Payroll Cloud

Met Payroll Cloud leggen klanten van de accountant- en administratiekantoren zelf de HR- en Payroll mutaties vast. De vastlegging gebeurt dus bij de bron! Alle mutaties die gedurende een maand plaatsvinden legt de klant zelf vast in op één centrale plek in OutSite. De klant kan hier alle zaken regelen en inzien. Doordat klanten zelf de mutaties invoeren zoals loonmutaties, maar ook in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties hoiudt jij als accountant tijd over om je bezig te houden met andere belangrijke zaken zoals controles uitvoeren en het adviseren van je klanten.

Voorbereiding

• Inrichten Payroll Cloud

Beschrijving

De standaardprocedure voor de werking van Payroll Cloud ziet er als volgt uit.

Alle acties van de klant vinden in OutSite plaats. Wanneer de klant een actie heeft uitgevoerd krijg je hiervan een taak terug in InSite. Afhankelijk van de taak kan je in InSite of Profit hier vervolgstappen op ondernemen.

Loonmutaties vastleggen in OutSite

De klant legt zelf (loon)mutaties vast in OutSite hierdoor wordt tijd bespaart en worden fouten voorkomen omdat de mutaties bij de bron worden vastgelegd. Meestal worden de loonmutaties vastgelegd via een boekingsmatrix, maar het kan ook gaan om in- en uitdienstmeldingen en salaris-, contract-, rooster- en functiemutaties. Sommige mutaties worden direct doorgevoerd, andere mutaties moeten eerst geconroleerd worden door de accountant. De accountant bepaalt welke zaken via Payroll Cloud lopen en waarvoor de gebruikers geautoriseerd zijn.

De uitgangssituatie in deze stap is dat de loonverwerking geen TWK’s bevat. De taak om te verwerken moet elke avond plaats vinden voor de payroll cloud werkgevers. Op deze manier worden elke avond de TWK’s verwerkt. Elke terugwerkende kracht mutatie op een medewerker wordt direct verwerkt. Zo kan de gebruiker direct zien welke gevolgen de mutaties voor de bruto-netto berekeningen hebben.

Voordat de klant gebruik kan maken van de snelinvoer van de loonmutaties (de boekingsmatrix) moet je dit inrichten. Heb je dat nog niet gedaan? Klik dan hier voor meer informatie over het inrichten van de boekingsmatrix.

Mutaties vastleggen:

1. Log in op de portal van je accountant.
2. Klik op het menu Salarisverwerking.

   Hier kan je verschillende mutaties vastleggen:

   • Via Medewerkers kun je een medewerker selecteren en daar bijvoorbeeld wijzigingen doorvoeren in de persoonlijke gegevens. Je kunt hier ook HR mutaties doorvoeren zoals, contract, salaris- of een functiewijziging. Ook kun je hier medewerkers in - en uitdienst melden.
   • Via Snelinvoer loonmutaties kun je snel loonmutaties doorvoeren voor al je medewerkers in een periode. Je kunt hier ook makkelijk switchen naar een vorige en volgende periode.
   • Als je de Actuele periode opent kun je daar ook verschillende mutaties doorvoeren:

     Snelinvoer loonmutaties

     Overige loonmutaties: andere loonmutaties die je niet kwijt kunt bij de snelinvoer.

     Voorlopige loonstroken: als er een verwerking is geweest vanuit de accountant kan de klant hier de voorlopige salarisberekening raadplegen.

     Periode afsluiten: als alle mutaties binnen een periode zijn doorgevoerd kan je de periode afsluiten.

Periode afsluiten (Payroll Cloud)

Als de klant klaar is met de mutaties in een periode zet hij de periode dicht zodat geen mutaties meer kunnen worden gedaan in deze periode. Standaard leveren we de workflow ‘Periode afsluiten’ zo uit dat de periode direct wordt dichtgezet. Alleen als de salarisverwerking fouten bevat, gaat de workflow naar de accountant om deze fouten eerst op te lossen. Daarna zet de accountant de periode dicht.

De accountant kan er voor kiezen om altijd zelf de periode dicht te zetten. De accountant kan dan bijvoorbeeld eerst controles uitvoeren en daarna dichtzetten. Als je dit wilt moet je een kopie maken van de workflow Periode afsluiten en de inrichting aanpassen naar je eigen wensen. Klik hier voor meer informatie over het aanpassen van een workflow.

Periode afsluiten:

1. Log in op de portal van je accountant.
2. Klik op het menu Salarisverwerking.
3. Open de eigenschappen van de Actuele periode.
4. Klik op: Periode afsluiten.

   Let op!

   Je kunt nu geen mutaties meer vastleggen in deze periode.

5. Klik op: Bevestigen.

   Nu gaat de taak naar de accountant om de periode te controleren.

