VFPF-aanlevering

Voor de sector Primair onderwijs is de aanlevering VF/PF beschikbaar. De aanlevering heeft als doel de vaststelling en invordering van de VF/PF-premies, het beoordelen en betaalbaar stellen van de vervangingsdeclaraties en het genereren van kengetallen op het gebied van verzuim in het Primair Onderwijs.

Let op:

Vanaf 01-01-2021 is de uitvoerder WWPlus. Voor de aanlevering richt je het nieuwe communicatieprofiel Communicatie met Vervangingsfonds / Participatiefonds in. Meer informatie hierover vind je hier.

Beschrijving

De aanlevering bestaat uit de volgende onderdelen:

• Dienstverbanden:

  Op basis van de geleverde informatie over het dienstverband stelt het Vervangingsfonds zelf de premies voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds vast. Het Vervangingsfonds brengt dit in rekening via een factuur. De premies worden ook door Profit berekend.

  Alle dienstverbanden die verloond worden in het Primair Onderwijs moeten worden aangeleverd (cao PO en cao PO Bestuur). En daarmee ook de dienstverbanden die niet verzekerd zijn. Een bevoegd gezag (werkgever) die ERD is (Eigenrisicodrager) levert ook alle dienstverbanden aan. Ook een bevoegd gezag die ERD is moet een beperkte premie betalen.

• Verzuimmeldingen (incl. schorsingen):

  Op basis van de geleverde informatie over de verzuimmeldingen en schorsingen (verlofboeking in Profit) stelt het Vervangingsfonds de kengetallen van het verzuim op. Ook hier geldt dat de selectie alle medewerkers omvat die verloond worden in het Primair Onderwijs.

• Declaraties:

  De declaratie bevat gegevens over de afwezige en de vervanger. Op basis van de geleverde gegevens bepaalt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag. Het declaratiebedrag wordt teruggekoppeld met een retourbericht.

• Poolvervangers:

  Op basis van de geleverde informatie over de poolvervangers stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

Aanlevering

Per werkgever is er één VFPF-aanlevering voor elke aanleverperiode. De aanlevering maak je als de maand voorbij is en moet uiterlijk 5 werkdagen na afloop van de maand zijn verstuurd.

Aansluiting

Het Vervangingsfonds berekent op basis van de aangeleverde gegevens zelf de premies en stuurt op basis daarvan een factuur. Er worden vanuit Profit geen betalingsbestanden aangemaakt. In de CAO Primair onderwijs zijn wel looncomponenten aanwezig om ook de premies te berekenen. Doordat het moment van accorderen van de verloning en het aanmaken van het bestand niet gelijk zijn, kunnen er verschillen ontstaan.

Het declaratiebedrag kunnen wij niet berekenen in de salarisberekening bij de vervanger, omdat het normbedrag (brutosalaris) gebaseerd wordt op de salaris van de afwezige. Dit gegeven is in de salarisberekening bij de vervanger niet beschikbaar.

Werkweek van 40 uur bij declaraties

Het vervangingsfonds hanteert een werkweek van 40 uur. Daarom moet je in Profit ook overgaan op een werkweek van 40 uur als je declaraties bij het Vervangingsfonds wilt indienen. Als je als aanleverende partij uitgaat van een werkweek van 38.86 uur, zal het uitgekeerde bedrag bij declaraties lager uitvallen.

Gespecificeerd rooster bij declaraties

Vanaf januari 2016 moet, voor het indienen van een declaratie, de vervanger in Profit een gespecificeerd rooster hebben. Voor de afwezige adviseren wij ook een gespecificeerd rooster vast te leggen.

Als het verzuim of verlof (schorsing) halverwege de werkdag begint en direct vervangen wordt, dan kan het bij een vervanging van meerdere weken noodzakelijk zijn om de eerste week een ander rooster vast te leggen dan de tweede week. Hetzelfde principe geldt als het verzuim of verlof eindigt halverwege de werkdag.

Als je gebruikt maakt van profielen in InSite, dan raden wij aan hiermee rekening te houden.

Verwachte einddatum

Voor de nieuwe VFPF-aanlevering is het belangrijk dat de verwachte einddatum van de verzuim goed bijgehouden wordt. Daarnaast is het van belang dat een gebruiker altijd na afloop van de maand nog een keer voor ‘Controleren’ kiest alvorens klaar te zetten. Zo wordt de meest actuele data in de aanlevering verwerkt. Aanleveren kan maar één keer per maand per werkgever.

Omvang vervanging groter dan omvang afwezigheid vervanger

Eigenrisicodragerschap (ERD)

Je vult als je ERD bent, voor het bevoegd gezag de premiepercentage in. Deze heb je van het Vervangingsfonds gekregen. Deze premiepercentages vul je in op de volgende looncomponenten voor de cao Primair Onderwijs:

• 161.174.020 'Vervangingsfonds (Verplicht)'
• 161.174.021 'Vervangingsfonds (Vrijwillig)'

  Let op:

  Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Als een medewerker door het gekozen ERD-model voor een deel wel/niet declareerbaar is, dan voeg je een tweede vervangingsdienstverband toe waarin je het veld Declareren bij Vervangingsfonds aanvinkt/uitvinkt.

Niet meenemen in de aanlevering

In de aanleveringen moeten volgens het VF alle medewerkers mee die het tijdvak vanaf januari 2016 verloond worden (of werden) volgens de vigerende cao-po of de cao bestuurders po. Het gebruik van het veld Niet meenemen in VFPF-aanlevering in de eigenschappen van de instantie bij de medewerker is geheel op eigen verantwoordelijkheid.

Nr. aanstelling

In de webportal van VFPF kun je het nummer 'Nr. aanstelling' zien. In de VFPF-aanlevering geven wij het veld ‘Nr. aanstelling’ als volgt door:

• De eerste 4 tekens is het dienstverbandnummer met voorloopnullen
• De laatste 4 tekens is het nummer inkomstenverhouding met voorloopnullen

Correcties en intrekkingen

Als een onderdeel van de aanlevering van een medewerker is gewijzigd, dan levert Profit automatisch alle gegevens van het dienstverband van de medewerker opnieuw aan. Onderdelen van de aanlevering zijn dienstverbanden, verzuimmeldingen (incl. schorsingen), declaraties en poolvervangers.

Voorbeelden:

• Als een declaratie wijzigt, dan wordt de gehele dienstverband van de afwezige opnieuw aangeleverd. In de structuur van het bestand zit de vervanger onder het dienstverband van de afwezige.
• Als een declaratie met terugwerkende kracht wordt verwijderd, dan wordt het dienstverband ingetrokken in de aanlevering.

Termijnen van corrigeren

Iedere aanleverperiode controleert Profit de voorgaande perioden of er verschillen zijn ten opzichte van de eerder aangeleverde gegevens. Er zit wel een grens aan het aantal voorgaande perioden die Profit controleert:

• In periode 1 t/m 8 controleren we op correcties in het voorgaande jaar. In periode 9 t/m 12 controleren we op niet meer correcties in het voorgaande jaar.
• Correcties die gedaan zijn na de aanlevering van december neemt Profit in de aanlevering van januari van het volgende jaar mee.
  Let op: Wanneer je met Profit stopt in januari, adviseren wij om de aanlevering van december zo laat mogelijk aan te maken. Correcties na deze aanlevering zijn niet meer aan te leveren.

Raadpleeg de site van het Vervangingsfonds voor de termijnen van het indienen van de vervangingsdeclaraties.

Premie participatiefonds en poolvervangers per 1-8-2018

Voor poolvervangers moet vanaf 1-8-2018 ook premie worden berekend. Looncomponent 161.174.022 'Participatiefonds' is aangepast, zodat deze wordt berekend als het veld Poolvervanger in de eigenschappen van het contract van de medewerker is aangevinkt.

In de VFPF-levering leveren wij voor poolvervangers nog steeds aansluitingsvorm 'Niet aangesloten' aan. Het Vervangingsfonds interpreteert op basis van de levering dat voor poolvervangers wel premie participatiefonds berekend moet worden.

VFPF-aanlevering toevoegen, controleren en verzenden

Zodra een salarisverwerking in de Salarisverwerkingscockpit voorlopig is verwerkt, voegt Profit automatisch een regel toe voor de VFPF Aanlevering.

Deze regel controleer je voordat je de aanlevering verzend.

Aanlevering controleren:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / VFPF-aanlevering.
2. Selecteer de aanlevering.

   De aanlevering kan de volgende status hebben.

   • Gecontroleerd

     De aanlevering is zonder fouten gecontroleerd. Je kunt deze klaarzetten en daarna verzenden.

   • Gecontroleerd met fouten

     De aanlevering bevat fouten. Deze fouten kunnen ontstaan door verschillende situaties. In de weergave Fouten in VFPF aanlevering zie je de fouten staan. Deze weergave open je door te dubbelklikken op de aanlevering.

     Als je de fouten hebt opgelost, dan kun je de aanlevering opnieuw controleren.

   • Klaargezet

     De aanlevering is klaargezet voor verzending.

   • Fout bij verzending

     De aanlevering kan niet verzonden worden. Je kunt deze via de communicatieservice opnieuw verzenden. Je hoeft de aanlevering hiervoor niet opnieuw klaar te zetten.

   • Verzonden

     De aanlevering is verzonden. Je hebt nog geen retourbericht ontvangen dat de aanlevering in goede orde is ontvangen.

   • Ontvangen

     De status ‘Ontvangen’ geeft aan dat een VFPF-aanlevering succesvol is verzonden naar APG. Deze informatie wordt teruggekoppeld middels een retourbericht met statuscode ‘A’.

   • Technisch afgekeurd

     De aanlevering is technisch niet in orde. De technische fout kan zijn dat er een foutieve extensie is, de aanlevering niet voldoet aan de XSD, er foutieve tijdvakken zijn of er zijn niet toegestane dubbele tijdvakken.

   • Gedeeltelijk verwerkt met signalen

     Deze status geeft aan dat één of meerdere declaraties bij het Vervangingsfonds de workflow in gaan voor verdere beoordeling door een medewerker van het Vervangingsfonds. Dit wordt bij het Vervangingsfonds als ‘Case’ gekenmerkt. Op deze declaraties (gekenmerkt als ‘Case bij VF’) komt later alsnog een retourbericht. Deze informatie wordt teruggekoppeld middels een retourbericht met CodeBerichtResponseSoort ‘0’.

   • Verwerkt met signalen

     Deze status geeft aan dat de VFPF-aanlevering verwerkt is door APG. Er zijn voor één of meerdere onderdelen signalen opgetreden. Voor bijvoorbeeld een declaratie kan een signaal (afkeuring) terecht zijn. Deze informatie wordt teruggekoppeld middels een retourbericht met CodeBerichtResponseSoort ‘1’ en er zijn op één of meer onderdelen signalen aanwezig.

   • Verwerkt en gejournaliseerd

     Deze status geeft aan dat de VFPF-aanlevering verwerkt is door APG. Er zijn geen signalen ontstaan. Deze informatie wordt teruggekoppeld middels een retourbericht met CodeResponseSoort ‘1’ en er is geen enkel signaal aanwezig voor de VFPF aangifte.

3. Klik op de actie: Controleren.

Aanlevering raadplegen

1. Open na het controleren de aanlevering.
2. Open de weergave:
   • Declaraties

     De declaratie bevat gegevens over de afwezige en de vervanger, onder anderen de afwezigheids- en vervangingsuren. Op basis van de geleverde gegevens bepaalt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag. Het declaratiebedrag wordt teruggekoppeld met een retourbericht.

   • Dienstverbanden

     Op basis van de geleverde informatie over het dienstverband stelt het Vervangingsfonds zelf de premies voor het Vervangingsfonds en Participatiefonds vast. Het Vervangingsfonds brengt dit in rekening via een factuur. De premies worden ook door Profit berekend.

     Alle dienstverbanden die verloond worden in het Primair Onderwijs moeten worden aangeleverd (cao PO en cao PO Bestuur). En daarmee ook de dienstverbanden die niet verzekerd zijn. Een bevoegd gezag (werkgever) die ERD is (Eigenrisicodrager) levert ook alle dienstverbanden aan. Ook een bevoegd gezag die ERD is moet een beperkte premie betalen.

   • Poolvervangers

     Op basis van de geleverde informatie over de poolvervangers stelt het Vervangingsfonds het declaratiebedrag vast.

   • Verzuimmeldingen (incl. schorsingen)

     Op basis van de geleverde informatie over de verzuimmeldingen en schorsingen (verlofboeking in Profit) stelt het Vervangingsfonds de kengetallen van het verzuim op. Ook hier geldt dat de selectie alle medewerkers omvat die verloond worden in het Primair Onderwijs.

Status per signaal

Elke weergave bevat een status en deze wordt gevoed vanuit de retourberichten. Er kunnen meerdere retourberichten binnenkomen omdat het Vervangingsfonds meerdere 'Cases' in behandeling heeft. Op basis van de aangeleverde gegevens kan het Vervangingsfonds via de retourberichten de volgende statussen doorgeven:

• afgekeurd
• Case bij VF

  Het Vervangingsfonds vraagt extra informatie op of controleert informatie bij externe bronnen.

• goedgekeurd

  Als bijvoorbeeld de declaratie is goedgekeurd stelt het Vervangingsfonds op basis van de geleverde informatie het declaratiebedrag vast. Het declaratiebedrag wordt via het retourbericht teruggekoppeld. De retourinformatie wordt ingelezen in Profit en bij de bijbehorende declaratie is voor de gebruiker in de weergave Declaraties het declaratiebedrag zichtbaar.

Als het signaal van het Vervangingsfonds op een declaratie terecht is, dan vink je het veld Declareren bij Vervangingsfonds uit in de eigenschappen van het contract van de medewerker. Als je het veld niet uitvinkt, gaat mogelijk de declaratie de volgende periode weer mee. Als je dit veld uitvinkt, dan controleer je de waarde in het veld Verzekering.

Als de afkeuring niet terecht is door bijvoorbeeld een verkeerde waarde in een veld, dan gaat na het aanpassen van de waarde de declaratie de volgende periode vanzelf weer mee.

Aanlevering verzenden:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / VFPF-aanlevering.
2. Selecteer de aanlevering.
3. Klik op de actie: Klaarzetten.

   Je zet de aanlevering klaar voor verzending via de communicatieservice. In de communicatieservice kun je de aanlevering verzenden.

   Als een fout optreedt tijdens het verzenden, dan hoef je de aanlevering niet opnieuw kaar te zetten. In dit geval kun je de status van de verzending herstellen in de communicatieservice en daarna opnieuw verzenden.