Tijd-voor-tijd (tvt) boeken en opnemen

Bij tijd-voor-tijd kunnen de medewerkers vrije tijd opnemen op basis van eerder gemaakte overuren. Als een medewerker overuren boekt, neemt zijn saldo tijd-voor-tijd toe. Dit gebeurt alleen bij boekingen op urensoorten die hiervoor zijn ingericht. Als de medewerker tijd-voor-tijduren opneemt, neemt het saldo tijd-voor-tijd af. Hiervoor moet één specifieke urensoort zijn ingericht.

Profit houdt het saldo tijd-voor-tijd bij op een speciale verlofsoort die je hiervoor hebt ingericht. Profit houdt het saldo tijd-voor-tijd bij per verlofperiode (bijvoorbeeld per jaar, als je verlofperioden van een jaar gebruikt). De datum van de urenboeking bepaalt de verlofperiode waarop de boeking betrekking heeft. Bij boekingen tijd-voor-tijd zal Profit alleen het verlofsaldo bijwerken, er ontstaan geen verlofboekingen.

Profit werkt het verlofsaldo bij - afhankelijk van de instellingen op de verlofsoort - na het boeken of na het accorderen van de geboekte regels:

• Opbouw en opname accorderen

  Profit werkt het saldo tijd-voor-tijd pas bij, nadat je de urenregels hebt geaccordeerd. Met andere woorden: je keurt alle urenregels goed, voordat Profit het periodesaldo tijd-voor-tijd bijwerkt. Hierdoor houd je optimale controle over de urenboekingen van de medewerkers.

• Opbouw accorderen, maar opname direct doorvoeren in het saldo

  Je moet alle urenregels die recht geven op verlofrecht tijd-voor-tijd eerst goedkeuren, pas daarna werkt Profit het periodesaldo bij. Als een medewerker tijd-voor-tijd opneemt, werkt Profit het verlofsaldo direct bij. Hierdoor is er direct inzicht in het actuele saldo op basis van goedgekeurde opbouwuren en geboekte opname-uren.

• Niet accorderen maar saldo direct bijwerken

  Je accordeert de urenregels niet, Profit werkt het saldo tijd-voor-tijd direct bij na het boeken. Hierdoor is het saldo tijd-voor-tijd altijd actueel.

Je kunt de accordering van urenregels ongedaan maken. Hierdoor zal Profit de verlofsaldi tijd-voor-tijd opnieuw berekenen.

Beschrijving

Als een manager de tijd-voor-tijd uren van medewerkers moet goedkeuren, gebruik je hiervoor de accordering. Geaccordeerde regels kun je niet meer wijzigen, tenzij je de accordering ongedaan maakt.

Door het accorderen van de tijd-voor-tijd boeking, geeft de manager aan dat de boeking akkoord is.

Verschil tussen accorderen nacalculatie en accorderen voor Payroll

Declaraties van onkosten kun je boeken via de boekingslay-out. Deze werkwijze betreft een oude functionaliteit. Via de nieuwe functionaliteit boek je declaraties op een aparte pagina in InSite.

Als je de oude functionaliteit gebruikt, dan kun je de declaraties accorderen voor nacalculatie en accorderen voor Payroll.

Het accorderen is niet verplicht. Daarom kun je de bovenstaande onderdelen naar eigen inzicht in gebruik nemen:

• Als je Accorderen nacalculatie niet gebruikt, blijven de nacalculatieregels beschikbaar voor bewerking. Dit betekent dat medewerkers later zonder goedkeuring boekingen kunnen wijzigen. Omdat je deze stap overslaat, moet je bij de verlofsoort Tijd-voor-tijd instellen dat de periodesaldi worden bijgewerkt na het boeken van tijd-voor-tijd.
• Als je Accorderen voor Payroll niet gebruikt, zal Profit de onkostenregels na het boeken automatisch doorsluizen naar Profit Payroll. Dit geef je aan in de HRM-instellingen (geldt voor de hele omgeving).

