Zoeken in InSite inrichten

Je beschikt over een krachtige zoekfunctie voor het doorzoeken van InSite. Je kunt zoeken in documenten, dossieritems en bijlagen.

Inhoud
Autorisatie

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat alleen beheerders van InSite toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4.  Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
    •  Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen
    • CRM / Dossier / Dossier
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Eigenschappen / Tabbladen.
  8. Autoriseer het tabblad: Zoeken.
  9. Ga naar: CRM / Dossier / Type dossieritem / Tabbladen.
  10. Autoriseer het tabblad: Instellingen.
  11. Sluit de Autorisatie tool.
  12. Klik op Ja bij de melding..

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zoeken inschakelen

Je schakelt het zoeken in InSite per omgeving in.

Na het inschakelen van de zoekfunctie wordt de content (pagina's, documenten en bijlagen) in de Profit-database geïndexeerd, zodat deze via InSite doorzocht kan worden. Dossieritems worden alleen geïndexeerd als dit bij het type dossieritem is ingesteld.

Nieuwe content wordt geïndexeerd op het moment dat deze wordt toegevoegd. Bij het importeren van grote hoeveelheden dossieritems of bestanden kun je de zoekfunctie eventueel tijdelijk uitschakelen, waardoor de import sneller verloopt. Na het importeren schakel je de zoekfunctie weer in en wordt de nieuwe content geïndexeerd.

De naam van de instuurder (van dossieritems, documenten en reacties) wordt ook geïndexeerd. De index wordt echter niet bijgewerkt als de naam van de instuurder wordt gewijzigd. Als je de nieuwe naam wilt indexeren, moet je de zoekfunctie uitschakelen en weer inschakelen. Hierdoor wordt de index opnieuw opgebouwd.

Zoeken in InSite inschakelen:

Let op:

Er mogen geen gebruikers in de omgeving werken.

  1. Open de omgeving waarvoor je InSite doorzoekbaar wilt maken.
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad: Zoeken.

    Dit tabblad bevat het veld De functie 'Full-Text Search' is aanwezig op de Profit SQL-instantie. Dit veld wordt ter informatie getoond, je kunt dit niet wijzigen.

  4. Vink Zoeken in InSite activeren aan.

    Op dit tabblad staat ter informatie een overzicht van bestandstypen van bijlagen die worden geïndexeerd. Dit betekent dat de gebruikers zoekacties kunnen uitvoeren op teksten in bijlagen van deze bestandstypen.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Bevestig het opbouwen van de index, deze actie kan enige tijd in beslag nemen.

    Het is ook mogelijk om de index later op te bouwen (of opnieuw op te bouwen) met de actie Zoekindex bijwerken. Deze actie is alleen beschikbaar als Zoeken in InSite activeren aangevinkt. Ga hiervoor naar Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen en Klik op: Acties / Zoekindex bijwerken.

Type dossieritem inrichten

Je bepaalt per type dossieritem of dossieritems doorzocht mogen worden in InSite.

Je kunt vertrouwelijke typen dossieritems niet als doorzoekbaar instellen.

Let op:

De autorisatie op menu en tabbladen in Profit is hierbij niet relevant. Als een gebruiker toegang heeft tot een bepaalde dossieritems op basis van de filterautorisatie en instellingen in de eigenschappen van het type dossieritem, zal de gebruiker toegang hebben tot deze dossieritems via de zoekfunctie.

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een gebruiker in Profit geen toegang heeft tot CRM / Dossier / Dossier of de tabbladen waarop dossieritems getoond worden. De gebruiker kan echter wel toegang hebben tot dossieritems op basis van de filterautorisatie en instellingen in de eigenschappen van het type dossieritem.

Dit geldt ook voor toegang via de bestemming van een dossieritem. Het kan voorkomen dat een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaalde bestemming, zoals een organisatie. Maar als de gebruiker wel toegang heeft tot het dossieritem als zodanig, dan zal dit dossieritem wel beschikbaar zijn via de zoekfunctie.

Type dossieritem inrichten voor zoeken in InSite:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  4. Vink Dossieritem doorzoekbaar maken in InSite aan.
  5. Koppel eventueel een afbeelding die in het zoekresultaat getoond wordt. Je kunt per type dossieritem een andere afbeelding koppelen.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Bevestig het opbouwen van de index, deze actie kan enige tijd in beslag nemen.

    Het is ook mogelijk om de index later op te bouwen (of opnieuw op te bouwen) met de actie Zoekindex bijwerken in Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.

Zoekpagina toevoegen in InSite

Je kunt de zoekfunctie op twee manieren beschikbaar te stellen. Je voegt het zoekveld toe in het menu of de header, of je voegt een aparte zoekpagina toe in het menu.

Zoekveld beschikbaar stellen:

Je hebt de volgende mogelijkheden:

  • Zoekknop rechtsboven in header / Zoekknop rechts in menu
  • Geen zoekknop in site

Zie ook:

Zoeken uitschakelen

Als je de zoekfunctionaliteit niet wilt gebruiken, kun je deze uitschakelen. Hierdoor wordt de zoekindex uit de Profit-database verwijderd. Als je de zoekfunctionaliteit later weer inschakelt, bouwt Profit de zoekindex weer op.

Zoeken in InSite uitschakelen:

  1. Open de omgeving waarvoor je het zoeken in InSite wilt uitschakelen.
  2. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad: Zoeken.
  4. Vink Zoeken in InSite activeren uit.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.