Vrij veld toevoegen

Je voegt de benodigde vrije velden toe.

Je kunt vrije velden afhankelijk maken van andere velden.

Aandachtspunten

• Je moet de vrije velden vervolgens op een vrij tabblad plaatsen.
• Je bepaalt per vrij tabblad de juiste autorisatie.
• Bij vrije velden in de functiegroep Dossier, op Type dossieritem, moet je eerst een instelling in de eigenschappen van het gewenste type dossieritem aanpassen.
• Klik hier voor de beschrijving van het toevoegen van vrije velden voor Profit InSite.
• Je voegt een vrij veld altijd toe op een bepaald bestand, zoals Organisatie/persoon of Medewerker. Als je het vrije veld vervolgens op meerdere tabbladen plaatst, zal het vrije veld op elk tabblad dezelfde waarde hebben. Als je bij Medewerker bijvoorbeeld het veld Kledingmaat op twee tabbladen zet, dan heeft dit veld bij een specifieke medewerker op beide tabbladen dezelfde waarde.
• Bij het toevoegen van vrije velden bij een project moet je ook rekening houden met de instellingen van de projectprofielen Hierbij gelden de instellingen van de Management tool en de instellingen van het projectprofiel, waarbij het projectprofiel voorrang heeft. Hierdoor kan het voorkomen dat een vrij veld bijvoorbeeld niet getoond wordt bij een project, terwijl je het veld wel correct hebt toegevoegd via de Management Tool.

Vrije veld toevoegen

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep waaraan je een vrij veld wilt toevoegen.
3. Bevestig de melding. Er mogen geen andere gebruikers in de omgeving werken als je deze inrichting aanpast. 

   In de Management tool staan links de bestanden van de geopende functiegroep. Achter de bestanden zie je het veld Vrije velden mogelijk. Alleen bij bestanden waarbij Vrije velden mogelijk aangevinkt is, kun je velden toevoegen. Rechts staan de velden en tabbladen van de geselecteerde functiegroep.

4. Selecteer het bestand waaraan je vrije velden wilt toevoegen.

   Je kunt alleen zoeken op 'bevat tekst', niet op criteria zoals @ (begint met). Als je bijvoorbeeld zoekt op 'organisatie', dan zie je alle items die deze zoekterm bevatten.

5. Klik op: Nieuw. (Op het tabblad Velden).

   

6. Selecteer het Veldtype.

   Het veldtype bepaalt wat je kunt gaan vastleggen in de database. Bij een J/N-nee veld bijvoorbeeld, krijgen de gebruikers een vinkveld te zien dat op ja (aangevinkt) of nee (niet aangevinkt) kan staan.

   Let op:

   Je kunt het veldtype en de velden onder Opties (zoals de veldlengte) niet meer wijzigen nadat je het vrije veld hebt aangemaakt.

7. Vul het Label en de Kolomtekst in. Het label is bestemd voor het eigenschappenvenster, de kolomtekst is voor de weergave. Probeer de kolomtekst kort te houden, dit komt de overzichtelijkheid van de weergave ten goede.

   Let op:

   De naam van een vrij veld mag niet eindigen op een koppelteken (liggend streepje).

   

8. Vul de overige velden in. Deze zijn afhankelijk van het eerder geselecteerde Veldtype.

   In de tooltip kun je voor jezelf een toelichting bij het vrije veld toevoegen, bijvoorbeeld het doel/proces waarvoor je het veld aanmaakt.

9. Klik op: Voltooien.

Vervolgstappen:

• Leg eventuele veldinstellingen vast, bijvoorbeeld om het veld verplicht te stellen, wijzigbaar te maken of onzichtbaar te maken.
• Maak een vrij tabblad aan en plaats de velden op dit tabblad.

Veld zoeken via het filtervenster:

Je kunt een veld zoeken via het filtervenster.

Vrij veld vertalen

Je kunt vrije velden (veldnaam en kolomtekst) vertalen.

Hierdoor kun je vrije velden in Profit tonen in de taal van de gebruiker (dit is de taal die de gebruiker selecteert in de bovenste balk van het Profit-scherm). In InSite geldt de sitetaal.

Vrij veld vertalen:

1. Voeg het vrije veld toe.
2. Open het vrije veld.
3. Klik op: het vlaggetje.

   

Vrij veld kenmerken als privacygevoelig

Als je vrije velden hebt, is het verstandig daarbij aan te geven of het privacygevoelige persoonsgegevens betreft of niet. Zodra je dit hebt ingevuld zie je het vrije veld ook terug in het overzicht van de persoonsvelden. Daarmee maak je je overzicht compleet, bijvoorbeeld voor als je controle krijgt voor de AVG. Ook de rapporten, weergaven, etc. waarin je het veld hebt gebruikt zie je zodoende terug en kun je eventueel wijzigen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de tabel met gegevens. Bijvoorbeeld via Medewerker / Medewerker.
3. Open de eigenschappen van het vrije veld.
4. Ga naar het tabblad: Veld eigenschappen.
5. Vink Veld bevat privacygevoelige persoonsgegevens aan.
6. Vul bij Beschrijving o.a. het doel in waarvoor je dit gegeven registreert.

   

Klik op: OK.

Zie ook

• Vrije velden voor facturering toevoegen