Opt-in bij invulformulier (OutSite)

De opt-in functionaliteit biedt ondersteuning voor het massaal versturen van berichten via e-mail. Dit is alleen wettelijk toegestaan als de ontvanger van te voren toestemming heeft gegeven. Met deze functionaliteit biedt Profit ondersteuning voor het proces om toestemming te vragen via de zogenaamde 'dubbele opt-in functionaliteit'.

Door bij invulformulieren een Houd mij op de hoogte veld op te nemen kan het opt-in proces automatisch worden gestart (en voltooid) door de bezoeker zelf.

Inhoud

Beschrijving

Het massaal versturen van ongevraagde e-mail berichten naar particulieren en bedrijven is wettelijk niet toegestaan, dit mag alleen als de geadresseerde hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Een methode om deze toestemming te krijgen is via de dubbele opt-in.

Zo krijg je toestemming van de gebruiker:

Ter ondersteuning van het opt-in proces leg je verschillende gegevens vast. Sommige gegevens legt de bezoeker vast en andere vul je zelf in Profit in. We adviseren je om de bezoeker zoveel mogelijk gegevens zelf te laten invullen zodat je onenigheid over het versturen van e-mailingen voorkomt.

Let op:

Als je toch zelf wijzigingen aanbrengt in de status, zorg er dan voor dat je bewijs van de toestemming op een andere manier vastlegt (bijvoorbeeld door een ondertekend formulier in te scannen en toe te voegen aan het dossier van de betreffende persoon).

Profit ondersteunt alleen een eenvoudige opt-in. Per persoon wordt bijgehouden of toestemming is gekregen om de persoon te e-mailen of niet. Complexere situaties, bijvoorbeeld per persoon toestemming bijhouden voor meerdere nieuwsbrieven, wordt niet direct ondersteund. Dit kun je oplossen door gebruik te maken van vrije velden, en bij het versturen van een e-mailing te kijken naar het opt-in veld en het vrije veld.

Voorbereiding

  • Opt-in bij invulformulieren inrichten

    Het inrichten van invulformulieren bestaat uit het voldoen aan de wettelijke voorwaarden en het instellen van de standaard mail, het inrichten van het invulformulier en het autoriseren van de toestemming.

Toestemming e-mailing aanvragen

In de eigenschappen van een persoon kun je de actie E-mail toestemming starten. Met deze actie start je een wizard waarmee je het hele opt-in proces doorloopt.

Toestemming e-mailing aanvragen:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  2. Open de eigenschappen van de persoon.
  3. Klik op: Acties / E-mail toestemming.

    Profit controleert nu of de mailserver is ingericht in Profit en of er minimaal één site aanwezig is.

  4. Kies voor: Aanvraag voor toestemming (opnieuw) starten.

    Deze actie kun je starten als een aanvraag wel is verstuurd maar niet is ontvangen, of als iemand buiten Profit om (bijvoorbeeld via de telefoon) heeft gevraagd om opgenomen te worden op de opt-in lijst.

  5. Klik op: Volgende.
  6. Selecteer, als je meerdere sites hebt gedefinieerd, de site waarmee je de uitnodiging wilt versturen.
  7. Klik op: Volgende.

    Je krijgt nu een samenvatting te zien van de voorgaande stappen.

  8. Klik op: Voltooien.

    Profit stuurt nu een e-mail naar de persoon.

    Hierbij wordt de berichtsjabloon gebruikt dat je hebt ingesteld in de eigenschappen van de site.

    Dit kan je controleren via Algemeen / In & OutSite / Site / eigenschappen Site / tabblad Berichtsjablonen.

    Via Algemeen / Beheer / Bericht / Historie kun je controleren of het e-mailbericht ook echt is verstuurd.

Toestemming e-mailing bevestigen, annuleren of proces stoppen

Toestemming bevestigenJe kunt de toestemming voor een e-mailing handmatig beheren via de eigenschappen van de persoon.

Toestemming e-mailing beheren:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  2. Open de eigenschappen van de persoon.
  3. Ga naar tabblad: E-mail toestemming.
  4. Op dit tabblad zie je de voortgang van het proces.

Toestemming e-mailing via portal

Een gebruiker die toegang heeft tot de portal van een site kan via Mijn gegevens direct toestemming geven voor het ontvangen van e-mail.

Je moet dit e-mailbericht wel eerst maken en koppelen aan de site.

Let op: 

Het linken naar de klantportal heeft alleen zin als de personen daadwerkelijk kunnen inloggen in de portal. Als iemand zich bijvoorbeeld via een invulformulier heeft opgegeven hoeft hij geen gebruiker te zijn met toegang tot de portal. Dergelijke personen kunnen zich alleen afmelden via een directe link.

Ook moet bij de eigenschappen van de site het veld Toestemming voor e-mailingen via mijn gegevens zijn aangevinkt omdat de bezoeker anders niets kan in de portal.

Instellen toestemming e-mailing via 'Mijn gegevens':

  1. Ga naar: de website.
  2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
  3. Ga naar: Mijn gegevens.
  4. Vink Houd mij op de hoogte aan.
  5. Klik op: Opslaan.

Annuleren opt-in:

  1. Ga naar: de website.
  2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
  3. Ga naar: Mijn gegevens.
  4. Vink Houd mij op de hoogte uit.
  5. Klik op: Opslaan.

Proces toestemming e-mailing via website

Het opt-in proces via de website bestaat uit het starten van het proces via het invulformulier, het bevestigen en eventueel het annuleren van de opt-in.

Proces toestemming e-mailing via website door gebruiker:

Een klant kan het opt-in proces via de website starten door in een invulformulier het veld Houd mij op de hoogte aan te vinken en het e-mailadres in te vullen.

  1. Ga naar: de website.
  2. Vul een invulformulier in.
  3. Vink Houd mij op de hoogte aan.
  4. Vul het e-mailadres in.

    Je ontvangt nu automatisch een bevestigingsmail in de inbox van het door jou opgegeven e-mailadres.

  5. Open de bevestigingsmail.
  6. Klik op: de link in de mail om de aanvraag te bevestigen.

    Je krijgt nu een pagina te zien waarin bevestigd wordt dat je het opt-in proces hebt voltooid.

Annuleren opt-in:

Nadat je toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van e-mailing kun je op elk gewenst moment deze toestemming annuleren.

In elk e-mailbericht dat je ontvangt heb je de mogelijkheid om je toestemming in te trekken.

  1. Ga naar: de inbox.
  2. Open bijvoorbeeld een nieuwsbrief.
  3. Klik op: de link om je uit te schrijven voor het ontvangen van e-mail.

    Er wordt nu een pagina getoond waarin wordt bevestigd dat de annulering is verwerkt.