Zoeken in InSite

Je beschikt over een krachtige zoekfunctie voor het doorzoeken van InSite. Je kunt zoeken in documenten, dossieritems en bijlagen. De zoekfunctie is alleen beschikbaar als deze is ingericht.

Welke bronnen worden doorzocht

Bij een zoekactie doorzoek je de volgende bronnen:

• InSite-pagina's

  Doorzoeken van gepubliceerde pagina's die tekst bevatten (zie de toelichting onderaan dit helponderwerp). Het zoekresultaat bevat alleen pagina's die rechtstreeks geopend kunnen worden (zonder inputparameter).

• Dossieritems en reacties op dossieritems

  Doorzoeken van dossieritems op nummer, omschrijving en toelichting, de naam van de instuurder en de omschrijving van het type dossieritem.

  Je kunt alleen dossieritems doorzoeken als dit is toegestaan bij het type dossieritem.

  Bij reacties zoek je op tekst en instuurder.

• Gepubliceerde documenten en reacties op documenten

  Doorzoeken van gepubliceerde documenten die tekst bevatten (bijvoorbeeld kernwoorden, introductie of tekst in het document).

  Bij reacties zoek je op tekst en afzender.

• De tekst van bijlagen

  Bij grote bijlagen worden alleen de eerste pagina's geïndexeerd, tot een maximum van 3.000 woorden of 20.000 tekens. Bij PDF-documenten geldt een extra beperking, alleen de eerste 20 pagina's worden geïndexeerd.

  Je kunt in Profit controleren welke typen bestanden geïndexeerd worden. Je kunt deze typen niet wijzigen.

Als een gebruiker een zoekactie uitvoert, worden alleen zoekresultaten getoond waarvoor de gebruiker geautoriseerd is.

Let op:

De autorisatie op menu en tabbladen in Profit is hierbij niet relevant. Als een gebruiker toegang heeft tot een bepaalde dossieritems op basis van de filterautorisatie en instellingen in de eigenschappen van het type dossieritem, zal de gebruiker toegang hebben tot deze dossieritems via de zoekfunctie.

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een gebruiker in Profit geen toegang heeft tot CRM / Dossier / Dossier of de tabbladen waarop dossieritems getoond worden. De gebruiker kan echter wel toegang hebben tot dossieritems op basis van de filterautorisatie en instellingen in de eigenschappen van het type dossieritem.

Dit geldt ook voor toegang via de bestemming van een dossieritem. Het kan voorkomen dat een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaalde bestemming, zoals een organisatie. Maar als de gebruiker wel toegang heeft tot het dossieritem als zodanig, dan zal dit dossieritem wel beschikbaar zijn via de zoekfunctie.

Ranking van zoekresultaten

De ranking is de volgorde waarin zoekresultaten getoond worden. AFAS Profit gebruikt een SQL-database en het zoeken wordt uitgevoerd op basis van Full-Tekst search. Als je zoektermen letterlijk gevonden worden in een document, dan zal dit document hoger eindigen dan wanneer de gevonden termen verspreid door het document staan. Daarnaast zullen recente items een hogere ranking krijgen.

Zoeken in InSite of OutSite:

1. Open de zoekpagina.
2. Vul de zoekterm in.
3. Klik op: Zoeken.

   Je zoekt op de hele zoekterm en op woorden die beginnen met de zoekterm.

   Voorbeeld:

   Je zoekt op: Micro

   Het zoekresultaat bevat bijvoorbeeld de termen: Micro, Microsoft.

   Om te zoeken op meerdere termen die letterlijk achter elkaar in de tekst voorkomen, plaats je aanhalingstekens om de zoekterm.

   Voorbeeld:

   Je zoekt op: "Microsoft Office".

   Het zoekresultaat bevat alleen pagina's, documenten, etc. waarin "Microsoft Office" letterlijk voorkomt.

   AND: zoek op twee termen die beide op een pagina voorkomen. Je mag een &-teken gebruiken in plaats van AND.

   Voorbeeld:

   Je zoekt op: Microsoft AND Office

   Je kunt deze opdracht ook als volgt invullen: Microsoft & Office

   Het zoekresultaat bevat alleen pagina's waarop de woorden Microsoft en Office allebei voorkomen. De woorden hoeven niet naast elkaar te staan, als deze maar op dezelfde pagina staan.

   OR: zoek op twee termen waarvan minimaal een op een pagina voorkomt. Je mag | gebruiken in plaats van OR.

   Voorbeeld:

   Je zoekt op: Microsoft OR Office

   Je kunt deze opdracht ook als volgt invullen: Microsoft | Office

   Het zoekresultaat bevat pagina's waarop de woorden Microsoft en/of Office voorkomen.

   AND NOT: zoek op twee termen waarvan een op een pagina voorkomt en de andere niet. Je mag &! gebruiken in plaats van OR.

   Voorbeeld: 

   Je zoekt op: Microsoft AND NOT Office

   Je kunt deze opdracht ook als volgt invullen: Microsoft &! Office

   Het zoekresultaat bevat pagina's waarop Microsoft voorkomt, maar Office niet.

Welke pagina's worden geïndexeerd

Alleen pagina's die worden geïndexeerd, zullen terugkomen in het zoekresultaat van een zoekactie. Profit indexeert echter niet alle pagina's. Bepaalde pagina's hebben alleen een technische toepassing of dienen voor het selecteren van gegevens en deze pagina's worden niet geïndexeerd.

Profit indexeert pagina's waarbij minimaal één van de volgende gegevens gevuld is:

• Introductie
• Kernwoorden (voor zoekmachine)
• Tekst met opmaak
• Bijlage
• Introductie (Samenvatting)

Als bijvoorbeeld alleen de titel van een pagina gevuld is, wordt de pagina niet geïndexeerd. Als een pagina wel geïndexeerd wordt omdat minimaal één van de bovenstaande velden gevuld is, worden de volgende gegevens in de index opgenomen:

• Titel
• Subtitel
• Introductie
• Tekst met opmaak (inhoud van de pagina)
• Kernwoorden
• Titels van zichtbare paginaonderdelen, zoals video’s, tekst met opmaak, afbeeldingen, enz.
• Omschrijving (alleen als de velden Titel en Afwijkende titel leeg zijn).