Integratie nacalculatie en salarisverwerking
Je kunt de nacalculatieregels in Profit Projecten meenemen in de salarisverwerking van Profit Payroll, ook als je geen gebruik maakt van Profit Projecten. Per werkgever bepaal je of Profit de nacalculatie integreert met de salarisverwerking.
|
Inhoud |
Beschrijving
Het proces voor het inrichten van de nacalculatie met de salarisverwerking ziet er als volgt uit:
De nacalculatieregels op urensoorten en/of werksoorten die gekoppeld zijn aan een looncomponent, beschouwt Profit in de nacalculatie als loonmutaties. Deze regels verwerkt Profit automatisch in Profit Payroll. Je kunt de nacalculatieregels ook eerst accorderen, vóórdat Profit deze meeneemt in Profit Payroll.
Let op:
Bij de salarisverwerking in Profit Payroll ontstaan dus géén aparte loonmutaties. De nacalculatieregels zelf beschouwt Profit als loonmutaties.
Profit verdicht de nacalculatieregels. Dit betekent dat Profit het cumulatief van de boekingen voor een medewerker op de betreffende looncomponent berekent, en niet de losse boekingen.
Nacalculatie als loonmutaties kun je alleen gebruiken voor medewerkers met een geldig contract. Dit is bijvoorbeeld van toepassing als je de medewerkers uitbetaalt op basis van gewerkte uren of als je de overwerkuren van medewerkers uitbetaalt.
De berekening van de nacalculatieregels in Profit Payroll is afhankelijk van de parameter die je koppelt aan de urensoort en/of werksoort:
- Alleen parameter 'Aantal'
Profit berekent alleen het aantal.
- Alleen parameter 'Bedrag'
Profit berekent alleen het bedrag.
- Parameter 'Aantal' en 'Bedrag'
Profit berekent 'Aantal' x 'Bedrag'.
Voorbeelden
Voorbeelden van de berekening in Profit Payroll:
- Regel in uren (Aantal = aantal uren, Bedrag = uit te betalen per uur)
De berekening is: Aantal uren x Uit te betalen per uur
- Regel in uren (Aantal = aantal uren, Bedrag = niet ingevuld)
De berekening is: aantal uren waarbij Profit de vergoeding (bedrag) eventueel bepaalt via de rekenregel van een looncomponent.
- Regel niet in uren (Aantal = aantal kilometers, Bedrag = uit te betalen per kilometer)
De berekening is: Aantal kilometers x Uit te betalen per kilometer
- Regel niet in uren (Aantal = 1, Bedrag = uit te betalen bedrag)
De berekening is: 1 x Uit te betalen bedrag
Meerdere dienstverbanden
Als je Meerdere dienstverbanden hebt geactiveerd dan vul je het veld Dienstverband bij het boeken van de nacalculatie. Dit geldt alleen als de aan de urensoort gekoppelde looncomponent een parameter heeft die Profit per dienstverband berekent. Standaard vult Profit het in de periode geldende hoofddienstverband. Je kunt een ander dienstverband selecteren, voorwaarde is dat het dienstverband geldig is in de geselecteerde periode.
Uren per week
Voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week kan geen integratie plaatsvinden als het om urensoorten gaat. Profit haalt de gegevens uit het rooster. Bij een rooster van het type Uren per week is het rooster niet gespecificeerd en weet Profit niet op welke dag de medewerker hoeveel werkt. Met kostensoorten geef je een bedrag/aantal op en is dit is wel mogelijk.
Cao inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)
Profit bepaalt de dagen gewerkt en de dagen niet gewerkt aan de hand van het rooster van de medewerker. Je kunt het aantal hiervoor ook bepalen op basis van projectboekingen. Je koppelt per cao de looncomponent en parameter waarop Profit het aantal dagen gewerkt en dagen niet gewerkt boekt.
Dit is afhankelijk van het volgende:
- Werkgever
Je bepaalt per werkgever hoe het aantal dagen gewerkt en niet gewerkt wordt bepaald (op basis van het rooster of de nacalculatieregels). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners. Deze instelling geldt voor alle medewerkers van de werkgever.
- Meetellen in dagen per urensoort
Je bepaalt per urensoort of de nacalculatieregels waarin de urensoort voorkomt, meetellen om het aantal dagen gewerkt te bepalen.
- Meetellen in dagen niet gewerkt per urensoort
Je bepaalt per urensoort of de nacalculatieregels waarin de urensoort voorkomt, meetellen om het aantal dagen niet gewerkt te bepalen. Profit sluist de dagen door waarop de medewerker niet gewerkt heeft. Dit kan nodig zijn vanwege bepaalde vergoedingen waarop de medewerker alleen recht heeft als deze aanwezig is geweest. Hierbij kun je denken aan een onbelaste reiskostenvergoeding, kledingvergoeding, gereedschapvergoeding, etc.
