Declaraties

Een medewerker wil gemaakte kosten declareren. Denk hierbij aan het declareren van (zakelijke) kilometers, lunchkosten, kosten van hotelovernachtingen, parkeerkosten, etc. De medewerkers boeken deze declaraties in InSite. Profit betaalt de geboekte declaraties automatisch uit met het salaris, als je dit hebt ingericht.

Inhoud

Beschrijving

De medewerker boekt onkosten op een kostensoort die gekoppeld is aan een looncomponent en parameter. Profit sluist onkosten door naar Profit Payroll, nadat je deze hebt geaccordeerd met Accorderen voor Payroll.

De boekingsdatum van de onkostenregel bepaalt de verwerkingsperiode in Profit Payroll waarin de mutatie wordt meegenomen. Hierbij kan de einddatum urenregistratie die in het salarisverwerkingsplan is vastgelegd, een rol spelen. Op basis van deze datum kan Profit kosten die na het accorderen van een salarisperiode zijn geboekt, doorschuiven naar de volgende periode. Met deze methode kun je TWK-mutaties voorkomen, maar de onkosten worden pas in de volgende periode uitbetaald (en niet in de periode waarin ze zijn geboekt).

AFAS Pocket

Met de app AFAS Pocket kan de medewerker via een smartphone enkelvoudige declaraties boeken. De app biedt de mogelijkheid om een foto van een bon als bijlage te koppelen aan de declaratie.

Verzameldeclaratie

Het is mogelijk om meerdere declaraties in één workflow in te dienen. Als een medewerker meerdere dienstreizen mag boeken, dan boekt de medewerker dit in één workflow en de beoordelaar kan alle declaraties in één keer beoordelen.

Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende soorten declaraties in te dienen in één workflow. Bijvoorbeeld een declaratie voor dienstreizen, lunchkosten en een hotelkamer kan je in één workflow indienen. Ook hierbij geldt dat de beoordelaar deze declaratie in één keer kan beoordelen.

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder.

Het boeken van verzameldeclaraties is niet mogelijk met AFAS Pocket.

Declaraties boeken, beoordelen en/of accorderen

Afhankelijk of je de declaraties beoordeelt en accordeert of alleen beoordeelt, ziet het proces er als volgt uit:

Hrm_Declaraties (10)

Declaratie als voorschot uitbetalen

Bij het indienen van een declaratie kan de medewerker direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. Je richt dit per declaratieprofiel in. Meer informatie hierover vind je hier.

Als de medewerker een aanvraag doet voor het direct uitbetalen van de declaratie en de workflow is goedgekeurd, dan is de betaling klaargezet in de betalingscockpit. Je bepaalt vervolgens zelf wanneer je de betaling verwerkt en of je deze los wilt doen.

Geen voorschot voor declaratie

In de volgende situaties genereert Profit geen voorschot. In deze situaties treedt geen melding op:

  • Het veld Totaal bedrag is leeg of de waarde is kleiner of gelijk aan 0,-.
  • Bij de kostensoort heeft Integratie payroll een koppeling:
    • op Parameter aantal.
    • naar een belast looncomponent.
    • naar een looncomponent met bewerking Inhouding.
  • De medewerker heeft een lopend loonbeslag.
  • De medewerker is geblokkeerd voor betalingen.
  • De medewerker staat op kasbetaling en/of heeft geen bankrekening.
  • De medewerker is gekoppeld aan soort periodetabel Declaratieverloning.

Een declaratie die je als voorschot uitbetaald, wordt direct goedgekeurd voor Payroll.

Declaraties goedkeuren

Er is geen autorisatie op medewerker meer van toepassing bij het goedkeuren van declaraties. Als je bestemming bent van de taak voor het goedkeuren, kun je de declaratie beoordelen. Ook al heb je geen rechten op de medewerker. In theorie kun je dus je eigen declaratie goedkeuren. Controleer daarom in de workflow(s) of de juiste bestemmingen zijn gevuld en niemand onterecht declaraties in zijn takenlijst krijgt.

Kilometerdeclaratie

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3.

Bij het indienen van een kilometerdeclaratie via InSite en de AFAS Pocket app, kan de medewerker direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. Daarnaast wordt er ook een verwacht bedrag getoond. Lees hier meer over de inrichting.

Let op:

Het verwachte nettobedrag bevat een schatting van de nettowaarde wat uitbetaald zal worden via een volgende loonstrook.

Aanmaken kilometervergoeding:

  1. Ga naar InSite en ga naar het Declaratieportaal.
  2. Open het declaratieformulier voor de kilometer declaratie.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

  3. Gaat het om een Favoriete reis? Selecteer dan de reis onder Favoriete reis.
  4. Vul de adressen van vertrek en aankomst in.
  5. Vul de Datum in. Dit is de datum dat de reis daadwerkelijk is gemaakt.
  6. Geef eventueel het Aantal passagiers op.
  7. Vink eventueel Bedrag via voorschot uitbetalen aan als je wilt dat de kilometervergoeding als voorschot wordt uitbetaald.

