Ontvangsten journaliseren inrichten

Je kunt er voor kiezen om direct bij de ontvangsten van voorraadhoudende en niet-voorraadhoudende artikelen journaalposten in Financieel te laten genereren. Op dat moment wordt de bijbehorende verplichting ook afgeboekt.

Activeren

Voordat je ontvangsten kunt journaliseren moet deze functionaliteit geactiveerd worden. Dit is alleen mogelijk in overleg met AFAS. Neem hiervoor contact op met je AFAS consultant.

Naam van de in te schakelen activering:

• Journaliseren ontvangst

Stappen om een activering in te schakelen

Deze activering is alleen zichtbaar als de activering Confrontatie aanstaat. Je kunt deze activering niet meer uitzetten.

Let op:

Deze activering creëert veel extra journaalposten in het grootboek. Je krijgt te maken met ontvangstboekingen die te journaliseren worden en, indien er ook geconfronteerd wordt, met tegenboekingen ontvangst en nieuwe opboekingen.

Let op:

Als je deze activering aanzet dan kan het zijn dat er nog te confronteren regels zijn. Voor de niet geconfronteerde ontvangst wordt dan geen journaalpost gemaakt.

Ons advies is het volgende uit de voeren:

• Confronteer alles wat geconfronteerd kan worden.
• Maak een analyse met alle ontvangstregels die je zou willen journaliseren.
• Verwijder deze ontvangstregels.
• Na de activering kan je deze ontvangsten weer importeren en worden de ontvangsten gejournaliseerd.

Deze activering werkt samen met de activering Journaliseren voorraad, als je deze hebt geactiveerd. In onderstaande tabel zie je de werking van de activeringen op de journaalposten. Afhankelijk van de gewenste situatie activeer je alleen Journaliseren voorraad of alleen Journaliseren ontvangst of allebei.

Na deze activering moet je de bijbehorende integratiesoorten toevoegen en de integratie- en artikelgroep voor deze journalisering inrichten.

Dagboeken toevoegen

Je voegt twee dagboeken toe voor het vastleggen van de journaalposten voor Ontvangst en Confrontatie ontvangst. Het soort dagboek is voor beiden van type variabel memoriaal. Zorg daarnaast dat je de grootboekrekeningen voor de journalisering hebt toegevoegd.

Dit memoriaal koppel je bij de betreffende integratiesoort.

Dagboek toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een code en omschrijving in, bijvoorbeeld 'Ontvangst' of 'Confrontatie ontvangst'.
4. Selecteer Variabel memoriaal in Soort dagboek.
5. Vul de overige velden in.
6. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Dagboeken inrichten

Integratie- en artikelgroep inrichten

Als je ontvangsten met werksoorten en kosten van een integratiegroep wilt confronteren met de inkoopfactuur in Profit Financieel, richt je dit bij de intergratiegroep in. Voor het confronteren van ontvangsten met artikelen richt je dit bij de artikelgroep.

Van belang hierbij zijn de volgende velden:

• Vink Confronteren aan
• Rekening inkoop invullen
• Rekening kostprijs invullen
• Rek. niet terugvorderb. btw (als deze is ingesteld)

Integratiegroep/artikelgroep inrichten voor confrontatie ontvangst:

1. Ga naar: 
   • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiegroep
   • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Artikelgroep
2. Klik op Nieuw of open een bestaande.
3. Vul de code voor de groep in.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vink Confronteren aan.
6. Selecteer de verschillende grootboekrekeningen voor de journalisering.

   Je moet een grootboekrekening selecteren bij Rek. inkoop en Rek. kostprijs, en Rek. niet terugvorderb. btw (als deze is ingesteld). Rek. kostprijs wordt gebruikt voor de journalisering van de ontvangst.

7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer nog meer grootboekrekeningen.
9. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Integratiegroep inrichten
• Artikelgroep inrichten

Integratiesoorten toevoegen

Met een integratiesoort geeft je aan in welk dagboek ontvangsten en confrontatie ontvangsten geboekt worden en wat de omschrijving van de boeking wordt. Je voegt de volgende integratiesoorten toe:

• Ontvangst (24)
• Confrontatie ontvangst (25).

Als je werkt met meerdere administraties, voeg je per administratie de integratiesoorten toe.

Deze integratiesoorten zijn alleen beschikbaar onder de activering Journalisering ontvangst.

