Concepten beoordelen en vrijgeven/blokkeren of uitstellen

Concepten beoordeel je. Eventueel bewerk je ze. Daarna verstrek je ze aan de verkooprelatie ter controle als dat gewenst is.

Vervolgens ga je ze vrijgeven voor het factureren als projectfacturen.

In specifieke gevallen kun je concepten ook blokkeren, uitstellen of afhandelen.

Concepten beoordelen

Je moet de concepten beoordelen. Dit doe je aan de hand van de statussen.

Als je in je projecten Apart factureren aan hebt staan, is het verstandig in de weergave het veld Projectnummer op te nemen. Dan zie je namelijk onmiddellijk dat er voor een verkooprelatie meerdere concepten zijn gegenereerd op grond van welk project.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.

   

   Aan de kleuren in de weergave zie je welke status het concept heeft.

   • Niet factureerbaar: blauw
   • Factureerbaar: wit
   • Uitgesteld: blauw
2. Open de eigenschappen van het concept.
3. Je kunt het concept nu bewerken.

   De mogelijkheden zijn verschillend afhankelijk van of het om verdichte of onverdichte regels gaat.

4. Voeg eventueel regels toe.
5. Klik eventueel op de actie: Nieuw project om een project toe te voegen.
6. Klik op Opslaan en sluiten om de wijzigingen op te slaan.
7. Vervolgens kun je via Acties bovenin de regel(s):
   • Vrijgeven voor facturering - de status verandert van Niet factureerbaar naar Factureerbaar
   • Blokkeren voor facturering - de status verandert van Factureerbaar naar Niet factureerbaar
   • Uitstellen - de status verandert van Niet factureerbaar naar Uitgesteld
   • Afdrukken pro forma
   • Verstrekken: Afdrukken / E-mailen / Output voor massaal verstrekken

Concepten verstrekken

Je kunt de concepten verstrekken aan de verkooprelatie. Dit kan bijvoorbeeld als e-mail of afdruk.

Profit bepaalt, voor het verstrekken en journaliseren van de factuur, de Administratie volgens een hiërarchie: Profit kijkt eerst in de kop van de boekingslay-out, vervolgens in het project, in de projectgroep, het standaard verkooprelatieprofiel, en als laatste in de instellingen facturering.

Concepten verstrekken:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.
2. Selecteer de concepten.
3. Klik op de actie: Output.

   Je kunt ook gebruikmaken van Output als je concepten alsnog in het dossier wilt opslaan.

   Let op: 

   Het veld 'Alleen nog niet verwerkte concepten verwerken' werkt alleen voor die conceptfacturen die daadwerkelijk naar een printer zijn verwezen. Op dat moment werkt Profit bij dat de factuur afgedrukt is. Facturen die alleen op het scherm zijn weergegeven gelden niet als afgedrukt.

4. Selecteer een andere sortering als je de ingestelde sortering wilt wijzigen.
5. Klik op: Volgende. 
6. Klik op: Voltooien.  

Concepten vrijgeven voor facturering

Je kunt een concept direct vrijgeven voor facturering. De status wordt daarbij omgezet van Niet factureerbaar in Factureerbaar.

Alleen vrijgegeven concepten kun je klaarzetten voor facturatie bij Verzamelfacturen of automatisch genereren tot projectfacturen.

Concepten vrijgeven voor facturering:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.
2. Selecteer de concepten.
3. Klik op: Acties / Vrijgeven voor facturering.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Concepten blokkeren voor facturering

Je kunt een vrijgegeven concept terugzetten op de status Niet factureerbaar.

Blokkeren voor facturering:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.
2. Selecteer de concepten.
3. Klik op: Acties / Blokkeren voor facturering.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Concepten uitstellen voor facturering

Je kunt nog niet factureerbare concepten, doorschuiven (uitstellen) naar een volgende periode, zodat deze concepten pas in een volgende periode wordt gefactureerd.

Concepten uitstellen voor facturering:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.
2. Selecteer de concepten.
3. Klik op: Acties / Uitstellen.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Openstaande concepten afhandelen

Je kunt openstaande concepten afhandelen als alle regels op Afhandelen staan. Dit doe je bijvoorbeeld voor openstaande concepten van verkooprelaties die geen klant meer zijn.

Afhandelen openstaande concepten:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten.
2. Open de eigenschappen van het concept.
3. Selecteer bij iedere regel de verwerkingsmethode Voorschotregel afboeken.
4. Klik op: Voltooien.
5. Klik op Ja bij de melding.
6. Ga naar: Projecten / Facturering / Concepten factureren.
7. Vul de velden in.
8. Klik op: Volgende. 
9. Selecteer het af te handelen concept.

   Omdat alles de verwerkingsmethode Afgeboekt heeft wordt er geen factuur aangemaakt.

10. Klik op: Voltooien. 
11. Klik op: Opslaan en sluiten.
12. Nu kun je de debiteur blokkeren via Financieel / Debiteur / Debiteur.
13. Open de eigenschappen van de debiteur.
14. Ga naar het tabblad: Organisaties/Personen.
15. Vink Geblokkeerd aan.
16. Klik op: Opslaan en sluiten.