Matchen persoon / organisatie

Als een anonieme, of 'onbekende' bezoeker zijn gegevens invult op een invulformulier kun je deze gegevens niet opslaan in een dossier van een organisatie, persoon of contactpersoon. Door het matchen van de gegevens kun je kijken of de persoon of organisatie toch al bekend is als organisatie of persoon. Is dit niet zo dan kun je met de informatie een nieuwe (contact)persoon of organisatie aanmaken.

Voor het matchen van personen vanuit de workflow beschik je over de workflowactie Verwerken gegevens uit invulformulier. Bij het aanmaken van de workflow vink je dit veld aan. Als je dat niet doet heb je geen mogelijkheid om de gegevens te matchen.

Je kunt Matchen persoon en Matchen organisatie alleen gebruiken als minimaal de achternaam van de persoon of de naam van de organisatie is ingevuld. Zorg dus dat deze velden verplicht zijn om in te vullen op het invulformulier.

Weergaven starten:

Je kunt de (geautoriseerde) weergaven starten via:

• Algemeen /In & OutSite / Invulformulier / Matchen persoon
• Algemeen / In & OutSite / Invulformulier / Matchen organisatie.

Verwerken gegevens:

1. Ga naar: InSite.
2. Open de eigenschappen van een dossieritem waaraan een invulformulier is gekoppeld.
3. Klik op de actie: Verwerken gegevens uit invulformulier.

   Afhankelijk van de inhoud van het invulformulier kun je nu kiezen uit:

   • Matchen persoon:

     Klik op de zoekknop achter Koppelen aan persoon. Je opent nu een weergave met mogelijke matches. Als de persoon al bestaat selecteer je de match en koppel je daarmee het invulformulier aan deze persoon.

     Als de persoon geen match heeft sluit je de weergave en klik je op Nieuw persoon. Je voegt nu een nieuwe persoon toe. De velden die in het invulformulier zijn ingevuld worden overgenomen en het invulformulier wordt direct opgenomen in het dossier van deze persoon.

     Bij het matchen worden de volgende velden gebruikt: Organisatienaam, Achternaam, E-mailadres organisatie, E-mail privé, E-mail werk en Geslacht.

   • Matchen organisatie:

     Klik op de zoekknop achter Koppelen aan organisatie. Je opent nu een weergave met mogelijke matches. Als de organisatie al bestaat selecteer je de match en koppel je daarmee het invulformulier aan deze organisatie.

     Als de organisatie geen match heeft sluit je de weergave en klik je op Nieuwe organisatie. Je voegt nu een nieuwe organisatie toe. De velden die in het invulformulier zijn ingevuld worden overgenomen en het invulformulier wordt direct opgenomen in het dossier van deze organisatie.

     Bij het matchen worden de volgende velden gebruikt: Organisatienaam, E-mail privé en E-mail werk.

4. Klik op: OK.

   Afhankelijk van je keuze wordt nu de persoon, organisatie en/of contactpersoon gekoppeld aan het invulformulier. Als je zowel een persoon als een organisatie hebt gekoppeld, wordt automatisch de contactpersoon verwerkt.