De functies voor het accorderen kunnen afzonderlijk van elkaar of opeenvolgend plaatsvinden. Hieronder zie je de mogelijke methoden.

Methode 1: Opeenvolgende accordering nacalculatie en Accorderen voor Payroll

Je accordeert eerst de nacalculatie. Vervolgens accordeer je de onkostenregels nog voor Payroll, zodat Profit doorsluist naar Profit Payroll. Hierdoor heb je meer controle over de opgevoerde onkosten.

Zoals je in het schema ziet, kun je een accordering ook ongedaan maken:

• Als je Nacalculatie accorderen ongedaan maakt, deblokkeert Profit de betreffende declaratieregels. Hierdoor kunnen de medewerkers deze regels weer wijzigen of verwijderen.
• Als het accorderen leidt tot het bijwerken van periodesaldi tijd-voor-tijd, leidt ook het ongedaan maken van de accordering tot het opnieuw bijwerken (terugdraaien) van deze periodesaldi.
• Als je Accorderen voor Payroll ongedaan maakt terwijl de betreffende regels al verloond zijn, leidt dit tot TWK-mutaties.

Methode 2: Aparte accordering nacalculatie en Accorderen voor Payroll

Je accordeert de nacalculatie, maar niet-geaccordeerde kostenregels kun je wel accorderen voor Payroll. In deze opzet vinden de accorderingsprocessen dus onafhankelijk van elkaar plaats. Hierdoor kan het gebeuren dat je een kostenboeking pas beoordeelt, nadat deze al is doorgesluisd naar Profit Payroll.

Het ongedaan maken van een accordering wordt niet in dit schema getoond.

Methode 3: Alleen Accorderen voor Payroll

Je gebruikt het accorderen van de nacalculatie niet. Dit betekent, dat je de nacalculatieregels t.a.v. tijd-voor-tijd niet beoordeelt. Daarom moeten de verlofsaldi tijd-voor-tijd direct worden bijgewerkt na het boeken van de nacalculatieregels. Dit moet worden ingericht in de eigenschappen van de verlofsoort Tijd-voor-tijd.

Wel accordeer je onkostenregels voor Payroll. Profit verloont de onkostenregels dus pas als deze geaccordeerd zijn.

Methode 4: Niet accorderen

Je accordeert de nacalculatieregels niet:

• Dit betekent, dat je de nacalculatieregels t.a.v. tijd-voor-tijd niet beoordeelt. Zie verder methode 3.
• Je beoordeelt ook de te verlonen onkostendeclaraties niet. Profit verloont deze regels automatisch.

Voorbereiding

• Inrichting

Tijd-voor-tijd boeken

Je boekt de uren tijd-voor-tijd via InSite.

Als je alleen tijd-voor-tijd of alleen kosten boekt, kun je een voorkeurwaarde vastleggen op het veld Type regel in de boekingslay-out. Hierdoor hoef je tijdens het boeken niet telkens het type te selecteren (want dit is altijd Uren dan wel Kosten).

Als je een eerder geboekte regel niet kunt wijzigen of verwijderen, is deze al geaccordeerd. Je moet de accordering dan eerst ongedaan maken. Als je een onkostenboeking wijzigt terwijl deze al is verwerkt en geaccordeerd in Profit Payroll, dan leidt dit tot een TWK-mutatie.

Behalve via Uren boeken kun je ook tijd-voor-tijd opnemen via een verlofaanvraag (HRM) als dit is ingericht.

Tijd-voor-tijd via uren boeken:

1. Ga naar: InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Klik op: Uren boeken.
4. Selecteer de boekingslay-out Declaraties.
5. Vul het jaar en de periode in.

   Standaard toont Profit de ingelogde medewerker, je kunt deze niet wijzigen. Als dit toch mogelijk moet zijn, pas je de boekingslay-out aan.

6. Klik op: Selecteren.

   Profit toont de regels die al zijn vastgelegd voor de combinatie medewerker/jaar/periode.

