Document aanpassen in InSite

Een auteur kan eigen documenten aanpassen. Een Sitebeheerder kan alle documenten aanpassen via Sitebeheer.

Lees ook de pagina Nieuwe versie van document aanmaken.

Document aanpassen door auteur

Een auteur kan een document aanpassen, afhankelijk van de status van het document.

Document aanpassen:

1. Open InSite.
2. Open het overzicht Documenten (auteurs).
3. Controleer de status van het document:
   • Je kunt een document met de status In workflow aanpassen, als het document zich in een workflowtaak bevindt waarbij redigeren is toegestaan.
   • Je kunt een document met de status Concept aanpassen als je auteursrechten hebt op basis van het documentsjabloon én als het document nog niet in de workflow zit.
   • Je kunt een document met de status Gepubliceerd aanpassen als je auteursrechten hebt op basis van het documentsjabloon én als er nog geen concept van de pagina in de workflow zit.
4. Bewerk het document of de documenteigenschappen.

   Bij de documenteigenschappen zie je de velden Documentstatus en Type document. Hierbij kun je een waarde uit een vrije tabel selecteren. Je kunt deze vrije tabellen vullen via de functie Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

5. Publiceer het document.

Document met versiebeheer aanpassen:

Je kunt per documentsjabloon bepalen of je versies van documenten wilt bijhouden. Hierdoor ontstaat bij elk document een historie van oude versies van het document.

• Als het document uit de workflow is, of als het document geen workflow heeft, dan kan de auteur het document niet aanpassen. Je kunt alleen een nieuwe versie van het document maken.
• Als het document nog in de workflow zit, dan kan de beoordelaar het document aanpassen.

Document aanpassen door Sitebeheerder

Een Sitebeheerder kan alle documenten aanpassen via Sitebeheer.

Document aanpassen:

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Ga naar het tabblad: Site.
3. Klik op: Onderhouden / Onderhouden pagina's.

   

4. Open het document.
5. Bewerk het document.
6. Je kunt de eigenschappen van het document aanpassen, Denk hierbij aan de interne omschrijving, de titel, kenmerken, de bestandsnaam die in de url getoond wordt (=Naam publicatie), etc.
   • Ga naar het tabblad: Pagina.
   • Klik op: Pagina-informatie / Eigenschappen.
   • Voer je aanpassingen door.
7. Publiceer het document.