Journaalstructuur

In de journaalstructuur koppel je per looncomponent de debet- en creditrekening.

Beschrijving

Een journaalstructuur bestaat uit de volgende onderdelen:

Financiële kenmerken

Je kunt het rekeningschema indelen met financiële kenmerken. Onder een financieel kenmerk groepeer je looncomponenten die hetzelfde kenmerk hebben. Je maakt hiermee de journaalstructuur overzichtelijker, waardoor je de looncomponenten sneller terugvindt en de journaalpost van de looncomponenten snel kunt vergelijken.

Voorbeeld:

Onder het financiële kenmerk Bruto loon staan alle looncomponenten die van invloed zijn op het bruto loon van de medewerker.

Jaarafhankelijk

Een journaalstructuur is niet jaarafhankelijk. Dit betekent dat als je de journaalstructuur wijzigt, Profit de wijziging ook met terugwerkende kracht doorvoert in de salarisverwerkingen als je TWK-mutaties initieert.

Als je per een bepaalde periode een nieuwe journaalstructuur wilt hebben, dan voeg je een nieuwe journaalstructuur toe. De nieuwe journaalstructuur koppel je hierna aan de werkgever, waardoor dit met terugwerkende kracht van invloed is op de salarisverwerking van de voorgaande perioden. Je voegt een correctieperiode toe waarin je de wijziging van de journaalstructuur verwerkt. In de correctieperioden ontstaat een journaalpost met de correctie.

Journaalstructuur Payroll toevoegen

Je voegt een journaalstructuur toe om de salarisverwerking van een werkgever te journaliseren. In de journaalstructuur koppel je per looncomponent de debet- en creditrekening.

Journaalstructuur toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving in.
4. Selecteer een rekeningschema.

   Je kunt alleen journaliseren naar de grootboekrekeningen die in dit rekeningschema aanwezig zijn.

5. Geef een standaard tegenrekening op.
6. Vink Voorkeur tegenrekening is credit aan.

   Profit boekt de tegenrekening standaard aan de creditzijde.

7. Klik op: Voltooien.

Journaalstructuur kopiëren:

Je kan ook een bestaande journaalstructuur kopiëren.

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Klik op: Acties / Kopiëren journaalstructuur en rekeningschema.
3. Vul een omschrijving voor de journaalstructuur en rekeningschema in.
4. Klik op: Voltooien.

Journaalstructuur importeren

Je kan ook een journaalstructuur importeren. Dit doe je via HRM / Beheer / Import Payroll / Journaalstructuur. Met deze import kan je per journaalstructuur en cao de verwijzingen van de grootboekrekeningen (rekening en tegenrekening) koppelen aan de looncomponenten.

Je gebruikt het intern nummer van de looncomponenten voor de import. Het is niet mogelijk om een percentage van een rekening en tegenrekening te importeren.

Let op:

Het is mogelijk om meerdere koppelingen per looncomponent te importeren. Wanneer je dubbel een import op een looncomponent doet, zal hier geen melding op komen.

Journaalstructuur inrichten

In de journaalstructuur koppel je per looncomponent de debet- en creditrekening. Je koppelt aan elke looncomponent een rekening en een tegenrekening.

Let op:

De journaalstructuur geldt vanaf het moment dat je deze inricht. Om verschillen tussen perioden te voorkomen, is het van belang dat je de journaalstructuur vanaf periode 1 inricht.

Als je dit niet doet, is het mogelijk dat Profit periode 2 anders journaliseert dan periode 1. Je herstelt dit, door met terugwerkende kracht een wijziging aan te brengen in de journaalstructuur. Je initieert vervolgens vanaf periode 1 een TWK. Hierna zal er geen verschil meer zijn in de journalisering van de betrokken perioden.

Journaalstructuur inrichten:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.

   Profit toont het venster Onderhoud journaalstructuur. Dit venster is verdeeld in twee helften. Aan de linkerkant staat de journaalstructuur. Aan de rechterkant zie je twee tabbladen met looncomponenten en grootboekrekeningen.

3. Klik op: Acties / Nieuw financieel kenmerk.
   1. Vul de code van het kenmerk.
   2. Vul de omschrijving in.
   3. Klik op: Voltooien.

      Profit toont het nieuwe financiële kenmerk in de journaalstructuur.

4. Ga naar het tabblad: Looncomponenten.

   Je ziet de looncomponenten die je kunt toevoegen in de journaalstructuur.

5. Selecteer het kenmerk van de looncomponent in de rechterlijst en sleep deze naar links op het juiste financiële kenmerk.

   Je kunt een looncomponent maar één keer onder een financieel kenmerk slepen, de component verdwijnt van het tabblad.

   Profit toont de looncomponent onder het financiële kenmerk.

6. Ga naar het tabblad: Grootboekrekeningen.

   Je ziet de grootboekrekeningen.

