Journalisering werkgever inrichten

Je bepaalt per werkgever hoe Profit journaliseert. Je kunt in Profit Payroll per periode een loonjournaalpost genereren, en daarnaast kun je deze overzetten naar Profit Financieel of exporteren.

Inhoud
Beschrijving

Je geeft op verschillende niveaus in Profit de assen die je gebruikt aan:

  • Grootboekrekening
  • Werkgever
  • Looncomponent

    Let op:

    De kostenrekeningen worden standaard WEL verbijzonderd, de balansrekeningen worden standaard NIET verbijzonderd.

Kostenplaatsen en -dragers dynamisch bijwerken

Bij loonmutaties op basis van de project-nacalculatie kun je de projecten uit de nacalculatieregels gebruiken als kostenplaatsen in de journalisering in Profit Payroll. Het is niet nodig dat je de projecten handmatig koppelt bij de werkgever. Tijdens het journaliseren voegt Profit de ontbrekende kostenplaatsen automatisch toe, als je dit inricht onder de werkgever.

Instellingen journalisering werkgever vastleggen

Je bepaalt per werkgever of je wilt journaliseren en hoe je wilt journaliseren.

Verbijzonderen

Je kunt de kosten tijdens het journaliseren verbijzonderen en verdelen volgens een groot aantal methoden. Op deze wijze kun je de kosten precies daar laten drukken waar ze worden gemaakt. Standaard verbijzondert Profit Payroll de kosten op:

  • Werkgever
  • Medewerker
  • Organisatorische eenheid
  • Functie

Profit legt deze gegevens standaard vast in de journaalposten, ook als je deze niet gebruikt voor de verbijzondering.

Profit legt de functie standaard vast per journaalpost, ook als je hier niet op verbijzondert.

Automatisch journaliseren

Bij de integratie met Profit Financieel bepaal je per werkgever of Profit de salarisverwerking automatisch journaliseert of dat je dit na het accorderen handmatig uitvoert.

Als je de journaalposten wilt overzetten naar een andere omgeving, dan moet worden voldaan aan twee voorwaarden:

  • De exportdefinitie is ingesteld op Profit integratie.
  • Financieel zit in de licentie.

Inrichten

Wij raden aan om de journalisering in te richten voor de eerste verloning van de werkgever in Profit.

Journaliseren werkgever inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Journalisering.
  4. Vink Niet journaliseren uit.
  5. Selecteer de Journaalstructuur.

    Dit leg je niet tijdsafhankelijk vast. Als je een wijziging doorvoert, dan initieer je daarna een handmatige TWK om de wijziging met terugwerkende kracht in te laten gaan.

  6. Selecteer de voorkeursinstelling bij Journaalposten volgens.

    Dit is de gewenste voorkeursinstelling voor de journaalpostrapporten.

  7. Selecteer de exportdefintie.

    Als je de loonjournaalposten wilt journaliseren naar Profit Financieel, selecteer je Profit integratie. Als je gebruik maakt van een extern softwarepakket, dan exporteer je een bestand. Hiervoor geef je bij Naam journaalpostbestand de locatie en de bestandsnaam op.

  8. Selecteer Rekening bij Journaalpostindeling. Je kiest voor Rekening i.p.v. Rekening-tegenrekening omdat Rekening-tegenrekening wordt samengesteld aan de hand van de werkelijke journaalposten die altijd bestaan uit 2 regels (één regel voor het debet bedrag, en één regel voor het credit bedrag). Bij dit samenstellen is niet te garanderen dat die weergave altijd aansluit bij de werkelijke Rekening output/weergave.
  9. Bepaal of Profit verbijzondert op kostenplaats en kostendrager.

    Als je de velden Verbijzonderen per kostenplaats en Verbijzonderen per kostendrager aanvinkt, kun je na het opnieuw openen van de eigenschappen van de werkgever, kostenplaatsen en kostendragers toevoegen op de gelijknamige tabbladen.

    Let op:

    De kostenplaats is in Profit HRM géén afdeling. Voor de afdeling gebruik je organisatorische eenheid. Dit is een bouwsteen van het organigram. Gebruik de kostenplaats daarom voor een andere verbijzondering, bijvoorbeeld naar regio, product, budgetcode, etc.

  10. Vink Journaliseren bij accorderen aan.

    Profit journaliseert de salarisverwerking tijdens het accorderen.

  11. Klik op: Opslaan en sluiten.
Verbijzondering werkgever inrichten

Per werkgever koppel je per verbijzondersas de verbijzondering. De verbijzonderingsas activeer je in de financiële administratie (als je journaliseert naar een Profit-omgeving/administratie) en de kostenplaatsen leg je vast. Bij bijvoorbeeld verbijzondering naar organisatorische eenheid moeten de codes uit het organigram bekend zijn in Profit Financieel.