7. Selecteer Uren bij Type regel.
8. Selecteer de urensoort.

   Voor het opbouwen van tijd-voor-tijd selecteer je een urencode die recht geeft op tijd-voor-tijd, zoals 'Overwerk'. De afhandeling van opgeboekte uren tijd-voor-tijd hangt af van de eigenschappen van de urensoort.

   Voor het opnemen van tijd-voor-tijd selecteer je de urencode die hiervoor is ingericht (deze moet gekoppeld zijn aan de verlofsoort Tijd-voor-tijd).

9. Vul het aantal uren in dat je wilt opbouwen of opnemen.

   Controleer eventueel via de actie Verlofsaldo of de medewerker voldoende saldo heeft.

10. Klik op: Voltooien.

Nacalculatie accorderen (zonder Profit Projecten)

Je accordeert uren tijd-voor-tijd en onkostenregels. Profit werkt de saldi tijd-voor-tijd, als dit in de instellingen van de verlofsoort Tijd-voor-tijd is ingesteld.

Geaccordeerde regels kun je niet meer wijzigen of verwijderen, tenzij je deze eerst de-accordeert.

In de onderstaande procedures staan de weergaven die je kunt gebruiken. Als je alleen gegevens wilt controleren (bijvoorbeeld het totaal van alle declaraties van een bepaalde medewerker) dan is de weergave Accorderen nacalculatie het meest geschikt. Als je alleen Profit HRM en Profit Payroll gebruikt, bevat deze weergave namelijk alle nacalculatieregels.

Let op: 

Lees dit onderwerp alleen als je niet beschikt over Profit Projecten. De accordering loopt dan via het menu HRM.

Als je wel beschikt over Profit Projecten, voer je de accordering via het menu Projecten uit.

Nacalculatie accorderen via Profit

Je keurt regels goed door deze te accorderen.

Nacalculatie accorderen via Profit:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Nacalculatie accorderen.
2. Open de weergave: Accorderen (nacalculatie).
3. Klik op de actie: Open bijlage, als je de gekoppelde bijlage (zoals een urenstaat, kassabon, enz.) wilt openen.
4. Selecteer de regels die je wilt accorderen.

   Je kunt dit proces versnellen door met een filter eerst de te accorderen regels op te vragen. Vervolgens selecteer je deze in één keer met Ctrl+A.

5. Klik op de actie: Accorderen.

   Als je de weergave Te accorderen nacalculatie gebruikt, zal Profit deze direct verversen. De zojuist geaccordeerde regels worden niet meer getoond. In deze regels is Regel geaccordeerd aangevinkt en wordt de gebruikersnaam getoond van diegene heeft geaccordeerd.

In de weergave Alle openstaand (nacalculatie) zie je per regel de status in de kolommen Geaccordeerd. Bovendien zie je ook de medewerkers die de regels geaccordeerd hebben.

Tijd-voor-tijd accordering ongedaan maken

Als je een geaccordeerde boeking van tijd-voor-tijd wilt wijzigen of verwijderen, maak je de accordering eerst ongedaan.

Als Profit de periodesaldi tijd-voor-tijd herberekent bij het accorderen, zal Profit deze periodesaldi opnieuw herberekenen bij het ongedaan maken van accordering.

Let op: 

Lees dit onderwerp alleen als je niet beschikt over Profit Projecten. De accordering loopt dan via het menu HRM.

Als je wel beschikt over Profit Projecten, voer je de accordering via het menu Projecten uit.

Accordering ongedaan maken via Profit

1. Ga naar: HRM / Payroll / Nacalculatie accorderen.
2. Selecteer de regels waarvan je de accordering ongedaan wilt maken.

   Je kunt het accorderen versnellen door met een filter eerst de te de-accorderen regels op te vragen. Vervolgens selecteer je deze in één keer met Ctrl+A.

3. Klik op de actie: Accorderen ongedaan maken.

Zie ook

• Projecten in InSite inrichten