Documentmanagement inrichten
Gebruik documentmanagement om documenten via InSite en/of OutSite te verspreiden. Hierdoor 'zwerven' er geen losse documenten door de organisatie. Documenten zijn gebaseerd op sjablonen waarmee je bepaalt, welke medewerkers documenten mogen opstellen en welke medewerkers documenten mogen lezen. Voorbeelden van documenten zijn nieuwsbrieven, notulen, het personeelsreglement, etc.
Lees eerst de algemene beschrijving van Documentmanagement.
Beschrijving
Een documentsjabloon bepaalt het volgende:
- Publiceren van documenten op InSite en/of OutSite
Auteurs publiceren bijvoorbeeld de nieuwsberichten op zowel InSite als OutSite, zodat zowel klanten als medewerkers deze kunnen lezen. Je publiceert het personeelshandboek uiteraard alleen op InSite.
- Type document
Als een auteur een document toevoegt, kan hij de tekst invullen, een document koppelen (bijvoorbeeld een pdf) of een hyperlink naar een document toevoegen. Combinaties hiervan zijn ook mogelijk.
- Auteurs
Medewerkers die documenten mogen toevoegen of wijzigen.
Voorbeeld:
Bij de sjabloon Controlling zijn twee auteurslagen vastgelegd.
Medewerkers van de Afdeling Controlling mogen documenten toevoegen en hun eigen documenten wijzigen. Managers van de Afdeling Controlling mogen documenten toevoegen en alle documenten, gebaseerd op de sjabloon Controlling wijzigen.
- Lezers
Medewerkers die documenten mogen raadplegen. Lezers kunnen reacties toevoegen als dit is toegestaan bij een document. Je kunt bepalen dat lezers bepaalde documenten, gebaseerd op de sjabloon, moeten accorderen. Dit kan nodig zijn bij belangrijke mededelingen, zoals wijzigingen in het personeelshandboek. Zo weet je zeker dat elke medewerker op de hoogte is van de actuele stand van zaken.
- Standaardinhoud
Elk sjabloon heeft een sjabloonpagina. Deze kun je in InSite bewerken en een standaardinhoud, indeling of opmaak geven. Als een auteur een document toevoegt, wordt de standaardinhoud getoond. Hiermee stuur je de auteurs en zorg je er voor, dat er niets vergeten wordt.
Schematisch overzicht inrichten documentmanagement:
