Intercompany projecten
Werk je in jouw organisatie met meerdere BV's (administraties), waarbij de medewerkers binnen de organisatie worden uitgewisseld, bijvoorbeeld tussen verschillende vestigingen of afdelingen? Werken de medewerkers aan klantprojecten van verschillende administraties of kostenplaatsen, waarbij deze werkzaamheden onderling moeten worden verrekend?
Met intercompany projecten kun je uren, artikelen en kosten in projecten boeken, verrekenen en factureren tussen verschillende administraties binnen één omgeving in Profit.
De medewerker boekt met de nacalculatie zijn uren en kosten op de gebruikelijke wijze. Het doorberekenen hiervan aan de klant, de verkooprelatie, gaat ook gewoon volgens het standaard facturatieproces. Op deze manier hoef je de uren slechts éénmaal vast te leggen.
De interne verrekening voor intercompany verloopt via een aparte menufunctie Intercompanyfacturing. De geboekte nacalculatieregels zullen voor intercompany worden aangemerkt als er sprake is van een project waarvan administratie of kostenplaats afwijkt van de medewerker.
De verwerking van de verrekening hiervan is afhankelijk van welke soort intercompany nacalculatie er sprake is, op Administratie of op Kostenplaats:
- Als medewerker nacalculatie boekt op een project waarvan de administratie afwijkt van wat voor hem/haar is vastgelegd in Profit HRM, dan worden op basis van de nacalculatieregels intercompany facturen gegenereerd.
- Als medewerker boekt nacalculatie op een project met dezelfde administratie maar waarvan de kostenplaats afwijkt van wat voor hem/haar is vastgelegd in Profit HRM, dan worden er geen intercompany facturen aangemaakt maar intercompany mutaties. Deze mutaties leiden bij het journaliseren tot journaalposten op grootboekrekeningen, op verschillende kostenplaatsen.
Je kunt ook intercompany nacalculatieregels boeken zonder een medewerker, waarbij je in dat geval zelf een administratie of kostenplaats invult die afwijkt van de administratie of kostenplaats van het project. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken als je nacalculatieregels met kosten of artikelen intercompany wilt boeken met administratie X naar administratie Y. De intercompany nacalculatie en facturering met artikelen is in Profit beperkt tot het verrekenen met een intercompany verkoop- en inkoopfactuur, er vindt geen voorraad verrekening plaats van ene administratie naar de andere.
Voordelen:
- De medewerker boekt zijn uren maar één keer.
- Het verwerken van de nacalculatie voor intercompanyfacturen gaat automatisch. Hierdoor is de kans op fouten kleiner.
- Apart inzicht in de intercompany nacalculatie en facturatie.
- Geen btw-berekening bij intercompanyfacturen van administraties binnen dezelfde fiscale eenheid.
- Het factureren naar de klant, voor de uren, kosten en artikelen die aan de klant wordt doorbelast, blijft op de gebruikelijke wijze werken.
Het werken met intercompany is een uitbreiding op het proces van nacalculatie, accorderen, gereedmelden, projectfacturering en journalisering.
Video
Beschrijving
Het intercompany proces voor nacalculatie en facturering kan gebruikt worden bij organisaties met meerdere BV‘s (administraties) die verschillende diensten leveren. Eén BV neemt de opdrachten aan. Deze BV gaat de verplichting aan met de klant, en factureert volgens gemaakte afspraken. In de opdracht participeren meerdere BV’s. De werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers vanuit verschillende administraties met hun eigen expertise. Deze werkzaamheden dienen onderling verrekend te worden.
Er is sprake van intercompany als een medewerker nacalculatie boekt op een project waarvan de administratie of kostenplaats afwijkt van wat voor hem of haar is vastgelegd bij de werkgever in Profit HRM. Als er sprake is van intercompany binnen dezelfde administratie, wordt er automatisch een boeking gemaakt ten laste van de inlenende kostenplaats, en ten bate van de uitlenende kostenplaats op dezelfde grootboekrekening.
Voorbeeld: Intercompany projecten
- Administratie A neemt het project aan en voert de projectadministratie.
- Medewerker B uit administratie B boekt uren op dit project.
- Daarna accordeert de manager uit administratie B de uren en meldt de projectleider uit administratie A deze gereed.
- Hierdoor ontstaan ‘te factureren intercompany regels’ voor de geboekte uren van medewerker B. Bij facturen van deze regels ontstaat er:
- De verkoopfactuur van administratie B aan administratie A voor de verrichte werkzaamheden van medewerker B.
- Een inkoopfactuur in administratie A van administratie B.
- De inkoop- en verkoopfactuur worden automatisch via de rekening-courant rekeningen tegen elkaar afgeletterd.
- Er is sprake van intercompany nacalculatie op kostenplaats, als een medewerker van kostenplaats X uren boekt op een project van kostenplaats Y. Bij het journaliseren wordt een boeking gemaakt ten laste van de inlenende kostenplaats en ten bate van de uitlenende kostenplaats op dezelfde grootboekrekening. Hiervan wordt geen intercompany inkoop-en verkoopfactuur gemaakt.
Het intercompanyproces van dit voorbeeld ziet er schematisch als volgt uit. De facturatie naar de klant is in het schema buiten beschouwing gelaten: de focus in het schema ligt op de interne doorbelastingen.
Voorbereiding
Intercompany nacalculatie boeken
Je boekt de nacalculatie op de gebruikelijke wijze in Profit of InSite. Er is sprake van intercompany als de kostenplaats en-/of administratie van het project afwijkt van de kostenplaats en-/of administratie van de nacalculatie. Voorwaarde voor intercompanynacalculatie is dat bij het project het veld Administratie moet zijn ingevuld.
Je ziet direct bij de boeking of er sprake is van intercompany als het veld ‘Intercompany’ is aangevinkt. Als dit veld niet beschikbaar is in de boekingslay-out, dan kun je dit veld toevoegen door de betreffende boekingslay-out aan te passen.
Bij het boeken van intercompany-nacalculatie wordt het intercompany kostprijstarief ingevuld als je een intercompany kostprijs hebt vastgelegd. Of het kostprijstarief als je geen intercompany kostprijs hebt vastgelegd.
- De nacalculatieregels waar Doorbelasten is aangevinkt, zullen op de gebruikelijke wijze via facturering worden doorbelast en gefactureerd aan de klant/verkooprelatie zodra je de facturen gaat genereren bij het proces van automatisch factureren. Op deze manier hoef je de uren slechts eenmaal vast te leggen. De interne afrekening gaat via de aparte menufunctie intercompanyfacturing.
- Je kunt ook nacalculcatieregels boeken waar Doorbelasten niet is aangevinkt en het veld Intercompany, dan is er alleen sprake van intercompanyfacturering, maar geen factuur aan een klant.
Je kunt intercompany nacalculatieregels ook importeren via een importbestand nacalculatie of met de UpdateConnector PtRealization.
Intercompany nacalculatie boeken:
- Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel.
- Vul de velden in de kop van de boekingslay-out.
- Klik op de actie: F5. Selecteren.
- Vul de boekingsregel in.
In dit voorbeeld zie je drie nacalculatieregels, waarbij er bij de eerste twee regels van medewerker Andre de Oude sprake is van intercompany:
- De eerste nacalculatieregel resulteert in een intercompany nacalculatieboeking, omdat de administratie van de medewerker afwijkt van de administratie van het project. Medewerker ANDREO van administratie 1 op een project met administratie 2. Het veld Intercompany is aangevinkt, omdat er sprake is van intercompany: er is sprake van intercompany als de kostenplaats en-/of administratie van het project afwijkt van de kostenplaats en-/of administratie van de nacalculatie.
- De tweede boekingsregel resulteert in een intercompany nacalculatieboeking, omdat de kostenplaats van de medewerker afwijkt van de kostenplaats van het project. Medewerker ANDREO van administratie 1 met kostenplaats Profit op een project met kostenplaats 11. Naast Intercompany is ook het veld Intercompany te journaliseren aangevinkt. In dit geval vindt er alleen een verrekening plaats tussen kostenplaatsen binnen dezelfde administratie. Dit levert geen intercompanyfacturen op, maar bij journalisering van deze intercompany nacalculatieregel resulteert dit in een journaalpost op dezelfde grootboekrekening met verschillende kostenplaatsen.
- De derde boekingsregel is een voorbeeld van een 'normale' nacalculatieboeking, waarbij geen sprake is van intercompany. De administratie van de medewerker gelijk is aan de administratie van het project. Medewerker ANDREO van administratie 1 met kostenplaats Profit op een project met administratie 1 en kostenplaats Profit.
Intercompany nacalculatie boeken zonder medewerker:
Je kunt ook intercompany nacalculatieregels boeken zonder een medewerker in te vullen. Als het veld Medewerker leeg is, dan mag je de Kostenplaats medewerker en Administratie medewerker vullen of wijzigen. Als het project op een andere administratie of kostenplaats staat, dan wordt de nacalculatieregel als intercompany beschouwd. Hiermee kun je nacalculatieregels boeken, bijvoorbeeld met artikelen of kosten, met administratie X naar administratie Y.
Let op: De intercompany nacalculatie en facturering met artikelen is in Profit beperkt tot het verrekenen met een intercompany verkoop- en inkoopfactuur. Er vindt geen voorraad verrekening plaats van ene administratie naar de andere. Profit kan dit niet op een pakbon met op de administraties verrekenen.
Als veld Medewerker gevuld is, dan mag je deze velden niet wijzigen, want deze wordt dan afgeleid van de medewerker.
- Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel.
- Vul de selectie velden, behalve het veld Medewerker.
- Als het veld Medewerker leeg is, dan mag je in de boekingslay-out het veld Administratie medewerker invullen. Op deze manier kun je intercompany nacalculatieregels boeken, bijvoorbeeld met kosten of artikelcodes, met administratie 2 naar administratie 1.
Let op! Hier volgt een intercompany verkoop/inkoopfactuur uit.
- Of als je de intercompanymodus Administratie en kostenplaats gebruikt en je laat het veld Medewerker leeg, dan mag je het veld Kostenplaats medewerker invullen. Op deze manier kun je intercompany nacalculatieregels op kostenplaats boeken, bijvoorbeeld met kostenplaats medewerker 01 naar kostenplaats project 11, met dezelfde administraties bij Administratie medewerker en Administratie project.
Let op! Dit levert geen intercompany verkoop/inkoopfactuur op, maar wel een intercompany-journaalpost van dezelfde grootboekrekening van de ene kostenplaats naar de andere kostenplaats.
- Als het veld Medewerker leeg is, dan mag je in de boekingslay-out het veld Administratie medewerker invullen. Op deze manier kun je intercompany nacalculatieregels boeken, bijvoorbeeld met kosten of artikelcodes, met administratie 2 naar administratie 1.
- Klik op: Opslaan.
Intercompany nacalculatie raadplegen
Je kunt de intercompany nacalculatie raadplegen in een aparte weergave Intercompany nacalculatie. In deze weergave kun je ook controleren of er nog intercompany inkoop- en verkoopfacturen gefactureerd en gejournaliseerd moeten worden.
Om deze menufunctie te gebruiken moet intercompany geactiveerd zijn en moet je geautoriseerd zijn.
Intercompany nacalculatie raadplegen:
- Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompany nacalculatie.
In dit voorbeeld zie je dat de eerste twee geboekte nacalculatieregels van medewerker Andre de Oude een resultaat geeft van twee intercompany nacalculatieregels:
- De eerste nacalculatieregel resulteert in een intercompany nacalculatieregel, omdat de administratie van het project gelijk is aan de administratie van de medewerker en de kostenplaats van het project afwijkt van de kostenplaats van de medewerker. Dit kun je ook zien doordat in de kolom Te journ. aangevinkt is.
- De tweede nacalculatieregel resulteert in een intercompany nacalculatieregel, omdat de administratie van het project afwijkt van de administratie van de medewerker.
In deze weergave controleer je met de velden Gefact., Te journ. en Gejourn. of de nacalculatieregel(s) gefactureerd en gejournaliseerd zijn. Als 'Te journaliseren' is aangevinkt, dan moet je de betreffende regel nog journaliseren.
Intercompany nacalculatie via eigenschappen project raadplegen:
- Ga naar: Projecten / Project / Project.