Controleren dichtgezette periode

De accountant controleert de dichtgezette periode. Je kunt nu vanuit de verschillenperiode de mutaties per medewerker nog verwerken in de dichtgezette periode. Standaard leveren we de workflow ‘Periode afsluiten’ zo uit dat de periode direct wordt dichtgezet. Alleen als de salarisverwerking fouten bevat, gaat de workflow naar de accountant om deze fouten eerst op te lossen. Daarna zet de accountant de periode dicht.Na de controles en eventuele aanpassingen genereer je de rapportenset ‘Dichtgezet’. De klant krijgt nu in de portal alle rapporten in één dossieritem tot zijn beschikking. De klant kan de rapportenset goed- of af te keuren.

Controleren dichtgezette periode:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave: Salarisverwerkingsplan (actueel).
3. Selecteer de werkgever.
4. Open de eigenschappen van de perioderegel.
5. Klik op de medewerker die niet verwerkt is en kijk wat er fout gaat.
6. Los de fout op.
7. Klik op de actie: Verwerken.

   Als alle correcties zijn doorgevoerd kun je de periode dichtzetten.

Periode dichtzetten:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave: Salarisverwerkingsplan (actueel).
3. Selecteer de werkgever.
4. Klik op de actie: Dichtzetten.

   Je kunt nu de rapportenset verstrekken. Bij het dichtzetten van de periode komt niet automatisch een rapportenset. Dit zijn de controles en aanpassingen die je uit kunt voeren voor de rapportenset wordt gegenereerd. Ook kan je mutaties van medewerkers uit de verschillenperiode nog in de dichtgezette periode verwerken. De rapportensets kan je vervolgens handmatig genereren via het salarisverwerkingsplan.

Accorderen periode (rapportenset genereren)

Door middel van de taak Genereren rapportenset Payroll Cloud genereren we rapportensets voor werkgevers die zijn gekenmerkt als Payroll Cloud werkgever. Het genereren van een rapportenset Payroll Cloud wordt zowel handmatig als automatisch gedaan. Tijdens het genereren van de rapportenset zetten we de rapporten, uit de gekoppelde rapportenset, als aparte dossieritems in het periodedossier van de betreffende periode.

Bij het accorderen van een periode wordt altijd automatisch een rapportenset gegenereerd en in het dossier van de klant gezet. De klant krijgt hierdoor een vaste set met informatie na het afsluiten (accorderen) van de periode. De klant heeft daarmee inzicht in een succesvol verlopen periode qua loonverwerking. De klant kan altijd oude perioden raadplegen en output opzoeken in het periodedossier.

Tijdens het accorderen kan je ervoor kiezen om automatisch een journaalpostenbestand en betaalbestand te genereren. In dit geval voegen we het rapport vanuit de rapportenset toe als bijlage voor overzicht journaalposten en/of overzicht betalingen.

Rapportensets vervangen

Bij het genereren (zowel automatisch als handmatig) van de rapportenset worden in het betreffende salarisverwerkingsplan de dossieritems van de eerder verstrekte rapportenset vervangen. Bij het aanmaken van bijvoorbeeld een jaaroverzicht rapportenset is het om die reden belangrijk dat ook daar minimaal dezelfde rapporten inzitten als de gebruikte rapportenset voor de periode. Je kunt in het salarisverwerkingsplan een aparte rapportenset instellen.

Rapportenset verstrekken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave: Salarisverwerkingsplan (actueel).
3. Selecteer de werkgever.
4. Klik op: Meer acties / Rapportenset.
5. Selecteer de Voorlopige rapportenset die je wilt verstrekken.
6. Klik op: Voltooien.

   De klant kan deze rapportenset nu controleren. Als de klant akkoord is krijg je een Ter info taak en kunt je de periode accorderen.

Periode accorderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave: Salarisverwerkingsplan (actueel).
3. Selecteer de werkgever.
4. Klik op de actie: Accorderen.

   De definitieve rapportenset, het betaalbestand, de journaalposten etc. worden nu automatisch aan de klant verstrekt en in het dossier geplaatst.

   In de salarisverwerkingscockpit zie je, na het verversen van de weergave, een nieuwe actuele periode.

Rapportages voor klant

Als de accountant de periode heeft geaccordeerd stuurt hij de voorlopige rapportenset door. De klant kan door op de betreffende periode te klikken de verschillende bestanden downloaden en krijgt daarmee inzicht in de periode.

Rapporten beoordelen:

1. Log in op de portal van de accountant.
2. Ga naar de startpagina.
3. Ga naar Mijn taken.
4. Klik op de taak: Voorlopige rapportenset.

   Je kunt deze taak ook openen via Salarisverwerkingscockpit / Werkgever dossier.

5. Controleer de rapporten.
6. Ben je akkoord, klik dan op Goedkeuren.

   De accountant krijgt nu een melding dat je akkoord bent en kan je de definitieve rapportenset toesturen.

