Conversiebestand aanmaken t.b.v. verzuimbestand

In Profit lever je op basis van de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens het BSN-nummer niet aan in het verzuimbestand. De Arbodienst maakt een koppeling tussen het BSN-nummer en medewerkersnummer door een conversiebestand. Dit bestand maak je aan in Profit en lever je aan bij de Arbodienst. Per Arbodienst verschilt de wijze van aanleveren.

De manier van het bestand aanmaken is voor alle arbodiensten gelijk.

Conversiebestand aanmaken:

1. Maak zelf een analyse op basis van een gegevensverzameling met 'Medewerker (actuele gegevens incl. autorisatie)' of 'Medewerker (actuele gegevens excl. autorisatie)'.
2. Neem in de analyse de volgende velden op:
   • BSN
   • Geboortedatum
   • Geboortenaam
   • Medewerker ID (GUID) (uit de rubriek Personalia)
3. Voeg ook de volgende gegevens toe:
   • Contractnummer (voeg deze kolom zelf toe in Excel)
   • Aansluitnummer/contractnummer van de instantie (voeg deze kolom zelf toe in Excel)

Nieuw aansluitnummer voor gegevensuitwisseling

In de nieuwe verzuimstandaard heeft de Arbodienst ook een nieuw aansluitnummer voor gegevensuitwisseling nodig. Zonder nieuw nummer kan je het verzuimbestand niet meer aanleveren. Dit nieuwe nummer vraag je op bij de betreffende Arbodienst. Hierbij hoef je (behalve bij ArboNed) niet te wachten tot je het conversiebestand hebt aangemaakt.

Aansluitnummer vullen:

Het aansluitnummer vul je onder de instantie bij de werkgever in.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de instantie van de Arbodienst.
5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
6. Open de regel zonder einddatum.
7. Vul het aansluitnummer in bij Nr. gegevensuitwisseling.

Hieronder lees je per Arbodienst hoe je je het aansluitnummer opvraagt en het conversiebestand opstuurt.

Arbo Unie

Bij de Arbo Unie is het niet verplicht om het conversiebestand aan te leveren. Deze stuur je alleen op als de Arbo Unie hier om vraagt.

Het aansluitnummer vraag je aan via beheerarbox@arbounie.nl. Als de Arbo Unie je gevraagd heeft ook het conversiebestand op te sturen, stuur je dat naar ditzelfde e-mailadres.

Zorg van de Zaak

Voor Zorg van de Zaak stuur je het conversiebestand op naar emservice@zorgvandezaak.nl.

Ook het aansluitnummer vraag je via dit e-mailadres aan.

Let op:

Je kan het verzuimbestand weer opsturen wanneer je het conversiebestand hebt opgestuurd en het nieuwe aansluitnummer in Profit hebt gezet.

ArboNed

Bij ArboNed (IT & Care) lever je eerst het conversiebestand aan, waarna je het aansluitnummer krijgt.

1. Je levert het conversiebestaand aan via: https://cryptshare.itandcare.nl
2. Kies voor Verzenden (Provide). Vul je naam, telefoonnummer en e-mailadres in.
3. Valideer je e-mail adres.
4. Verstuur via de cryptshare-server het bericht naar migratie@itandcare.nl. Gebruik het wachtwoord "AFAS@nvs2017"
5. IT & Care stuurt vervolgens het aansluitnummer op naar het e-mailadres van stap 2.

   Let op:

   Je kan het verzuimbestand pas weer opsturen wanneer je het conversiebestand hebt opgestuurd en het nieuwe aansluitnummer in Profit hebt gezet.