Inkoopaanvraag beoordelen

Je beoordeelt inkoopaanvragen die door medewerkers zijn ingestuurd. Profit kent automatisch de juiste beoordelaars toe aan de inkoopaanvraag. Als er geen beoordelaar kan worden toegevoegd, dan wordt de aanvrager automatisch beoordelaar.

Dit onderwerp heeft betrekking op vrije inkoopaanvragen én inkoopaanvragen op basis van productgroepen.

Inkoopaanvraagregels met hetzelfde artikel en dezelfde leverancier die in een inkooporder of -offerte terechtkomen, worden niet verdicht (bij elkaar geteld). De regels worden afzonderlijk opgeslagen. Hierdoor is het makkelijker om inkooporderregels te herleiden tot de oorspronkelijke inkoopaanvraagregels.

Voorbeeld:

Je hebt de volgende inkoopaanvraagregels: 15 telefoons type iPhone 7 64GB bij KPN en 10 telefoons iPhone 7 64GB bij KPN. Beide regels hebben betrekking op hetzelfde artikel bij dezelfde inkooprelatie.

Als je deze twee inkoopaanvraagregels tegelijk omzet in een inkooporder, krijg je één inkooporder bij KPN met twee regels, één regel voor 15 telefoons en één regel voor 10 telefoons.

Een inkoopaanvraag kan meerdere regels bevatten. De vrije inkoopvraag wordt als één geheel beoordeeld en kan worden goedgekeurd of afgekeurd. Het is niet mogelijk om afzonderlijke regels goed- of af te keuren. Wel kan de beoordelaar regels verwijderen, als hij de inkoopaanvraag mag aanpassen. Als er geen regels overblijven moet je de inkoopaanvraag via de actie Verwijderen weghalen. Dit komt doordat hij in de workflow zit.

Aan de workflow Inkoopaanvraag (Profit) is de nieuwe actie Aanmaken inkooporder toegevoegd.

Vanuit goedgekeurde inkoopaanvragen is het nu mogelijk om inkooporderregels te wijzigen.

Inkoopaanvraag beoordelen:

1. Open InSite.
2. Open het overzicht Mijn taken.

   Een andere mogelijkheid: werk vanuit het overzicht Inkoopaanvragen en filter op de status In aanvraag. Dit overzicht kan ook aanvragen bevatten waarbij je niet de beoordelaar bent. In dat geval kun je de aanvraag wel openen, maar beschik je niet over de acties.

   De inkoopaanvragen die je moet beoordelen hebben de status Ter beoordeling.

3. Open de inkoopaanvraag.

   Let op:

   Een aanvrager heeft veel vrijheid bij het insturen van een vrije aanvraag, omdat veel velden in een vrije inkoopaanvraag niet verplicht zijn. Hierdoor kan het voorkomen dat een vrije inkoopaanvraag niet compleet is. Controleer de vrije inkoopaanvraag goed en vul ontbrekende gegevens aan voordat je deze goedkeurt (als je de aanvraag niet kunt wijzigen, heb je hierop geen rechten).

   Je kunt voorkomen dat een incomplete vrije inkoopaanvraag wordt ingestuurd door het aanvraagprofiel aan te passen (bijvoorbeeld door velden verplicht te maken en voorkeurwaarden in te stellen). Ook kun je controles (condities) in de workflow opnemen.

   Een vrije inkoopaanvraag heeft betrekking op één product of dienst. Bij een inkoopaanvraag op basis van productgroep zie je de aanvraagregels.

   Bij het beoordelen van een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden uit Profit Financieel. Dit zijn budgetregels van de grootboekrekening Inkoop van de artikelgroep (van het artikel) of integratiegroep (van een item van het type kosten bij vrije inkoopaanvragen). Je ziet alleen regels van het voorkeur budgetscenario. Ook verplichtingen kunnen getoond worden.

4. Je kunt de inkoopaanvraag aanpassen als je over de knop Aanpassen beschikt. Dit is afhankelijk van de inrichting.
5. Beoordeel de inkoopaanvraag.
   • Actie Goedkeuren

     De inkoopaanvraag krijgt de status goedgekeurd. Je kunt de inkoopaanvraag in Profit omzetten in een offerteaanvraag of inkooporder.

   • Actie Afkeuren

     De inkoopaanvraag krijgt de status afgekeurd. De inkoopaanvraag wordt niet in behandeling genomen en gaat ter informatie terug naar de aanvrager (als dit in de workflow is ingericht). Het kan zijn dat de aanvrager een actie heeft om een afgekeurde workflow opnieuw in te sturen, ook dit is afhankelijk van de inrichting van de workflow.

   • Actie Aanmaken en verstrekken inkooporder

     Je maakt direct een inkooporder (of inkooporders) aan op basis van de inkoopaanvraag. Een inkoopaanvraag kan artikelen bevatten die bij verschillende voorkeur leveranciers besteld moeten worden. De inkoopaanvraag wordt dan automatisch uitgesplitst, waardoor er per inkooprelatie een inkooporder ontstaat.

   • Actie Aanmaken inkooporder

     Met deze actie zet je een goedgekeurde inkoopaanvraag om naar een inkooporder, zonder dat je de order verstuurt aan de inkooprelatie. Deze actie gebruik je wanneer je al een opdracht hebt gegeven aan een leverancier en de bijbehorende inkooporder alleen nog administratief wilt vastleggen. Zo voorkom je dat de leverancier de order dubbel ontvangt.

   • Actie Klaarzetten voor genereren inkooporders

     Deze actie is alleen zichtbaar bij inkoopaanvragen uit productgroep. Hiermee wordt de inkoopaanvraag klaargezet om op een later moment, omgezet te worden naar een inkooporder. Dit kan bijvoorbeeld via het bestelvoorstel, waarbij dan de verschillende aanvragen gecombineerd worden tot een inkooporder.

Inkoopaanvraag opnieuw insturen:

Als de beoordelaar een inkoop afkeurt, komt de workflow weer terug bij de aanvrager. De aanvrager kan de workflow openen en de aanvraag opnieuw insturen. De actie Opnieuw insturen is alleen beschikbaar onder de volgende voorwaarden:

• De aanvrager is onder zijn eigen naam ingelogd in InSite.
• De inkoopaanvraag heeft de status afgekeurd.
• Als het gaat om een aanvraag o.b.v. productgroep, heeft de aanvrager geen andere aanvraag met de status Onderhanden.

Als je de aanvraag opnieuw instuurt, wordt de aanvraagdatum gewijzigd in de datum van vandaag. Verder blijft alles hetzelfde.