   Als je niet akkoord bent klik je op Afkeuren en geef je aan wat niet akkoord is. De accountant kan je een nieuwe voorlopige rapportenset verstrekken.

Loonaangifte en pensioenaangifte accorderen / betalen

Voor sommige werkgevers is het nodig om de aangifte te accorderen via een workflow. Zodra ze akkoord geven wordt de aangifte klaargezet. Voor andere werkgevers is het genoeg als bekend is wat ze moeten betalen. Na het klaarzetten van de loonaangifte wordt de SEPA bestand in het dossier gezet. Voor sommige klanten is het nodig om de pensioenaanlevering te doen.

Loonaangifte accorderen werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever(s) waarvoor je de loonadministratie doet.
3. Ga naar het tabblad: Payroll Cloud.
4. Controleer of bij Accordering loonaangifte gekozen is voor Accorderen via portal: na het klaarzetten van de loonaangifte in Profit krijgt de loonaangifte de status ‘Ter accordering klant’. De klant kan dan de loonaangifte controleren en goedkeurden. Als de klant akkoord geeft in de portal, dan wordt de loonaangifte verzonden naar de Belastingdienst.

Loonaangifte accorderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Aangiftecockpit.
2. Selecteer de aangifteregel van de werkgever.
3. Klik op de actie: Controleren.

   De status van de regel wordt nu aangepast naar Gecontroleerd.

4. Selecteer nogmaals de aangifteregel van de werkgever.
5. Klik op de actie: Klaarzetten.

   De loonaangifte is nu ter accordering verstuurd naar de klant.

Loonaangifte accorderen door Klant

Als de accountant de loonaangifte heeft klaargezet kan je deze accorderen.

Loonaangifte accorderen:

1. Log in op de portal van de accountant.
2. Ga naar de startpagina.
3. Ga naar Mijn taken.
4. Klik op de taak: Betaalbestand Loonheffing periode xx.
5. Controleer de loonaangifte.
6. Klik op: Afhandelen.

   Nu wordt de loonaangifte direct verstuurd naar de Belastingdienst.

Loonstroken uitgesteld verstrekken

Je kunt bij de werkgever instellen dat je de loonstroken uitgesteld wilt verstrekken. Dit voorkomt vragen van de medewerkers over het tijdstip van betaling van het salaris omdat ze het salaris al hebben ontvangen voordat ze de loonstrook krijgen. De loonstroken worden alleen later verstrekt aan de medewerkers, de werkgever mag de loonstroken wel direct ontvangen. Het uitgesteld verstrekken van loonstroken werkt niet als er geen betaling plaatsvindt.

In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan kan je aangeven hoeveel dagen na de betaaldatum, je de loonstrook wilt verstrekken.

Payroll Cloud in Pocket App

Payroll Cloud ESS

In Payroll Cloud heb je de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:

• Loonstroken bekijken
• Verlof en/of verzuim boeken
• Digitaal ondertekenen
• Eigen gegevens wijzigen

Mogelijkheden voor de werkgever in OutSite

De klant (werkgever) kan op de klantportal (OutSite) diverse mutaties doorvoeren:

• Vaste en variabele loonmutaties
• Indienst
• Uitdienst
• Verlof
• Verzuim
• Snelinvoer loonmutaties (boekingsmatrix)
• Salarismutaties
• Contractmutaties
• Organisatorische eenheid mutaties
• Roostermutaties
• Functiemutaties
• Instantiemutaties
• Stamgegevens medewerker
• Medewerkerdossier (via vrij type dossieritem)

De klant (werkgever) kan de volgende acties uitvoeren:

• Voorlopige loonstroken raadplegen
• Periode afsluiten
• Rapportage goedkeuren
• Loonaangifte accorderen

Verder kan de klant ook het dossier van de vorige perioden eenvoudig bekijken.

Mogelijkheden voor de accountant

De accountant kan op OutSite de volgende acties uitvoeren:

• Controleren aangiften
• Klaarzetten aangiften

De accountant kan op InSite de volgende mutaties beoordelen:

• Indienst
• Uitdienst
• Verlofsoorten met invloed op het salaris (onbetaald verlof, geboorteverlof, etc)
• Verzuimverloop en loondoorbetaling bij ziekte
• Adreswijzigingen
• Roostermutaties met ouderschapsverlof

Mogelijkheden voor de medewerker in Pocket App

Afhankelijk van de autorisatie kan de medewerker van de klant via Pocket App:

• Declaraties indienen
• Verlof boeken
• Verzuim boeken (Ziekmelden)
• Loonstroken en jaaropgave bekijken en downloaden
• Digitaal ondertekenen
• Eigen gegevens wijzigen
• Taken afhandelen
• Dossier raadplegen

Zie ook

• Mogelijkheden in Payroll Cloud