Frequente reis

Met de frequente reis heb je de mogelijkheid om een reis als favoriet op te slaan. Zo kan je bijvoorbeeld een frequente reis aanmaken voor woon-werk of voor de drie andere kantoren waar je regelmatig verwacht wordt. Deze functionaliteit is beschikbaar in InSite en in AFAS Pocket.

Inrichten

Je beschikt over een volledig meegeleverd declaratieportaal. Zowel de contexten als veel verschillende profielen worden standaard meegeleverd. Groot voordeel hiervan is dat het meeste inrichtingswerk al voor je is gedaan en dat je in een paar stappen een declaratieportaal voor je medewerkers hebt ingericht. Er is een standaard verzameldeclaratie meegeleverd voor reis-, verblijf- en representatiekosten. Hierin zitten declaratie Kilometervergoeding, Reiskosten Openbaar vervoer, Parkeerkosten, Hotelkosten en Representatiekosten.

Om een frequente reis als favoriet aan te maken kan je gebruik maken van het profiel Kilometervergoeding met de bijbehorende context Declareren kilometervergoeding (Profit). Doorloop onderstaande stappen om dit profiel op in te richten:

Frequente reis inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel Kilometervergoeding.
3. Koppel de juiste Workflow en deblokkeer het profiel.
4. Klik op: Onderhouden achter context Declareren kilometervergoeding (Profit).
5. Klik op: Nieuw.
6. Vul de Omschrijving en selecteer Declareren kilometervergoeding (Profit) bij Gebaseerd op.
7. Koppel de juiste Kostensoort en vul de Omschrijving.
8. Sluit de Management tool..
9. Koppel de juiste Context aan het profiel.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op:

    Maak je geen gebruik van het profiel Kilometervergoeding? Dan kan het zijn dat de velden Favoriete reis, Opslaan als favoriete reis, Locatie van en Locatie naar niet zichtbaar zijn in jouw omgeving. Je kan dit aanpassen in het profiel dat jij gebruikt.

Tip: afronding aanpassen van aantal kilometers

Je kunt de afronding van het veld Aantal kilometers aanpassen.

• Ga naar: Projecten / Item / Kosten of HRM / Payroll / Inrichting / Kosten.
• Open de eigenschappen van de kostensoort.
• Pas op tabblad Algemeen het veld Decimalen aan.

Favoriete reis aanmaken in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar het Declaratieportaal en open de verzameldeclaratie voor reis-, verblijf- en representatiekosten.
3. Open het declaratieformulier.
4. Vul de adressen van vertrek en aankomst in.
5. Vul de Datum in. Dit is de datum dat de reis daadwerkelijk is gemaakt.
6. Vul de overige velden in.
7. Vink Opslaan als favoriete reis aan.
8. Vul Omschrijving favoriete reis (bijvoorbeeld Woon-werk).
9. Klik op: Aanmaken.

Wanneer je een volgende kilometer declaratie instuurt, kan je je favoriete reis selecteren bij het gelijknamige veld Favoriete reis. De overige velden worden dan automatisch gevuld. Je kan maximaal 15 favorieten reizen aanmaken.

Let op :

De datum van de reis vul je in in het veld Datum. Het veld Boekingsdatum bepaalt in welke periode de declaratie uitbetaald wordt.

Let op:

Wanneer medewerkers een favoriete reis aanmaken, wordt deze onderwater gekoppeld aan het dienstverband dat de medewerker op dat moment heeft. Bij het wijzigen van het dienstverband is het ook noodzakelijk om de favoriete reis te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Als de medewerker dit niet doet, kan de volgende foutmelding optreden: "Op XX-XX-20XX is dienstverband (nummer dienstverband) niet geldig voor medewerker (medewerkernummer + naam)".

Frequente reis verwijderen

Door middel van de meegeleverde overzichtspagina Mijn favoriete reizen is het mogelijk om je eigen frequente reizen te bekijken en eventueel te verwijderen. Deze overzichtspagina is standaard zichtbaar op het Declaratieportaal. Als de knop Verwijderen ontbreekt, dan moet de Sitebeheerder controleren of Weergaveacties tonen in de weergave-eigenschappen is aangevinkt.

Signaal

Met de komst van de nieuwe functionaliteit, wordt het makkelijker voor medewerkers om declaraties in te sturen. Daar komt ook het groeiende risico op foutieve invoer bij kijken, waardoor het signaal Medewerker/controle dubbele declaratie favoriete reizen (Profit) is meegeleverd. Met het standaard signaal word je geattendeerd op dubbele reiskostendeclaraties.

Locaties

Wil je standaard locaties beschikbaar stellen aan de medewerkers? Zie verder Locaties toevoegen.