Inkoopaanvragen autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4.  Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   •  Algemeen / Beheer / Boekingslay-out
   • Algemeen / In & OutSite / Profiel
   • Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag
   • Ordermanagement / Item / Artikel
   • Ordermanagement / Item / Groepering / Productgroep
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Ga naar:
   • Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag
8. Autoriseer de acties:
9. Autoriseer ook acties en tabbladen van de andere hierboven genoemde menukeuzen.

   Je kunt ook de acties autoriseren voor het tonen van bijlagen (=intern) en bijlagen voor inkooporder.

10. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkooporder.
11. Autoriseer de actie: Genereren inkooporder.
12. Richt eventueel de volgende filterautorisatie in:
    • Filterautorisatie op productgroepen, deze autorisatie geldt alleen voor InSite.
    • Filterautorisatie op inkoopaanvragen, deze geldt zowel voor InSite als Profit. Stel het filter Ordermanagement / Inkoopaanvraag in.

Autorisatie InSite inrichten:

Hiervoor is de Profit-functionaliteit Inkoopaanvraag beschikbaar, deze is aan diverse rollen gekoppeld.

Houd rekening met de volgende punten als je de autorisatie zelf inricht.

• Autoriseer de pagina's voor het insturen en afhandelen van inkoopaanvragen.
• Autoriseer alle onderliggende pagina's. Dit zijn de pagina's Aanvragen product en pagina's met 'inkoopaanvraag' of 'inkoopaanvragen' in de naam.
• Autoriseer de pagina-onderdelen van het onderdeel Inkoopaanvraag.

  

• Autoriseer ook de pagina-onderdelen van het onderdeel Producten raadplegen:

  

• Autoriseer de pagina's van profielen die je zelf hebt ingericht.
• Autoriseer favorietenlijsten.

  De favorietenlijsten zijn opgenomen in de functionaliteit Favorietenlijsten.

Autoriseer de pagina's volgens één van de volgende methoden:

Methode 1: pagina's toevoegen aan functionaliteit

Filterautorisatie op bijlagen:

Je kunt externe bijlagen toevoegen aan een inkoopaanvraag, zoals schetsen, bouwspecificaties, foto's, tekst voor op een verjaardagstaart, etc. Deze bijlagen worden automatisch doorgesluisd naar inkoopoffertes en -orders.

Als je na het openen van een inkoopaanvraag de bijlage (in veld Bijlagen) niet kunt raadplegen, ben je niet correct geautoriseerd. Je moet via de filterautorisatie op dossier rechten hebben op dossieritems van het type Bijlage (Profit) (-71). Dit is een onzichtbaar type dossieritem voor het registreren van bijlagen. Hoewel dit een onzichtbaar type dossieritem is, kun je dit wel autoriseren.

Ditzelfde geldt voor dossieritem Bijlage inkooporder (Profit) (-156). In de inkoopaanvraag kun je het veld Bijlagen voor inkooporder vullen, dat aan dit dossieritem is gekoppeld. De ingesteld bijlage wordt dan meegenomen naar de inkooporder.