Terugdraaien declaratie (Flex)

Als een declaratie al goedgekeurd, verwerkt en/of verloond is, kun je nog corrigeren via Terugdraaien.

Bij terugdraaien wordt de declaratie helemaal tegengeboekt. Profit maakt een volledig nieuwe tegengestelde versie van de declaratie en daarbij worden de onderliggende nacalculatieregels ook teruggedraaid. Dat wil zeggen dat alle nacalculatieregels tegengeboekt worden (minus).

Dit doe je bijvoorbeeld als een declaratie op een verkeerde plaatsing geboekt is.

Je moet de teruggedraaide declaratie opnieuw (handmatig) goedkeuren en verwerken.

Terugdraaien is alleen mogelijk op de oorspronkelijke versie van de declaratie (versie .01). Er mogen dus niet al correctieversies van de declaratie zijn.

Als een declaratie teruggedraaid is, kun je dit niet meer ongedaan maken én ook kun je er geen andere correcties meer op maken.
Of een declaratie is teruggedraaid zie je aan het veld Soort declaratie.

Behalve terugdraaien kun je ook kiezen voor een correctiedeclaratie (of een creditfactuur). Of de declaratie verwijderen, mits nog niet is verloond.

Let op:

Een declaratie die betrekking heeft op het voorgaand boekjaar en daarin initieel ook verloond is, wordt negatief gecorrigeerd via correctiedeclaratie/terugdraaien in het huidige boekjaar. Bijvoorbeeld van 8 gewerkte uren (verwerkt in 2023) naar 0 gewerkte uren (verwerkt in 2024).

De berekende 'Loonheffing' wordt met de correctie niet teruggedraaid in het voorgaande jaar. Naast de loonheffing geldt dit ook voor ZVW, werknemerspremies, pensioen, etc. Houd hier rekening mee.

Terugdraaien declaratie:

1. Ga naar Projecten / Nacalculatie / Declaratie.
2. Open de weergave Alle declaraties.
3. Controleer de status van de declaratie. Je ziet dat de declaratie goedgekeurd is en verloond.
4. Selecteer de goedgekeurde en verloonde declaratie en klik op Meer acties / Terugdraaien.
5. Klik op Ja bij de vraag of je de declaratie met onderliggende nacalculatieregels wilt terugdraaien.

   Je ziet dat het versienummer is opgehoogd.

6. Open de declaratie.

   

7. Ga naar het tabblad: Versies.

   

   Je ziet dat de correctie de oorspronkelijke declaratie volledig tegenboekt.

Verwerk de aangepaste declaratie:

1. Ga naar HRM / Flex / Declaratiecockpit.
2. Open de weergave Te verwerken.
3. Je herkent de teruggedraaide declaratie door bij Soort declaratie te zoeken op Terugdraaiing.
4. Selecteer de declaratie en klik op de actie Verwerken.

   Hierdoor ontstaat initieel een vordering.

5. Open de weergave Betaald.

   

6. Je ziet hier de ontstane vordering.

Nacalculatie boeken en verwerken

Boek opnieuw de nacalculatie en verwerk de declaratie zoals je gewend bent.