Methoden accordering en gereedmelding

Deze tabel geef je een overzicht van de mogelijke acties voor het accorderen en gereedmelden. Ook zie je vier methoden voor het accorderen en gereedmelden afhankelijk of je wel of niet accordeert voor Profit Payroll.

 

Nacalculatie accorderen

Nacalculatie gereedmelden

Accorderen voor payroll

Nacalculatieregels

Blokkeren nacalculatieregels, zodat deze niet meer kunnen worden gewijzigd of verwijderd.

Nacalculatieregels doorsluizen naar de projectfacturering.

Nacalculatieregels doorsluizen naar Payroll. Geldt alleen voor regels waarvan de uren-, kosten- of werksoort is ingericht voor integratie Payroll.

Verlofopbouw o.b.v. nacalculatie (excl. tijd-voor-tijd)

Bijwerken periodesaldi (alleen opbouw!) van de betrokken medewerkers, als dit is ingesteld bij de verlofsoort. Zo niet, dan worden de periodesaldi bijgewerkt bij het invoeren van de nacalculatieregels.

Opname verloopt via Profit HRM.

n.v.t.

n.v.t

Tijd-voor-tijd

Bijwerken periodesaldi (opbouw en opname) van de betrokken medewerkers, als dit is ingesteld bij de verlofsoort. Zo niet, dan worden de periodesaldi bijgewerkt bij het invoeren van de declaratieregels.

n.v.t.

n.v.t.

Opmerking

Profit voert deze stap automatisch uit als de projectinstelling Direct accorderen is aangevinkt.

Hierdoor zal Profit de regels na invoer direct blokkeren.

Als Direct accorderen is aangevinkt, kun je ook Direct gereedmelden aanvinken. Hierdoor zal Profit de nacalculatieregels direct accorderen en vervolgens automatisch factureerbaar stellen.

Profit voert deze stap automatisch uit als de HRM-instelling Accorderen voor Payroll niet is aangevinkt.

Hierdoor sluist Profit de regels na invoer of accordering automatisch door naar Payroll.

De stappen voor het accorderen en gereedmelden volgen logisch op elkaar. Beide stappen zijn nodig om nacalculatieregels te kunnen factureren. De stap Accorderen voor Payroll staat hier los van. Daarom kun je de stap Accorderen voor Payroll op twee momenten uitvoeren:

  • Opeenvolgende accordering nacalculatie en accordering voor Profit Payroll.
  • Aparte accordering nacalculatie en accorderen voorProfit Payroll.

Methode 1: Opeenvolgende accordering nacalculatie en Accorderen voor Payroll

Je accordeert eerst de nacalculatie. Alleen onkostenregels die geaccordeerd zijn in de nacalculatie, kunnen worden geaccordeerd voor Payroll. Hierbij heb je meer controle over de opgevoerde onkosten.

Zoals je in het schema ziet, kun je een accordering ook ongedaan maken:

  • Als je Accorderen nacalculatie ongedaan maakt, zal Profit de betreffende declaratieregels deblokkeren. Hierdoor kunnen de medewerkers deze regels weer wijzigen of verwijderen.

    Omdat het accorderen leidt tot het bijwerken van periodesaldi, zal ook het ongedaan maken van de accordering leiden tot het opnieuw bijwerken (terugdraaien) van deze periodesaldi.

  • Als je Accorderen voor Payroll ongedaan maakt terwijl de betreffende regels al verloond zijn, zal dit leiden tot TWK.

Methode 2: Aparte accordering nacalculatie en Payroll

Je accordeert de nacalculatie, maar niet-geaccordeerde kostenregels kunnen wel worden geaccordeerd voor Payroll. In deze opzet vinden de accorderingsprocessen dus onafhankelijk van elkaar plaats. Hierdoor kan het gebeuren dat je een kostenboeking pas beoordeelt, nadat deze al is doorgesluisd naar Payroll.

In de onderstaande opzet zal Profit de periodesaldi tijd-voor-tijd bijwerken, nadat je de tijd-voor-tijd boekingen hebt geaccordeerd. Het accorderen heeft dus twee gevolgen: de tijd-voor-tijdregels worden geblokkeerd en de tijd-voor-tijdsaldi worden bijgewerkt. Op deze manier behoud je optimale controle over de saldi tijd-voor-tijd.

Ook bij deze methode kun je de saldi tijd-voor-tijd tijdens het accorderen van de nacalculatie bijwerken, of direct na het boeken. Dit verschilt niet van methode 1. Het ongedaan maken van een accordering wordt niet in dit schema getoond.

Methode 3: Alleen Accorderen voor Payroll

Je gebruikt het accorderen van de nacalculatie niet. Dit betekent, dat je de nacalculatieregels t.a.v. tijd-voor-tijd niet beoordeelt. Daarom moeten de verlofsaldi tijd-voor-tijd direct worden bijgewerkt na het boeken van de nacalculatieregels. Dit moet worden ingericht in de eigenschappen van de verlofsoort Tijd-voor-tijd.

Let op:

Als je Accorderen nacalculatie niet gebruikt, blijven de nacalculatieregels beschikbaar voor bewerking. Dit betekent dat medewerkers later zonder jouw goedkeuring boekingen kunnen wijzigen.

Methode 4: Niet accorderen

Je accordeert de nacalculatieregels niet:

  • Dit betekent, dat je de nacalculatieregels t.a.v. tijd-voor-tijd niet beoordeelt. Zie verder methode 3.
  • Je beoordeelt ook de te verlonen nacalculatieregels niet. Profit zal deze regels automatisch accorderen na invoer.