    Is dit veld niet beschikbaar? Controleer dan de veldinstellingen in de context van het profiel.

  8. Selecteer het Vervoermiddel.
  9. Onder Berekening zie je wat het verwachte bedrag is dat uitbetaald gaat worden.

    Maak hierbij gebruik van een informatiebolletje om aan te geven dat het een verwacht nettobedrag is en hoe Profit tot deze berekening is gekomen.

  10. Klik op: Aanmaken.

Voorbereiding

Accorderen voor Payroll via Profit

Je moet onkostenregels accorderen voor verwerking in Profit Payroll, als dit in de instellingen is aangegeven. Zo niet, dan zal Profit na invoer de onkostenregels automatisch accorderen.

Door het accorderen voor Payroll ontstaan geen loonmutaties. De nacalculatieregels zelf worden gebruikt als loonmutaties.

Door deze actie verwerk je de nacalculatieregels in de salarisverwerking.

Declaraties accorderen:

  1. Ga naar:
    • Projecten / Nacalculatie / Accorderen voor Payroll.
    • HRM / Payroll / Nacalculatie accorderen, als je niet beschikt over Profit Projecten.
  2. Open de weergave:
    • Te accorderen voor Payroll (geaccordeerde nacalculatieregels)

      Methode 1: Opeenvolgende accordering nacalculatie en Payroll. Deze weergave toont alleen kostenregels die al zijn geaccordeerd via Accorderen nacalculatie.

    • Te accorderen voor Payroll (geaccordeerde en niet geaccordeerde nacalculatieregels)

      Methode 2: Aparte accordering nacalculatie en Payroll. Deze weergave toont alle kostenregels die je nog kunt accorderen voor Payroll. Eerdere accordering via Accorderen nacalculatie speelt geen rol.

  3. Klik op de actie: Open bijlage, als je de gekoppelde bijlage (zoals een urenstaat, kassabon, enz.) wilt openen.
  4. Selecteer de regels die je wilt accorderen.

    Je kunt dit proces versnellen door met een filter eerst de te accorderen regels op te vragen. Vervolgens selecteer je deze in één keer met Ctrl+A.

  5. Klik op: Acties / Accorderen.

    Let op:

    Heb je het vinkveld Nacalculatie accorderen voor Payroll via startmenu: HRM / Beheer / Instellingen op tabblad Integratie uitstaan? Dan worden de declaraties automatisch goedgekeurd en zijn de volgende opties niet beschikbaar:

  • Projecten / Nacalculatie / Accorderen voor Payroll
  • HRM / Payroll / Nacalculatie accorderen, als je niet beschikt over Profit projecten.

Dossieritems o.b.v. declaraties raadplegen

Als een declaratie een bijlage bevat, kun je deze raadplegen via de eigenschappen van de medewerker die de declaratie heeft geboekt. Als je Profit Projecten hebt, worden deze dossieritems ook getoond in de eigenschappen van het project. De bijlage wordt niet getoond in de eigenschappen van de organisatie/persoon, omdat deze dossieritems als vertrouwelijk worden gezien.

Let op:

De inhoud van een ingestuurde declaratie vind je in het dossier van de medewerker in InSite (en niet in Profit).
Ook kan je een analyse maken op basis van de gegevensverzameling Mutatielogging (InSite en OutSite). Hierin zit een categorie Mutatie Medewerker/declaratie, die de velden uit de declaratie bevat.

Dossieritems o.b.v. declaraties raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Dossier.

  4. Open de eigenschappen van het dossieritem.

    Je kunt het dossieritem raadplegen, maar niet wijzigen of verwijderen. Dit is alleen mogelijk via de originele declaratieregel.

Accordering voor Payroll ongedaan maken

Profit gebruikt geaccordeerde nacalculatieregels als loonmutaties. Door de accordering ongedaan te maken, vervallen deze loonmutaties en zullen TWK-mutaties ontstaan.

Je kunt de accordering voor Payroll alleen ongedaan maken, als Profit de nacalculatieregels niet automatisch accordeert voor Payroll.

Accordering ongedaan maken:

  1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Accorderen voor Payroll.
  2. Open de weergave: Alle nacalculatieregels voor Payroll.

    Deze weergave toont alle kostenregels (wel of niet geaccordeerd voor Payroll).

  3. Selecteer de regels waarvan je de accordering ongedaan wilt maken.

    Je kunt het accorderen versnellen door met een filter eerst de te de-accorderen regels op te vragen. Vervolgens selecteer je deze in één keer met Ctrl+A.

  4. Klik op: Acties / Accorderen ongedaan maken.

Zie ook