Integratiesoorten toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer bij Administratie een administratie als je werkt met meerdere administraties. Per administratie kun je een integratiesoort maar één keer toevoegen.
4. Selecteer de integratiesoort Ontvangst (24) of Confrontatie ontvangst (25).
5. Selecteer bij Dagboek het betreffende dagboek van het type Variabel memoriaal, waarin je de journaalposten wilt boeken.

   Voor de confrontatie ontvangstregels geldt dat de kostprijs opgeboekt wordt bij de factuur in het daaraan gekoppelde dagboek inkoop. Deze boeking wordt tegengeboekt in het dagboek dat je hier opgeeft bij de integratiesoort Confrontatie ontvangst.

   Voor de confrontatieverschillen geldt dat het verschil geboekt wordt bij de factuur in het daaraan gekoppelde dagboek inkoop.

6. Selecteer een waarde bij Dagboek creditfacturen.
7. Selecteer bij Omschrijving financieel de omschrijving voor de journaalpost die Profit moet gebruiken bij het boeken in Profit Financieel. Profit bepaalt de omschrijving tijdens het journaliseren.

   Let op: Bij de integratiesoort Confrontatie ontvangst worden de volgende omschrijvingen bij de mutatietypes verwerkt, in plaats van de omschrijving van de integratiesoort:

   • [FbGrl] Confrontatie ontvangst
   • [FbGrl] Confrontatie verschillen ontvangst
   • [FbGrl] Confrontatie ontvangst (tegenboeking)
8. Klik op: Voltooien.

Zie ook:

• Integratiesoort toevoegen

Workflow inkoopfactuur

Met de workflow Inkoopfactuur ben je in staat je inkoopfacturen in de organisatie te volgen en bewaken in InSite. Deze workflow wordt standaard meegeleverd en onder de activering Journaliseren ontvangst is het volgende onderdeel beschikbaar:

Met deze stap in de workflow wacht de inkoopfactuur op de boeking confrontatie ontvangst. De inkoopfactuur bevat een statusveld: Confrontatieboeking te journaliseren. Hiermee is een conditie gemaakt om de factuur naar de taak ‘Wacht op boeking confrontatie ontvangst' te krijgen. Deze taak wordt uitgevoerd als de 'Confrontatie boeking' gejournaliseerd wordt van een factuur. Daarna wordt deze doorgezet en kan de factuur worden beoordeeld voor betaling.

Geplande taak uitvoeren door specifieke gebruiker

De taak Wacht op boeking confrontatie ontvangst kan uitgevoerd worden door een specifieke gebruiker. Dit regel je via de volgende stappen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Inkoopfactuur (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow.
5. Klik op de taak Wacht op boeking confrontatie ontvangst.
6. Koppel deze taak aan de rol Workflowmanagement.
7. Publiceer de worfklow.
8. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
9. Klik op: Nieuw.
10. Selecteer het taak type Mutaties per integratiesoort journaliseren.
11. Klik op: Volgende.
12. Selecteer de Integratiesoort Confrontatie ontvangst.
13. Stel in hoe vaak je de taak wilt uitvoeren.
14. Klik op: Voltooien.
15. Open de eigenschappen van de taak Mutaties per integratiesoort journaliseren.
16. Ga naar het tabblad: Algemeen.
17. Vink Taak laten onderhouden en uitvoeren door onderstaande gebruiker aan.
18. Selecteer de specifieke gebruiker.
19. Klik op: Voltooien.

Conditioneel afhandelen workflow

Bij het confronteren van de factuur met de ontvangstregels wordt het eventuele confrontatieverschil bij de factuur opgeboekt. Om de workflow inkoopfactuur conditioneel af te handelen zijn op de factuur twee velden toegevoegd:

• Totaal confrontatieverschil bedrag. Op dit veld wordt het totaal van het confrontatieverschil bijgehouden.
• Totaal confrontatieverschil %. Deze wordt berekend: Afronden (Confrontatieverschil bedrag’ \ ‘Geconfronteerd bedrag.’ * 100)

Zie ook:

• Procuratieschema workflow inrichten
• Inkoopfacturen beoordelen via InSite/OutSite

Zie ook

• Ontvangsten journaliseren
• Terugvorderbaarheid btw van ontvangst per project instellen