Bijlagen gebruiken bij inkoopaanvragen

Je kunt externe bijlagen toevoegen aan een inkoopaanvraag, zoals schetsen, bouwspecificaties, foto's, tekst voor op een verjaardagstaart, etc. Deze bijlagen worden automatisch doorgesluisd naar inkooporders, als de inkooprelatie gevuld is.

Let op:

Als je na het openen van een inkoopaanvraag de bijlage (in veld Bijlagen) niet kunt raadplegen, ben je niet correct geautoriseerd. Je moet via de filterautorisatie op dossier rechten hebben op dossieritems van het type Bijlage (Profit) (-71). Dit is een onzichtbaar type dossieritem voor het registreren van bijlagen. Hoewel dit een onzichtbaar type dossieritem is, kun je dit wel autoriseren.

Ditzelfde geldt voor dossieritem Bijlage inkooporder (Profit) (-156). In de inkoopaanvraag kun je het veld Bijlagen voor inkooporder vullen, dat aan dit dossieritem is gekoppeld. De ingesteld bijlage wordt dan meegenomen naar de inkooporder.

Bijlage bij vrije inkoopaanvraag:

• Bijlagen

  Blijft zichtbaar in het beoordelingsproces van de inkoopaanvraag (in de workflow). Je gebruikt dit in de situatie dat je intern bijvoorbeeld bij een inkoopaanvraag een bijlage wil toevoegen. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken waarover de inkoopaanvraag gaat.

• Bijlagen voor inkooporder

  Wordt pas weer zichtbaar wanneer je vanuit de aanvraag een order maakt. Je gebruikt dit in de situatie dat je een bijlagen wil meesturen met de order.

Bijlage bij inkoopaanvraag op basis van productgroep:

Bij inkoopaanvragen op basis van productgroep worden de lopende aanvraagregels samengevoegd op een boekingslay-out. Hier voeg je de externe bijlagen toe. Je kunt meerdere bijlagen toevoegen, deze worden opgeslagen in een zip.bestand.

Je moet het veld Bijlage voor inkooporder eerst toevoegen aan de boekingslay-out.

Als je meerdere inkoopaanvraagregels met bijlagen hebt bij één leverancier, dan ontstaat er per inkooporderregel een aparte inkooporder.

Bijlage raadplegen in Profit:

Je kunt de bijlagen bij een inkoopaanvraagregel raadplegen via Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag, acties Bijlagen tonen en Bijlagen inkooporder tonen (vergeet niet deze acties te autoriseren). De rest van het proces m.b.t. bijlagen in orders verloopt zoals je gewend bent, dit is bestaande functionaliteit in Profit.