Workflowtaak delegeren, overdragen, verantwoordelijk maken

Naast de actie Afhandelen heb je een aantal extra acties. Hiermee kun je een actie toewijzen aan iemand anders.

Video

Extra acties bij een taak

Overzicht van de acties:

• Delegeren

  Plaats de workflow tijdelijk bij een ander, bijvoorbeeld om informatie op te vragen. De verantwoordelijke wijzigt niet en houdt rechten op de workflow.

• Overdragen

  Draag de workflow volledig over aan een ander. De verantwoordelijke wijzigt niet en houdt rechten op de workflow. De 'ontvanger' van de workflow heeft wel rechten op alle workflowacties en kan de workflow verder afhandelen.

• Maak mij verantwoordelijk

  Je maakt jezelf verantwoordelijk, waardoor de taak bij anderen uit de takenlijst verdwijnt.

• Maak iemand verantwoordelijk

  Je maakt iemand anders verantwoordelijk, waardoor de taak bij die persoon in de takenlijst komt en bij de anderen uit de takenlijst verdwijnt.

Bij deze acties beschik je over de volgende mogelijkheden:

• je bepaalt zelf welke acties wel en niet in de workflow zitten.
• Je kunt per actie aangeven of je een e-mail wilt versturen via een berichtsjabloon (dit is niet beschikbaar bij Maak mij verantwoordelijk).
• Je kunt een reactie verplicht maken.
• Je kunt de omschrijving aanpassen.
• Je kunt gebruik maken van condities en velden.

Rechten op de bestemming van de workflow

De nieuwe verantwoordelijke kan rechten krijgen op de workflow. Hierbij is het onderscheid van belang tussen Profit-workflows (type dossieritem met een negatieve code) eigen workflows (type dossieritem met een positieve code).

Bijvoorbeeld: de bestemming van de workflow is medewerker X en de oude verantwoordelijke heeft via de filterautorisatie recht op medewerker X. Als de workflow wordt overgedragen op een nieuwe verantwoordelijke, krijgt deze rechten op de workflow. De nieuwe verantwoordelijke krijgt niet automatisch rechten op medewerker X. Als de nieuwe verantwoordelijke geen rechten heeft op medewerker X, moet de filterautorisatie op medewerker worden aangepast.

• Profit-workflows

  Je wordt gebruiker van de taak, maar je moet ook rechten hebben op de bestemming van het dossieritem o.b.v. de filterautorisatie (in de Autorisatie tool). Heb je geen rechten o.b.v. de filterautorisatie, dan kun je de flow niet openen en volgt de melding 'Niet geautoriseerd'.

  Voorbeeld:

  De bestemming van de workflow is medewerker Abdul en de oude verantwoordelijke heeft via de filterautorisatie recht op medewerker Abdul.

  Als de workflow wordt overgedragen op een nieuwe verantwoordelijke, krijgt deze rechten op de workflow. De nieuwe verantwoordelijke heeft echter geen toegang tot de gegevens van Abdul op basis van de filterautorisatie. Daarom kan de nieuwe verantwoordelijke de flow niet openen.

• Eigen workflows

  Je wordt gebruiker van de taak en daarmee krijg je ook rechten op de taak. De filterautorisatie wordt bij eigen workflows niet toegepast, als je rechten hebt op de taak kun je de flow dus altijd openen.

Actie Delegeren toevoegen

Plaats een taak tijdelijk bij een ander, bijvoorbeeld om informatie op te vragen. Het proces loopt als volgt:

• Een gebruiker delegeert een taak aan een andere gebruiker. Deze gebruiker mag niet in dezelfde gebruikersgroep zitten als die waarvoor de taak bestemd is.
• De gebruiker die een taak delegeert, kan deze zelf terughalen (Delegeren ongedaan maken). De oorspronkelijke ontvanger blijft verantwoordelijk voor de afhandeling van de taak.

  De gebruiker die de taak delegeert, ziet de taak niet meer in Mijn taken. Deze gebruiker kan deze taak wel zien in de weergave Gedelegeerde taken. Via deze weergave kun je de taak openen en eventueel terughalen. Stel deze weergave beschikbaar op InSite.

• De gebruiker aan wie de taak gedelegeerd wordt, ziet de taak bij Mijn taken. Hij heeft maar één actie, namelijk het afhandelen van de taak. Na het afhandelen komt de taak weer terug bij de verantwoordelijke.

Je kunt alleen de actie Delegeren in de workflow plaatsen, de andere acties ontstaan automatisch.

