Nieuwe versie van document aanmaken

Je kunt een nieuwe versie van een document maken. Profit bewaart oudere versies, waardoor je automatisch een documenthistorie opbouwt. Het bewaren van documentversies kan handig zijn bij bijvoorbeeld reglementen en documenten met een juridische inhoud, zodat je precies kunt zien wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd en waarop deze betrekking hadden.

Voorwaarden:

• Dit is toegestaan in de sjabloon waar het document op gebaseerd is.
• Je opent het document in InSite vanuit de overzichtspagina met documenten die je mag wijzigen of documenten die je zelf hebt ingestuurd.

Bij een document zonder versiebeheer kun je geen versies aanmaken, maar je kunt het document als zodanig wel aanpassen.

Nieuwe versie van document aanmaken:

1. Open de overzichtspagina Documenten (auteurs) of Mijn ingestuurde documenten.
2. Open het document waarvan je een nieuwe versie wilt maken.
3. Klik op de actie: Nieuwe versie maken.

   Je opent nu een kopie van de bestaande pagina waarbij de kenmerken, de inhoud en eventuele bijlagen zijn overgenomen.

4. Pas de tekst aan.
5. Klik op: Eigenschappen.
6. Vul minimaal een nieuwe publicatiedatum in, anders krijgt de nieuwe versie de oude publicatiedatum.
7. Als je het document op een later moment beschikbaar wilt stellen aan de lezers, vul je het veld Beschikbaar maken op met de gewenste datum. Het document is vóór die datum alleen zichtbaar in sitebeheer.

   Let op:

   Als je een nieuwe versie publiceert van een document met versiebeheer en je vult het veld Beschikbaar maken op met een datum in de toekomst, dan zijn eerdere versies van het document ook niet beschikbaar.

8. Publiceer het document.