Je hebt in totaal zeven mogelijkheden om te verbijzonderen, maar Profit Financieel beschikt over vijf verbijzonderingsassen. Dit betekent dat je maximaal vijf van de bovenstaande mogelijkheden tegelijk kunt gebruiken. Standaard verbijzondert Profit naar vier assen, je kunt daardoor kiezen uit één extra as.

Verbijzondering vindt alleen plaats voor zover de grootboekrekeningen hiervoor zijn ingericht in het rekeningschema. Je kunt per grootboekrekening bepalen of je verbijzondert naar functie, organisatorische eenheid, kostenplaats en/of kostendrager.

Verbijzondering werkgever inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Journalisering.
  4. Selecteer de verbijzonderingsassen.
  5. Vul de voorkeur dagboek in.

    Profit neemt deze waarde over bij het toevoegen van een nieuwe salarisverwerkingsplanregel.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

Kostenplaatsen en -dragers dynamisch bijwerken

Bij loonmutaties op basis van de project-nacalculatie kun je de projecten uit de nacalculatieregels gebruiken als kostenplaatsen in de journalisering in Profit Payroll. Het is niet nodig dat je de gewenste projecten handmatig koppelt bij de werkgever. Tijdens het journaliseren voegt Profit de ontbrekende kostenplaatsen automatisch toe, als je dit inricht onder de werkgever.

Dynamische kostenplaatsen en -dragers inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Journalisering.
  4. Vink Verbijzonderen per kostenplaats aan.
  5. Vink Kostenplaats koppelen met projecten aan.
  6. Selecteer Project bij Kostenplaats koppelen aan.

    Herhaal de vorige drie stappen voor kostendrager.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.
Kostenplaatsen toevoegen

Je kunt in Profit kostenplaatsen toevoegen, als je op het tabblad Journalisering aangeeft dat Profit verbijzondert op kostenplaatsen. De kostenplaats is in Profit HRM géén afdeling. Voor de afdeling gebruik je organisatorische eenheid. Dit is een bouwsteen van het organigram. Gebruik de kostenplaats daarom voor een andere verbijzondering, bijvoorbeeld naar vestigingsplaats, regio, product, budgetcode, etc.

Als je bepaalt dat Profit verbijzondert op kostenplaats, dan koppelt Profit automatisch de standaard kostenplaats aan de medewerkers. Na het toevoegen van nieuwe kostenplaatsen, kun je de medewerkers aan de nieuwe kostenplaatsen koppelen.

Je kunt kostenplaatsen importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Werkgever/kostenplaats.

De financiële administratie die de journaalpost ontvangt, moet alle benodigde grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten. Als je de journaalpost naar Profit Financieel integreert, moet Profit Financieel alle benodigde grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten.

Let op:

De kostenplaatscode kun je niet wijzigen. Als je een nieuwe code wilt gebruiken, dan blokkeer je de bestaande en voeg je een nieuwe kostenplaats toe.

Kostenplaatsen toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Kostenplaats.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul de code in bij Kostenplaats.

    Als je de journaalposten integreert met Profit Financieel, dan mag de code van de kostenplaats niet meer dan 16 tekens bevatten.

  6. Vul de omschrijving in.

    Je kunt een kostenplaats blokkeren. Je ziet de geblokkeerde kostenplaatsen niet bij de medewerker.

  7. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Kostendragers toevoegen

Je kunt in Profit kostendragers toevoegen, als je op het tabblad Journalisering aangeeft dat Profit verbijzondert op kostendragers.

Als je bepaalt dat Profit verbijzondert op kostendrager, dan koppelt Profit automatisch de standaard kostendrager aan de medewerkers. Na het toevoegen van nieuwe kostendragers, kun je de medewerkers aan de nieuwe kostendragers koppelen.

Je kunt kostendragers importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Werkgever/kostendrager.

De financiële administratie die de journaalpost ontvangt, moet alle benodigde grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten. Als je de journaalpost naar Profit Financieel integreert, moet Profit Financieel alle benodigde grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen, kostenplaatsen en kostendragers bevatten.

Kostendragers toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Kostendrager.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul de velden in.

    Je kunt een kostendrager blokkeren. Je ziet de geblokkeerde kostendragers niet bij de medewerker.

  6. Klik op: Voltooien.

Zie ook

Kostenplaatsen en kostendragers raadplegen

Je kunt de inrichting van de kostenplaatsen en -dragers raadplegen in het rapport Werkgever kostenplaats/kostendrager (Profit). Via dit rapport kun je de inrichting tussen de verschillende werkgevers vergelijken.

Kostendragers en kostenplaatsen raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Rapport Payroll.
  2. Open het rapport: Werkgever kostenplaats/kostendrager (Profit).
  3. Klik op: Opslaan en sluiten.