Inschrijfformulier Cursusinschrijving toevoegen

Als een anonieme deelnemer zich inschrijft voor een cursus wil je zijn persoonsgegevens hebben. Hierom koppel je een inschrijfformulier aan de workflow.

Je beschikt standaard over een type dossieritem Cursusinschrijving (Profit). Aan dit type dossieritem is de workflow Cursusinschrijving gekoppeld met de speciale actie Verwerken gegevens invulformulier.

Invulformulier toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Omschrijving van het nieuwe formulier. Dit is de titel.
4. Selecteer het type Inschrijven cursus.
5. Selecteer een Vervolgpagina.

   De bezoeker komt, na het invullen van zijn gegevens, op deze pagina. Je kunt hier bijvoorbeeld een pagina met het volledige cursusaanbod tonen.

6. Selecteer Captcha toepassen als je wilt dat de gebruiker eerst enkele afgebeelde woorden intypt. Hiermee toets je of er een persoon achter het scherm zit.

   De tool verschijnt alleen als Captcha is ingericht in het domein van de site waar het invulformulier wordt toegepast.

   Je kunt geen type dossieritem selecteren omdat voor de cursusinschrijving een standaard type dossieritem beschikbaar is met de juiste workflow.

7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer hoe de persoonsgegevens ingevuld worden. Je kunt kiezen uit:
   1. Niet overnemen, altijd handmatig invullen: dit kun je gebruiken om de gegevens van iemand anders in te vullen, bijvoorbeeld om hem in te schrijven voor een cursus.
   2. Overnemen van ingelogde bezoeker (invullen voor ander toestaan): dit kun je gebruiken als het waarschijnlijk is dat iemand zijn eigen gegevens wil opgeven, maar ook de gegevens van iemand anders mag invullen, bijvoorbeeld: Geef het bedrijf op voor de AFAS Awards.
   3. Overnemen van ingelogde bezoeker als vaste waarde: dit selecteer je als de ingelogde gebruiker alleen zijn eigen gegevens mag invullen, zoals: Geef je mening over de website.
9. Vul tekst in voor de verzendknop van het formulier, bijvoorbeeld Ja ik doe mee!

   Na het opslaan van het formulier kun je de eigenschappen openen en per taal een afwijkende tekst invullen.

10. Klik op: Voltooien.

    Profit opent nu automatisch de Management Tool. Profit voegt voor ieder invulformulier automatisch een tabblad toe in de Management Tool gelijk aan de naam van het invulformulier. Je kunt dus per invulformulier tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen. Je kunt de vrije velden definiëren bij de tabel Invulformulier. Deze velden zijn beschikbaar voor alle invulformulieren, zodat je één veld kunt hergebruiken.

    Meer informatie: Tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen

    Je kunt zelf via de eigenschappen van het invulformulier verschillende vaste velden op het invulformulier zetten. Deze gegevens kun je gebruiken om een persoon/organisatie/contact te matchen en/of automatisch aan te maken. Daarnaast kun je via de Management Tool vrije velden toevoegen aan het formulier. Deze worden niet automatisch in het proces verwerkt.

    Profit voegt voor ieder invulformulier automatisch een tabblad toe in de Management Tool gelijk aan de naam van het invulformulier. Je kunt dus per invulformulier tabbladen toevoegen en vrije velden toekennen.

    De vrije velden kun je definiëren bij de tabel [Invulformulier]. Deze velden zijn beschikbaar voor alle invulformulieren, zodat je één veld (zoals bij AFAS het veld Aantal medewerkers) kunt hergebruiken. Omdat de vrije velden van alle invulformulieren op één plaats worden gedefinieerd kan het zijn dat er (na verloop van tijd) een grote hoeveelheid vrije velden aanwezig is die lastig te beheren is.

    Bedenk van te voren goed welke velden je wilt gebruiken en waar hergebruik van velden mogelijk is. Standaardisatie in gevraagde velden is belangrijk! Probeer bijvoorbeeld te voorkomen dat je in het ene formulier vraagt om een Volledige naam en in het andere formulier om een losse voor- en achternaam.

