Favorieten gebruiken bij inkoopaanvragen

Met favorietenlijsten kun je sneller inkoopaanvragen doen. Een favorietenlijst bevat artikelen die je vaak moet aanvragen. Een favorietenlijst kan artikelen uit verschillende productgroepen bevatten. Je moet dit onderdeel eerst inrichten.

Er zijn twee soorten favorietenlijsten:

  • Persoonlijke (eigen) lijsten

    Deze lijsten maak en beheer je zelf. Andere gebruikers kunnen deze lijsten niet zien.

  • Algemene favorietenlijsten

    Lijsten die door iedereen gebruikt kunnen worden. Hiermee kun je het aanvraagproces stroomlijnen en voor iedereen makkelijker maken.

    Als je een favorietenlijst maakt, is dit een persoonlijke lijst en je bent zelf de beheerder. Je kunt deze lijst eenvoudig omzetten in een algemene lijst en ook andere gebruikers als beheerder aanwijzen. De beheerders kunnen een algemene favorietenlijst aanpassen, uitbreiden of verwijderen, andere gebruikers kunnen een algemene favorietenlijst alleen gebruiken voor inkoopaanvragen.

Je maakt een algemene of persoonlijke favorietenlijst en vult deze met de inkoopartikelen.

Favorietenlijsten aanmaken:

  1. Open in InSite de weergave Alle favorietenlijsten of Mijn favorietenlijsten.
  2. Maak de lijst aan.
  3. Een nieuwe favorietenlijst is altijd ingesteld als een persoonlijke lijst. Wijzig dit in een algemene lijst door het veld Persoonlijk uit te vinken.

Producten toevoegen aan een favorietenlijst:

  1. Open een productgroep en vink de artikelen aan die je wilt toevoegen aan een favorietenlijst.
  2. Klik op de actie Toevoegen aan favorieten. Als je nog geen favorietenlijst hebt, kun je direct je eerste favorietenlijst toevoegen.
  3. Klik op de favorietenlijst waaraan je de artikelen wilt toevoegen.

Als je de eigenschappen van een inkoopartikel geopend hebt, kun je het artikel direct toevoegen via de actie Toevoegen aan favorietenlijst.

Favorietenlijsten volgen:

Door een algemene favorietenlijst te volgen, wordt deze bij Mijn favorietenlijsten gezet. Hierdoor bevat Mijn favorietenlijsten zowel je eigen lijsten als de voor jou belangrijke lijsten die door andere gebruikers zijn aangemaakt.

  1. Ga naar de weergave Alle favorietenlijsten.
  2. Vink een lijst aan en klik op Volgen.

Als je een favorietenlijst aanmaakt ben je automatisch beheerder van de lijst. Je kunt ook andere medewerkers aanstellen als beheerder.

Specifieke gebruikers kunnen geautoriseerd zijn voor het beheren van alle favorietenlijsten.

Eigen favorietenlijsten beheren:

Als je beheerder bent van een favorietenlijst, kun je het volgende:

  • Volgers toevoegen of verwijderen
  • Inkoopartikelen toevoegen aan de lijst of verwijderen uit de lijst
  • Andere medewerkers toevoegen als beheerder of verwijderen als beheerder. Je kunt alleen een volger van een favorietenlijst aanstellen als beheerder.

Alle favorietenlijsten beheren:

Je kunt favorietenlijsten van andere beheerders beheren als je geautoriseerd bent voor de actie Beheer favorietenlijst (InSite). Je hebt dan de volgende mogelijkheden:

  • Algemene favorietenlijsten van andere beheerders verwijderen via de weergave Alle favorietenlijsten.
  • Een favorietenlijst van een andere beheerder openen en iemand beheerder maken of als beheerder verwijderen. Op deze manier kun je ook jezelf beheerder maken van de favorietenlijst van een andere beheerder.

    Voorbeeld:

    Carina is de enige beheerder van de favorietenlijst Verpleegartikelen KNO. Zij gaat uit dienst, waardoor de favorietenlijst geen beheerder meer heeft die de favorietenlijst kan onderhouden.

    Cas de Graaf is geautoriseerd voor de actie Beheer favorietenlijst (InSite). Hij kan de favorietenlijst Verpleegartikelen KNO openen en zichzelf of iemand anders beheerder maken van de favorietenlijst.

  1. Open de favorietenlijst.
  2. Vink de te bestellen artikelen aan en klik op Aanvragen.

    De aanvraag wordt direct opgeslagen en getoond in een boekingslay-out (als er meerdere boekingslay-outs beschikbaar zijn, klik je eerst op de gewenste boekingslay-out). De inkoopaanvraag krijgt de status Onderhanden.

    Als je nog lopende aanvraagregels had (waarvoor je nog geen definitieve aanvraag had ingestuurd) dan worden deze ook getoond. Profit combineert dus alle lopende aanvraagregels tot één aanvraag.

    Zie verder: Inkoopaanvraag uit productgroep insturen