Een gedelegeerde taak is niet zichtbaar voor de rol Ingrijpen workflow. Gebruikers uit rollen en groepen waarbij Workflowtaakmanager is aangevinkt kunnen wel de acties uitvoeren op deze taak maar zien de taak niet in hun takenlijst.

Actie Delegeren toevoegen:

1. Open de workfloweditor.
2. Sleep de actie Delegeren op de taak.
3. Selecteer de actie Delegeren.
4. Klik op de actie en pas eventueel de omschrijving en andere eigenschappen aan.
5. De workflow kan automatisch een e-mailbericht sturen als de actie wordt gebruikt. Vink hiervoor je Verzenden bij starten actie aan onder Bericht en selecteer een berichtsjabloon.

   Het veld Aan wordt automatisch gevuld met Gekozen gebruiker, je kunt dit niet aanpassen.

Instellingen van Delegeren afhandelen en Delegeren ongedaan maken:

Deze acties ontstaan automatisch, deze hoef je niet zelf toe te voegen.

Je kunt de naam van deze acties aanpassen en vertalen. Bij Delegeren afhandelen kun je bepalen of een reactie verplicht is of niet.

Actie Overdragen toevoegen

Als je een taak overdraagt aan een andere gebruiker ligt de verantwoordelijkheid bij de persoon aan wie de taak is overgedragen. De taak komt niet meer bij je terug.

Als meerdere gebruikers rechten hebben op de workflow, dan worden deze rechten door het overdragen weggehaald. Hierdoor kunnen deze gebruikers dus geen acties meer uitvoeren, alleen diegene aan wie wordt overdragen kan nog acties uitvoeren. Uiteraard behoud de workflowtaakmanager wel rechten.

Let op:

In de workfloweditor kan bij de taak zijn aangegeven, dat ALLE gebruikers de taak moeten uitvoeren voordat de workflow doorgaat naar de volgende taak. Door het overdragen is er echter nog maar één gebruiker met rechten. Als deze gebruiker de actie uitvoert, gaat de workflow naar de volgende taak.

Als er is gekozen voor bijvoorbeeld '2 gebruikers moeten de actie uitvoeren' dan is de werking anders. Een taak met deze instelling is pas afgehandeld als er 2 gebruikers zijn die de betreffende actie hebben uitgevoerd, ongeacht er is overgedragen of niet.

Workflowtaakmanagers overrulen deze werking volledig: als een workflowtaakmanager een actie uitvoert die door meerdere gebruikers uitgevoerd moet worden, dan gaat de workflow direct naar de volgende taak.

Actie Overdragen toevoegen:

Open de workfloweditor.

1. Sleep de actie Overdragen op de taak.
2. Selecteer de actie Overdragen.
3. Pas eventueel de eigenschappen van de actie aan.

   Je kunt bijvoorbeeld de omschrijving wijzigen, aangeven of de actie zichtbaar is en een ander pictogram selecteren.

4. Als je een bericht wilt sturen aan de persoon aan wie je de actie overdraagt vink je onder Verzenden bij starten actie aan onder Bericht.

   Het veld Aan wordt automatisch gevuld met Gekozen gebruiker, je kunt dit niet aanpassen.

Actie Maak mij verantwoordelijk toevoegen

Als je jezelf verantwoordelijk maakt voor een taak, is het dossieritem alleen zichtbaar in het overzicht Mijn taken. Andere gebruikers hebben nog wel rechten op deze taak.

Let op: 

De acties Maak mij verantwoordelijk, en Maak iemand verantwoordelijk kun je niet gebruiken in de standaard meegeleverde workflows in de meegeleverde typen dossieritem: Accorderingsbericht, Webdocument, Offerteaanvraag, Declaratiebijlage, Rapportenset, Jaaropgave, Loonstrook, Onderwijsdocument, Aangifte IB en Aangifte Vpb.

Door deze acties maak je jezelf of een ander verantwoordelijk. Stel dat je jezelf verantwoordelijk maakt en je bent afwezig, bijvoorbeeld door ziekte. Dan zal de taak in beeld komen bij je vervanger, als je deze in Profit hebt ingesteld.

Actie Maak mij/iemand verantwoordelijk toevoegen:

1. Open het type dossieritem.
2. Vink Verantwoordelijke aan.
3. Open de workfloweditor.
4. Sleep de actie Maak mij verantwoordelijk of Maak iemand verantwoordelijk op de taak.
5. Selecteer een vervolgtaak.