Cao-instellingen vastleggen:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
- Open de eigenschappen van de cao.
- Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde
- Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
- Selecteer bij Integratie nacalculatie met Payroll (dagen) de looncomponent en parameter waarin je het aantal dagen gewerkt wilt wegschrijven.
- Selecteer bij Integratie nacalculatie met Payroll (dagen niet gewerkt) de looncomponent en parameter waarin je het aantal dagen niet gewerkt wilt wegschrijven.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Let op:
Je maakt een kopie van de template looncomponent 100.000.901 'Loondagen niet gewerkt Template' om te gebruiken als looncomponent waarin het aantal dagen niet gewerkt moet worden weggeschreven.
Werkgever inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)
Je bepaalt per werkgever of je de projectnacalculatie wilt overnemen in Profit Payroll. Bij werkgevers waarbij je het overnemen van de nacalculatie inschakelt, bepaal je ook hoe Profit aan het aantal dagen komt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners.
Werkgeversinstellingen vastleggen:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
- Open de eigenschappen van de werkgever.
- Ga naar het tabblad: Integratie.
- Vink Integratie nacalculatie met Payroll aan.
Profit neemt alle nacalculatieregels mee in de salarisverwerking. Zodra je dit veld bij minimaal één werkgever aanvinkt, heeft dit de volgende consequenties:
- Profit kenmerkt alle nieuwe nacalculatieregels voor de integratie met Profit Payroll.
- De bestaande nacalculatieregels blijven ongewijzigd.
- Wijzigingen in reeds ingevoerde nacalculatieregels hebben geen invloed op de integratie met Profit Payroll.
Het aantal gewerkte dagen in de periode bepaalt Profit op basis van het aantal dagen waarop gewerkt is, dit zijn het aantal dagen waarop je uren boekt.
Als je alleen ESS/declaraties gebruikt voor het uitbetalen van onkosten of overuren, vink je dit veld ook aan. Zo niet, dan gebruik je ESS/declaraties alleen om het saldo tijd-voor-tijd bij te houden op basis van urenboekingen. Bij dat specifieke proces speelt de verloning geen rol.
- Bepaal hoe Profit het aantal gewerkte dagen voor fulltime medewerkers, parttime medewerkers en uurloners moet bepalen:
- Dagen voor parttimers o.b.v. urenregistratie
- Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie
- Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie
Als Profit voor een bepaalde categorie medewerkers het aantal dagen moet bepalen op basis van de projectnacalculatie, vink je het betreffende veld aan. Zo niet, dan bepaalt Profit het aantal dagen op basis van het rooster. Profit bepaalt of een medewerker een fulltimer, parttimer of uurloner is op de volgende manier: In de loonberekening controleert Profit of de medewerker een uurloon heeft. Als dit het geval is, dan is de medewerker een uurloner. Als dat niet het geval, dan kijkt Profit naar het parttimepercentage. Als deze 100% is, dan is de medewerker een fulltimer. Bij een ander percentage is de medewerker een parttimer.
Je vinkt deze velden niet aan als sprake is van ESS/declaraties.
Voorbeeld:
De fulltime medewerkers krijgen een regulier salaris via Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor fulltimers o.b.v. urenregistratie niet aan.
De uurloners verloon je op basis van nacalculatieregels uit de projectadministratie. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie wel aan.
De uurloners verloon je via Profit Payroll (dus niet op basis van de projectnacalculatie). Profit bepaalt het aantal dagen niet automatisch. Je boekt dan zowel het aantal uren als het aantal dagen als loonmutatie in Profit Payroll. Je vinkt Dagen voor uurloners o.b.v. urenregistratie niet aan.
Uren-, werk- en kostensoorten inrichten (salaris o.b.v. projectnacalculatie)
Je koppelt per urensoort een looncomponent. Nadat je een looncomponent hebt gekozen koppel je een parameter voor het boeken van aantallen en/of bedragen.
Je kunt ook een looncomponent koppelen aan een werksoort. Als in de nacalculatie een regel in uren geboekt wordt, dan moet de regel altijd een urensoort bevatten. Als in de nacalculatie een regel niet in uren geboekt wordt, bevat de regel altijd een werksoort.
Het kan uiteraard voorkomen dat je een looncomponent koppelt (of een koppeling verwijdert), terwijl er nog regels aanwezig waren voor de integratie. Profit zal dan vragen hoe je deze wilt afhandelen:
- Je koppelt een looncomponent
Hierdoor kan het gebeuren, dat bepaalde regels in aanmerking komen voor integratie, terwijl dit voordien niet het geval was. Als je de regels automatisch accordeert voor Payroll, dan moet je de nieuwe inrichting bevestigen. Als je de regels niet automatisch accordeert voor Payroll, is dit niet het geval. In die situatie moet je de regels namelijk alsnog handmatig accorderen, waardoor je via deze weg de controle behoudt op de te integreren regels.
