Overleden medewerker

We hopen dat je er nooit mee te maken hoeft te krijgen, het overlijden van een medewerker. Toch kan het voorkomen, en dan is het fijn om te weten waar je in Profit rekening mee moet en kan houden. Want behalve de belangrijke zaken, kan je in Profit ook het menselijke aspect een rol geven.

Denk er bijvoorbeeld aan om een signaal in te richten, dat er een bloemetje naar de nabestaanden verstuurd wordt. Of om na een bepaalde tijd even contact op te nemen om te vragen hoe het gaat.

Overlijdensdatum invullen

Je vult de datum in dat de medewerker is overleden.

Overlijdensdatum invullen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vul de datum van overlijden in bij Overlijdensdatum.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Postuum loon

Wanneer de medewerker halverwege de maand overlijdt, mag zijn loon postuum aan de nabestaanden worden uitbetaald. De verzekeringsplicht en tabellen die hierop van toepassing zijn, vind je terug in het Handboek Loonheffing.

Hiervoor kun je eventueel een andere instantieregel vastleggen bij de medewerker.

Instantieregel toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de instantie: Belastingdienst.
5. Klik op: Nieuw.

   Voeg een nieuwe instantieregel Belastingdienst toe met de volgende gegevens:

   1. Vul bij Begindatum, de eerste dag van de periode in, waarin de medewerker is overleden. Dit is dus afhankelijk van de periodetabel die je gebruikt (bijv. maand- of vierwekenverloning)
   2. Richt de overige velden zoals is aangegeven in het Handboek Loonheffing. Neem eventueel contact op met Belastingdienst om kort te sluiten welke instellingen je moet toepassen.
6. Klik op: Voltooien.

Nabetalingen die nog bij de medewerker staan, boek je via Boeken loonmutaties, in de laatste periode van het contract van de medewerker.

Overlijdensuitkering

Als de medewerker is overleden, dan kan je aan de nabestaanden een overlijdensuitkering uitbetalen.

In de Profit CAO en Basis CAO zijn hiervoor de volgende looncomponenten aanwezig:

• 100.008.007 'Overlijdensuitkering'
• 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast'

  Let op:

  Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Onbelaste overlijdensuitkering

Met de looncomponent 100.008.007 'Overlijdensuitkering' kun je een bedrag aan onbelaste overlijdensuitkering boeken als loonmutatie.

Deze boek je in de laatste periode van het contract van de medewerker.

Een eenmalige uitkering bij overlijden is tot maximaal driemaal het loon over een maand vrijgesteld. Voor het gedeelte boven driemaal het loon over een maand boek je op looncomponent 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast'.

Belaste overlijdensuitkering

Met de looncomponent 100.002.050 'Overlijdensuitkering belast' kun je een bedrag als belaste vergoeding bij de medewerker boeken.

Voor de regels rondom de overlijdensuitkering kan je het handboek loonheffingen raadplegen.

Zie ook:

• Overlijdensuitkering bij Flex-medewerker

Meld de medewerker uit dienst

Je meldt de medewerker uit dienst op de dag dat hij is overleden.

Medewerker uit dienst melden:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Uit dienst.
2. Selecteer de medewerker.
3. Vul de overlijdensdatum in bij Datum uit dienst.
4. Selecteer Overlijden bij Reden.
5. Voltooi de wizard.

   Let op:

   Door de medewerker uit dienst te melden, of de overlijdensdatum in te vullen, ontstaat er geen actie bij het pensioenfonds. Informeer zelf de pensioeninstantie, voor een eventueel nabestaandenpensioen.

Verzuimmelding afsluiten na overlijden

Wanneer een medewerker na een ziekbed komt te overlijden, sluit je de verzuimmelding af.

Je geeft hiervoor als reden Overleden op. Wanneer je deze reden opgeeft, hoeft je geen herstelmelding langdurig verzuim te versturen. De informatie dat de medewerker is overleden komt via de gemeentelijke basis administratie bij het UWV binnen.

Verzuimmelding afsluiten:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Verzuim.
4. Klik op de actie: Verzuim afsluiten.
5. Selecteer Overleden bij Reden afsluiten en bij Reden einde verzuim voor de Arbodienst.

   

6. Klik op: Voltooien.

Tenaamstelling overleden medewerker

Documenten wil je niet meer aan de overleden medewerker zelf sturen, maar aan de nabestaanden. Om de tenaamstelling boven documenten aan te passen in ‘De erven van’, verander je de titel van de medewerker.

Tenaamstelling wijzigen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Contact/Overige.
4. Selecteer Erven bij Titel/aanhef.

   

   Als je geen Erven kan selecteren, dan voeg je deze eerst toe via CRM / Organisatie/persoon / Titel.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.