevoegt, zal Profit automatisch een functie-, salaris en -roosterregel toevoegen. Als je bovenstaande importfunctie gebruikt, moet het importbestand per medewerker per regel alle (verplichte) contract-, salaris-, rooster- en functievelden bevatten.
In Profit HRM leg je veel gegevens op een hoger niveau vast, zoals op het niveau van de cao en de werkgever. Per medewerker leg je een aantal koppelingen in de import van het dienstverband:
- Je importeert de werkgever, cao en de arbeidsvoorwaarde bij het contract van de medewerker. Hiermee bepaal je de werkgever waarbij de medewerker in dienst is en de cao waarmee je de medewerker verloont.
- Bij het salaris kun je een salarisschaal en trede importeren of een vast salaris. Bij veel Profit CAO's worden salarisschalen voor de verloning meegeleverd. Als de salarisschalen niet worden meegeleverd, kun je die zelf inrichten.
- Je kunt een standaardrooster importeren dat in de arbeidsvoorwaarde is vastgelegd. Je kunt echter ook afwijkende roosters bij medewerkers specificeren (bij onregelmatige werktijden) of een werkrooster koppelen (bij ploegendiensten).
- Je importeert organisatorische eenheid (afdeling) en functie.
Medewerker in dienst melden
In de mutatie import medewerker Salaris (via HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Salaris) moeten altijd alle vinkvelden een waarde krijgen. De import is een afwijkende mutatie import; je kunt hierbij niet aangeven dat bepaalde velden niet wijzigen. Omdat dit niet kan, zouden de velden leeggemaakt moeten worden als je niets opgeeft. Daarom moeten altijd alle vinkvelden een waarde krijgen..