Of je al dan niet automatisch accordeert voor Payroll, bepaal je in de instellingen van de omgeving.
Voorbeeld:
Er zijn uren geboekt op de urensoort Overwerk, maar de integratie is niet ingericht.
Als je de integratie van deze urensoort alsnog inricht door een looncomponent/parameter te koppelen, zal Profit nagaan of er nog regels zijn die alsnog geïntegreerd kunnen worden. In dit geval gaat het om de regels waarin de urensoort Overwerk is gebruikt. Als Profit deze regels aantreft, kun je deze alsnog integreren.
- Je verwijdert een koppeling
Hierdoor kan het gebeuren, dat bepaalde regels niet meer in aanmerking komen voor integratie, terwijl dit voordien wel het geval was. Als je deze koppeling verwijdert, dan worden nacalculatieregels die nog geaccordeerd moeten worden in 'Accorderen voor Payroll' verwijderd en ook de TWK verloning zal dan componenten terugdraaien!
Deze wijziging heeft geen betrekking op regels die reeds voor Payroll geaccordeerd zijn.
- Je wijzigt een koppeling
Als je een andere looncomponent/parameter selecteert, zal dit leiden tot TWK-mutaties. Het opnieuw accorderen van de betreffende nacalculatieregels is niet nodig.
Urensoorten inrichten
Je richt de urensoorten in voor het doorbelasten van uren vanuit de nacalculatie naar Profit Payroll.
Je kunt de koppeling tussen urensoort en de looncomponent importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Urensoort / Looncomponent.
Eigenschappen urensoort inrichten:
- Ga naar:
- Projecten / Project / Urensoort.
- HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort, als je geen gebruik maakt van Profit Projecten.
- Open de eigenschappen van de urensoort.
- Vink Meetellen in normuren aan als je wilt dat deze urensoort bij de controle op normuren bij het boeken van een aantal methoden voor nacalculatie, meetelt.
- Ga naar het tabblad: Integratie.
- Vink Alleen uurloners integreren met Payroll aan.
Profit verwerkt de urenboekingen van parttimers en fulltimers niet in Profit Payroll. Als je dit veld niet aanvinkt, verwerkt Profit alle medewerkers die boeken op deze urencode in Profit Payroll.
- Vink Meetellen in dagen aan.
Profit gebruikt urenboekingen op deze urensoort voor het bepalen van het aantal dagen in Profit Payroll.
Controleer ook de inrichting per werkgever.
- Vink Meetellen in dagen niet gewerkt aan, als Profit urenboekingen op deze urensoort moet gebruiken voor het bepalen van het aantal dagen niet gewerkt in Profit Payroll.
Urensoort koppelen aan looncomponent:
- Ga naar:
- Projecten / Project / Urensoort
- HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort, ls je geen gebruik maakt van Profit Projecten.
- Selecteer de urensoort.
- Klik op de actie: Integratie Payroll.
Profit toont een weergave met alle cao's.
- Selecteer per cao in de regel de looncomponent en de parameters.
Let op:
Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.
- Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
- Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.
Let op:
In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.
- Klik op: Voltooien.
Werksoort aan looncomponenten koppelen
Je kunt per werksoort voor iedere cao een looncomponent koppelen.
Je kunt de koppeling tussen werksoort en de looncomponent importeren via HRM / Beheer / Import Payroll / Urensoort / Looncomponent.
Werksoort aan looncomponenten koppelen:
- Ga naar: Projecten / Item / Werksoort.
- Selecteer de werksoort.
- Klik op: Acties / Integratie Payroll.
Profit toont een weergave met alle cao's.
- Selecteer per cao in de regel de looncomponent en de parameters.
Let op:
Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.
- Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
- Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.
Let op:
In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.
- Klik op: Voltooien.
Kostensoort aan looncomponenten koppelen
Je kunt per kostensoort voor elke cao een looncomponent koppelen.
Meer informatie over het inrichten van kostensoorten voor de personen mobiliteit, vind je hier.
Kostensoort aan looncomponenten koppelen:
- Ga naar:
- Projecten / Item / Kosten.
- HRM / Payroll / Inrichting / Kosten, als je niet beschikt over Profit Projecten.
- Selecteer de kostensoort.
- Klik op: Acties / Integratie Payroll.
Profit toont een weergave met alle cao's.
- Selecteer per cao in de regel de looncomponent en de parameters.
Let op:
Je mag geen parameter selecteren die is ingesteld op Berekening per arbeidsverhouding; hierop wordt een controle uitgevoerd.
- Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
- Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.
Let op:
In de boekingslay-out Nacalculatie per regel zijn dit respectievelijk de regelvelden Aantal en Kostprijs.
- Klik op: Voltooien.