Invulformulieren

Invulformulieren vormen een essentieel deel van customer self service. Als een klant een vraag wil stellen, zich wil inschrijven voor een evenement of bijvoorbeeld brochure wil downloaden, gebruik je een invulformulier. De klant legt zelf zijn communicatiegegevens vast via een webpagina, hier komt geen persoonlijk contact aan te pas. Hierna kan bijvoorbeeld een workflow gestart worden om de vraag van de klant op te volgen. Ook kun je op deze manier makkelijk een database met gegevens van potentiële klanten opbouwen.

Video

Beschrijving

Je kunt invulformulieren voor verschillende situaties gebruiken. Afhankelijk van de toepassing moet je meer gegevens instellen.

Inschrijven of Registreren?

Als je wilt weten hoeveel mensen er komen, en je wilt niet weten wie deze personen zijn dan kies je voor Inschrijven (cursus).

Als je wilt weten wie informatie wil hebben of naar een evenement komt dan kies je voor Registreren (algemeen). De bezoeker moet dan zijn gegevens achterlaten (registreren) zodat je contact op kunt nemen.

Als je wilt dat iemand, voordat hij een bestand kan downloaden, eerst zijn gegevens vastlegt zodat een workflow wordt gestart waardoor iemand de taak krijgt om hem na te bellen dan, kies je voor Inschrijven (algemeen).

Inschrijven anonieme deelnemer

Voor het direct inschrijven van een anonieme deelnemer op een cursus is een apart inschrijfformulier.

Aantallen tellen -> inschrijfformulier

Stel dat je een dag organiseert waarbij bezoekers vrij kunnen binnenlopen in het bedrijf. Het maakt je niet uit wie die bezoekers zijn: klanten, prospects, familie van medewerkers, mensen uit de buurt, etc.

De afdeling facilitair bedrijf wil wel graag weten hoeveel mensen zij kunnen verwachten in verband met de catering.

Je maakt in dit geval een inschrijfformulier aan waar je verder geen actie aan koppelt.

De ingevulde formulieren worden opgeslagen in Profit. Er is geen weergave, maar wel een gegevensverzameling beschikbaar. Via de analyse Ingevulde formulieren kun je het resultaat dan uit Profit halen.
Daarbij moet je filteren op het veld 'Invulformulier omschrijving', omdat er één gegevensverzameling is voor alle invulformulieren (ook diegene waarvoor een workflow wordt ingestuurd).

Informatie verzamelen

Als een bezoeker van de site zich in wil schrijven voor een evenement wil je graag weten wie deze bezoeker is. Je kunt dan bijvoorbeeld alvast een naamkaart klaarleggen of een gepersonaliseerd certificaat. In dit geval maak je een inschrijfformulier dat je koppelt aan een type dossieritem. Via de bestemming van het type dossieritem sla je de inschrijving op in het dossier van bijvoorbeeld de organisatie of persoon.

Informatie verzamelen en vervolgtaak -> registratieformulier

Stel dat een bezoeker van de site een brochure aanvraagt. Je wilt dan graag weten wie interesse heeft in een product. Als de bezoeker zich inschrijft moet een medewerker van de afdeling Marketing de brochure (digitaal versturen). Vervolgens belt een medewerker van de verkoop binnendienst de klant op. Je maakt hiervoor een registratieformulier aan waarmee je regelt dat de bezoeker zich eerst registreert voordat hij kan aangeven (op een vervolgpagina) van welk product hij een brochure wil downloaden.

Voorbeeld werking:

Voorbereiding

• Invulformulier inrichten

  Je kunt het ingevulde formulier opslaan in het dossier van een persoon of organisatie. Dit kan alleen als aan het invulformulier een type dossieritem is gekoppeld.

Werkwijze

• Invulformulier toevoegen
• Ingevulde formulieren raadplegen
• Filteren op invulformulieren
• Matchen persoon / organisatie
• Anonieme deelnemer direct inschrijven voor cursus
• Default website raadplegen voor gebruiker bij meerdere sites
• Ingevulde invulformulieren verwijderen

Zie ook

• Invulformulier verwerken in OutSite

  Als aan een dossieritem een invulformulier is gekoppeld, dan worden in de eigenschappen van het dossieritem in het part Algemeen alle velden van dat invulformulier toegevoegd met de waarde zoals die door de bezoeker is ingevuld. Je kunt deze gegevens niet aanpassen

• Invulformulier via workflow verwerken in InSite

  Je kunt een invulformulier verwerken via de takenlijst in InSite.

• Matchen persoon/organisatie

  Voor het matchen van personen vanuit de workflow beschik je over de workflowactie Verwerken gegevens uit invulformulier.

• Default website raadplegen voor gebruiker bij meerdere sites

  Als er meerdere sites zijn ingericht wordt bij de gebruiker automatisch de default website gevuld als hij inlogt in een OutSite site. Als je bij het versturen van een e-mail een link opneemt naar een site, wordt deze site gekoppeld.

• Opt-in bij invulformulier

  De opt-in functionaliteit biedt ondersteuning voor het massaal versturen van berichten via e-mail. Dit is alleen wettelijk toegestaan als de ontvanger van te voren toestemming heeft gegeven. Met deze functionaliteit biedt Profit ondersteuning voor het proces om toestemming te vragen via de zogenaamde 'dubbele opt-in functionaliteit'.