Workflowactie toevoegen

Bij elke taak voeg je de acties toe die een gebruiker mag uitvoeren. Hiermee kun je de workflow doorzetten naar een volgende of andere taak.

Andere (speciale) acties worden apart toegelicht:

• Delegeren, overdragen, maak mij verantwoordelijk, maak iemand verantwoordelijk.
• Digitaal ondertekenen
• Verwerken persoonsgegevens invulformulier

Muterende workflows hebben ook speciale acties, omdat je bij het uitvoeren van een actie gegevens in Profit moet muteren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de workflows voor verlof. Als een verlofaanvraag wordt goedgekeurd, wordt de aanvraag definitief vastgelegd in Profit en het verlofsaldo van de medewerker wordt bijgewerkt.

De werking van veel workflows wordt per workflow toegelicht.

Toelichting bij actie inrichten:

Als je de Toelichting bij de actie hebt ingevuld, wordt de tekst van de toelichting getoond in het bevestigingsscherm in de workflow. Je kunt dan zelf de tekst bepalen die in dit scherm wordt getoond, bijvoorbeeld om extra uitleg te geven bij de actie.

1. Selecteer de actie
2. Vul eventueel de Toelichting in.

   De tekst die je als toelichting bij de actie invult is voor de gebruiker zichtbaar in het bevestigingsscherm. Als je bijvoorbeeld extra informatie wilt geven bij een actie vul je dat hier in.

Reactie mogelijk, verplicht of niet toegestaan:

1. Selecteer een actie en stel in of een reactie verplicht is.
   • Bij een verplichte reactie moet de gebruiker een reactie geven in de huidige taak, anders kan de actie niet worden uitgevoerd. Een reactie die eerder is gegeven door dezelfde gebruiker, kan niet meer verwijderd worden.
   • Een verplichte reactie kan achteraf niet meer verwijderd worden.
   • Bij de instelling Reactie niet toegestaan kan diegene die de actie uitvoert, geen reactie geven. Als je toch een reactie geeft en op de actie klikt, krijg je de melding dat de reactie niet is toegestaan. Verwijder eerst de reactie en klik dan op de actie.
   • Als bij geen enkele actie een reactie is toegestaan, dan kun je helemaal geen reactie invullen (het invulvak wordt niet getoond). Hiermee kun je ook bereiken dat er geen reactie kan worden gegeven in de laatste stap van de workflow. Is deze laatste stap bijvoorbeeld de actie Afgehandeld, dan zet je bij deze actie het veld Reactie geven op Niet toegestaan.