7. Selecteer het kenmerk van de grootboekrekening in de rechterlijst en sleep deze op de looncomponent aan de linkerkant.

   Profit toont de rekening en tegenrekening onder de looncomponent.

   Je kunt meerdere rekeningen en tegenrekeningen onder één looncomponent slepen. Een gekoppelde rekening verdwijnt daarom niet van het tabblad. Als je meerdere rekeningen koppelt aan een looncomponent, kun je een verdelingspercentage voor het journaliseren aangeven.

   1. Klik met de rechtermuisknop op de bovenliggende looncomponent
   2. Klik op: Percentage aanpassen.
   3. Geef de juiste percentages op per rekening.

      Het totaal moet altijd een veelvoud van 100 procent zijn.

8. Klik op de actie: Kiezen cao.

   Je kunt de journalisering van eventuele andere cao's inrichten.

Journaalstructuur Payroll raadplegen

Je kunt de inrichting van de journaalstructuur raadplegen via een weergave en een rapport.

• Weergave Overzicht journaalstructuur

  Je ziet per gekozen cao een overzicht van de inrichting van de journaalstructuur.

• Rapport Inrichting journaalstructuren (Profit)

  Je ziet van alle cao's de inrichting van de journaalstructuur. Hiermee vergelijk je de inrichting tussen de verschillende cao's.

Weergave Overzicht journaalstructuur raadplegen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
3. Klik op: Acties / Overzicht journaalstructuur.

   Profit toont het overzicht van de journaalstructuur van de gekozen cao.

Journaalstructuur Payroll aanpassen

Je kunt de inrichting van de journaalstructuur aanpassen. Je kunt de volgende zaken aanpassen:

• Rekening of looncomponent verwijderen

  Je verwijdert een gekoppelde rekening of looncomponent uit de journaalstructuur.

• Gekoppelde rekening aanpassen

  Je past voor een looncomponent de gekoppelde rekening aan.

• Rekening en tegenrekening omdraaien

  In de journalisering van de looncomponent draai je de rekening en tegenrekening om.

• Percentage verdeling journaalpostregels aanpassen

  Als je twee of meer journaalpostregels koppelt aan de looncomponent, kun je deze regels procentueel verdelen.

• Journaalregel kopiëren naar, of overnemen van een andere cao.

De gegevens in de journaalstructuur leg je niet tijdsafhankelijk vast. Als je een wijziging doorvoert, dan initieer je daarna een handmatige TWK om de wijziging met terugwerkende kracht in te laten gaan. Je initieert ook een TWK als je de journaalstructuur wijzigt na het accorderen van een periode. De TWK-mutaties verwerk je in de eerstvolgende periode of in een correctieperiode.

Bij het genereren van de journaalpost(analyse) voor de huidige periode corrigeer je, cumulatief, de eerder gejournaliseerde gegevens. Deze nieuwe cumulatieve gegevens journaliseer je met de nieuw ingerichte journaalstructuur. De journaalposten die al zijn aangemaakt worden niet gecorrigeerd. De correctie vindt cumulatief plaats vanuit de huidige verwerking.

Rekening of looncomponent uit de journaalstructuur verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
3. Selecteer de looncomponent of rekening aan de linkerkant.
4. Sleep de rekening of looncomponent van de linkerkant naar de rechterkant.

   

5. Klik op Ja bij de melding.

   Profit ontkoppelt de rekening of looncomponent en toont bij het ontkoppelen van de looncomponent, deze aan de rechterkant.

Grootboekrekening of tegenrekening aanpassen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
3. Klik op: de '►' voor de looncomponent.

   Profit toont de gekoppelde rekeningen.

4. Klik op: Meer acties / Grootboekrekeningen aanpassen.
5. Selecteer de gewenste rekening en/of tegenrekening.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Profit past de rekening en/of tegenrekening aan in de journaalstructuur.

Rekening en tegenrekening omdraaien:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
3. Klik op: de '►' voor de looncomponent.

   Profit toont de gekoppelde rekeningen.

4. Klik op: Meer acties / Rekening en tegenrekening omdraaien.

   Profit draait de rekening en tegenrekening om in de journaalstructuur.

Journaalregel kopiëren naar andere cao:

Als je meerdere cao's in de omgeving hebt kan het gebeuren dat je voor alle cao's nieuwe looncomponenten moet koppelen in de journaalstructuur, bijvoorbeeld bij een cao update. Om dit makkelijker te maken kan je een ingerichte journaalregel kopiëren naar een ander cao.

1. Ga naar: HRM / Payroll / Inrichting / Journaalstructuur.
2. Open de eigenschappen de journaalstructuur.
3. Selecteer de looncomponent of rekening aan de linkerkant.
4. Klik op: Meer acties / Journaalregel kopiëren naar.
5. Selecteer: Journaalstructuur overschrijven.
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer de gewenste cao's.
8. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Handmatige TWK initiëren