    Vaste velden toevoegen aan invulformulier:

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Tabbladen van 'Naam invulformulier.
    5. Klik op: Nieuw.
    6. Vul de naam van het tabblad in.
    7. Selecteer een vast veld en sleep dat met de > naar het vak Velden op tabblad.
    8. Herhaal dit voor alle velden die je op het tabblad wilt plaatsen.

       Let op:

       De tabbladen bepalen de indeling van het formulier. Heb je drie tabbladen, dan heeft het formulier ook drie gedeelten met de velden die je op de betreffende tabbladen geplaatst hebt. Tabbladen zijn daarom een goed middel om de pagina overzichtelijk te houden.

       Denk goed na over de velden die de sitebezoeker moet invullen. Door de juiste velden te gebruiken, legt de gebruiker zelf alle gegevens vast die nodig zijn. Hiermee voorkom je dat je achteraf te bezoeker moet nabellen of dat je zelf gegevens dubbel moet invoeren.

       Het kan zinvol zijn om de adresgegevens zowel voor organisatie (van de bezoeker) als de persoon vast te leggen. Als je de bezoeker alleen als persoon vastlegt in Profit, zijn de adresgegevens namelijk ook op persoonsniveau al ingevuld. Als de adresgegevens alleen bij de organisatie zijn vastgelegd terwijl je in Profit een persoon wilt vastleggen, dan moet je de adresgegevens nog handmatig bij de persoon invullen.

    9. Klik op: Voltooien.

       Voeg eventueel nog een tabblad toe.

    Vrije velden toevoegen aan invulformulier:

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Velden in het rechterscherm van de Management Tool.
    5. Klik op: Nieuw.
    6. Selecteer het Veldtype. De keuze voor het juiste veldtype is cruciaal, want dit bepaalt wat je kunt gaan vastleggen in de database.  Bij een J/N-nee veld bijvoorbeeld, krijgen de gebruikers een vinkveld te zien dat op ja (aangevinkt) of nee (niet aangevinkt) kan staan.
    7. Vul het Label en de Kolomtekst in. Het label is bestemd voor het eigenschappenvenster, de kolomtekst is voor de weergave. Probeer de kolomtekst kort te houden, dit komt de overzichtelijkheid van de weergave ten goede.

       Let op: 

       De naam van een vrij veld mag niet eindigen op een koppelteken (liggend streepje).

    8. Vul altijd een tooltip in. Dit is een toelichting voor gebruikers die zij kunnen opvragen met F12.
    9. Vul de velden in. De overige velden zijn afhankelijk van het eerder geselecteerde Veldtype.
    10. Klik op: Voltooien.

        Profit start de wizard direct weer op, zodat je het volgende veld kunt toevoegen.

        Ga door met het volgende veld of klik op Annuleren als je klaar bent.

        Je kunt de velden nu toevoegen aan het tabblad dat voor het invulformulier is toegevoegd. Behalve de vrije velden kun je ook vaste velden toevoegen op het vrije tabblad.

    Vrije velden verplicht maken:

    Voor het matchen van gegevens van het invulformulier is het noodzakelijk dat bezoekers hun achternaam of bedrijfsnaam invullen. Je kunt deze velden verplicht maken.

    1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Invulformulier.
    2. Open de eigenschappen van het invulformulier.
    3. Klik op: Acties / Management tool.
    4. Ga naar het tabblad: Context (in het rechterscherm van de Management Tool).
    5. Open de eigenschappen van het veld Uw organisatie.
    6. Ga naar het tabblad:: Beheerdersinstellingen.
    7. Vink Verplicht aan.
    8. Klik op: Opslaan en sluiten.
    9. Open de eigenschappen van het veld Uw naam.
    10. Vink Verplicht aan.
    11. Klik op: Opslaan en sluiten.