Inkoopaanvraag o.b.v. productgroep insturen

Je vraagt een artikel uit een productgroep aan. Dit lijkt sterk op het winkelen in een webshop.

Je kunt één lopende inkoopaanvraag hebben. Elk nieuw artikel dat je aanvraagt wordt als een nieuwe regel aan de inkoopaanvraag toegevoegd.

Op het moment dat je de inkoopaanvraag goedkeurt, wordt de workflow gestart en kan de inkoopaanvraag worden beoordeeld door je leidinggevende, een projectleider, etc. Als je vervolgens weer een artikel aanvraagt, ontstaat er automatisch een nieuwe inkoopaanvraag.

Dit moet je eerst inrichten.

Inkoopaanvraag toevoegen

Je selecteert een productgroep en je kunt artikelen uit deze productgroep aanvragen. De aangevraagde producten worden daarna getoond. Als je producten nodig hebt uit een andere productgroep, start je het aanvraagproces opnieuw. Als je alles hebt aangevraagd, stuur je de aanvraag in.

Inkoopaanvraag indienen:

1. Ga naar InSite.

   Je kunt een inkoopaanvraag alleen insturen via InSite, niet via Profit Windows.

2. Ga naar Inkoop / Inkoopportaal / Productgroepen.

   Je ziet de productgroepen waarop je rechten hebt op basis van de filterautorisatie. Het kan voorkomen dat de pagina ook productgroepen toont die niet geschikt zijn voor inkoopaanvragen, dit is afhankelijk van de inrichting van InSite.

   Je ziet alleen artikelen waarvoor je geautoriseerd hebt (filterautorisatie op item).

   

3. Open een productgroep.
4. Selecteer de producten waarvoor je een inkoopaanvraag wilt doen.

   Om meerdere producten te kunnen selecteren moet de weergave hiervoor ingesteld zijn.

5. Klik op Aanvragen.
6. Vul de aanvraag in.

   

   Standaard wordt de voorkeurseenheid voor inkoopaanvragen getoond (bijvoorbeeld dozen of kratten). Als deze bij het artikel niet is ingericht, doe je de inkoopaanvraag altijd op basis van de basiseenheid van het artikel.

7. Klik op: Aanvragen.

   Als je geen aanvraag kunt indienen, is het artikel niet geschikt voor een aanvraag. Controleer de voorwaarden.

   De aanvraag wordt direct opgeslagen en getoond in een boekingslay-out (als er meerdere boekingslay-outs beschikbaar zijn, klik je eerst op de gewenste boekingslay-out). De inkoopaanvraag krijgt de status Onderhanden.

   Als je nog lopende aanvraagregels had (waarvoor je nog geen definitieve aanvraag had ingestuurd) dan worden deze ook getoond. Profit combineert dus alle lopende aanvraagregels tot één aanvraag.

   Je kunt onder andere een project voor de inkoopaanvraag selecteren. Als je een meegeleverde workflow gebruikt, zal de betreffende projectleider fungeren als beoordelaar. Er kunnen ook andere beoordelaars zijn, zoals je leidinggevende en beoordelaars uit het procuratieschema.

8. Wil je nog een product aanvragen? Open dan de juiste productgroep en doorloop de bovenstaande stappen.\
9. Klik op Aanvraag insturen.

Vervolgens wordt de inkoopaanvraag beoordeeld.

Je kunt in de aanvraagregel een afwijkende verbijzondering, project en projectfase selecteren. Als je dit doet, worden de corresponderende velden in de kop leeggemaakt. Als je deze mogelijkheid wilt gebruiken, moet je de gewenste velden toevoegen aan de boekingslay-out.

Voorbeeld:

Je vraagt artikelen aan voor verschillende afdelingen. Selecteer per regel de juiste afdeling.

Bij het beoordelen van de aanvraag op basis van procuratie zal Profit de afwijkende verbijzondering per regel gebruiken, niet de verbijzondering uit de kop van de inkoopaanvraag.

Je kunt de velden met een witte achtergrond wijzigen.

Inkoopaanvraag raadplegen

Als medewerker raadpleeg je de vrije inkoopaanvragen en aanvragen op basis van productgroep via het overzicht Mijn inkoopaanvragen.

Als er al een bestaande product-inkoopaanvraag was waaraan je nu nieuwe inkoopaanvraagregels hebt toegevoegd, dan krijgen die dezelfde datum als de bestaande, lopende inkoopaanvraag(regels). Voeg eventueel de Logging-velden toe aan de weergave.

Ook in Profit vind je de inkoopaanvraag terug.

1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopaanvraag.
2. Open eventueel de weergave Lopende inkoopaanvraagregels met de regels die zich nog in de workflow bevinden en de inkoopaanvragen die nog onderhanden zijn.

   

   Een product-inkoopaanvraag kan volledig Goedgekeurd zijn en zich nog in de workflow bevinden omdat de inkoopaanvraag is klaargezet voor het genereren van inkooporders.

3. Filter eventueel op Nummer aanvraag.

   Je kunt hier van goedgekeurde inkoopaanvragen handmatig inkooporders maken. Of inkoopoffertes. Als je geen van beide wilt, kun je de inkoopaanvraag handmatig afhandelen.

Zie ook:

• Statussen inkoopaanvraag

(Verzamelde) inkoopaanvraag insturen

1. Open de inkoopaanvraag.
2. Controleer de aanvraag. Je kunt eventueel regels wijzigen of verwijderen. De velden die je kunt wijzigingen zijn afhankelijk van de instellingen in de boekingslay-out.
3. Klik op: Aanvraag insturen.

   Gevolgen:

   • Je kunt de inkoopaanvraag niet meer wijzigen. Een beoordelaar kan de aanvraag wel wijzigen, als dit ingericht is.
   • De inkoopaanvraag krijgt de status In aanvraag.
   • Er ontstaat een workflow voor het beoordelen van de inkoopaanvraag.

Opnieuw insturen inkoopaanvraag (herhaling)

Je kunt op grond van een bestaande inkoopaanvraag een nieuwe inkoopaanvraag insturen. Dit bespaart je tijd en moeite. Dit gebruik je bijvoorbeeld als je met enige regelmaat precies dezelfde producten bestelt.

1. Open InSite.
2. Ga naar: Alle inkoopaanvragen of Mijn inkoopaanvragen.
3. Open de inkoopaanvraag die je opnieuw wilt insturen.
4. Klik op de actie: Opnieuw aanvragen.
5. Selecteer eventueel een boekingslay-out. Bijvoorbeeld Aanpassen mijn inkoopaanvraag (InSite).
6. Wijzig de regels. Bijvoorbeeld de aantallen.
7. Klik op: Aanvraag insturen.

De actie Opnieuw aanvragen is zichtbaar bij inkoopaanvragen o.b.v. productgroep en bij vrije inkoopaanvragen, waarbij meerdere regels zijn toegestaan.

Bij het opnieuw aanvragen van een inkoopaanvraag worden bepaalde gegevens opnieuw bepaald, zodat de gegevens up-tot-date zijn. De gegevens die opnieuw bepaald worden zijn: Inkooprelatie, Nr. debiteur (leverancier), Prijs/korting/valutakoers, Itemcode (bij vervangend artikel), Eenheid en Aantal decimalen

Wil je deze actie Opnieuw aanvragen juist niet zien, dan kun je deze uitschakelen.