- Open de eigenschappen van het project.
- Ga naar het tabblad: Intercompany.
Intercompany nacalculatie gereedmelden
Je accordeert en meldt de nacalculatieregels gereed op de gebruikelijke wijze met de standaard menufunctie. De manager van de medewerker accordeert de nacalculatie en de projectleider van het project meldt de nacalculatie gereed.
Na gereedmelding worden de regels klaargezet voor facturering, ook direct voor intercompany facturering als er sprake is van Intercompany (waarbij de administratie medewerker verschilt van de administratie van het project).
Intercompany nacalculatie accorderen en gereedmelden:
- Open de gewenste administratie.
- Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie accorderen.
- Selecteer de nacalulatieregels die je wilt accorderen en/of gereedmelden.
- Klik op de actie Accorderen en/of Gereedmelden.
Intercompany factureren
Je factureert de intercompany facturen met de aparte menufunctie Factureren intercompany. Op basis van de instellingen worden de facturen gegenereerd.
Intercompany factureren:
- Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Factureren intercompany.
Je ziet de intercompanyregel(s) die je kunt factureren.
In bovenstaand voorbeeld genereer je voor deze regel een verkoopfactuur van administratie 1 aan administratie 2 voor de verrichte werkzaamheden. En een inkoopfactuur in administratie 2 van administratie 1.
- Vink de te factureren regel(s) aan.
- Klik op de actie: Genereren.
Intercompany facturen verstrekken en opslaan in dossier
Je kunt de intercompany facturen verstrekken, e-mailen én opslaan in het dossier van de verkooprelatie (de administratie) en in het dossier van het project.
Of de factuur wordt afgedrukt of gemaild is afhankelijk van de instellingen bij het verkooprelatieprofiel en de verkooprelatie. Je kunt ook voor de intercompanyfacturen de verstrekkingswijze In dossier zetten selecteren, als je deze niet wilt afdrukken of e-mailen naar de administraties, maar alleen wilt opslaan voor in het dossier.
Bij het verstrekken van de intercompany facturen wordt alleen de intercompany verkoopfacturen fysiek als pdf zichtbaar en in het dossier geplaatst. De intercompany inkoopfactuur is fysiek niet zichtbaar in Profit als pdf, deze is in feite gelijk aan de intercompany verkoopfactuur.
Je kunt intercompany facturen niet crediteren. Correcties van intercompany moet je maken via de nacalculatie, de nacalculatie is de bron van de intercompany, omdat:
- Crediteren betekent wellicht ook crediteren aan klant. Bij het aanmaken van een negatieve nacalculatieregel ontstaat er ook een creditfactuur naar de klant.
- Bij crediteren via de nacalculatie klopt ook de uren verantwoording weer.
- Bij crediteren moeten alle betrokken partijen van de administraties akkoord geven. Via de nacalculatie kan de regel geaccordeerd en gereedgemeld worden.
Intercompanyfacturen verstrekken, e-mailen en opslaan in dossier:
- Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompanyfactuur.
In de weergave zie je alle intercompanyfacturen met factuurnummers. Ook kun je de relatie zien tussen de intercompany verkoop- en inkoopfactuur.
- Selecteer de regel(s) die je wilt verstrekken en opslaan in het dossier.
Stel eventueel een filter in.
- Klik op de actie: Output.
- Vink Alleen nog niet verwerkte voorcalc. verwerken. aan als je alleen de nog niet verwerkte facturen wilt verstrekken.
- Selecteer een afwijkende Verstrekkingswijze als je alle te verwerken rapporten op dezelfde manier wilt e-mailen en/of afdrukken. Selecteer In dossier zetten als je alle intercompanyfacturen in het dossier wilt zetten in plaats e-mailen en/of afdrukken.
- Selecteer een afwijkend Rapport als je voor alle te verwerken rapporten wilt afwijken van de standaard rapportdefinitie. Als je geen afwijkend rapport selecteert bepaald Profit het type rapport automatisch.
- Selecteer een afwijkend Berichtsjabloon (e-mailsjabloon) als je voor de begeleidende tekst van alle e-mailberichten wilt afwijken van het standaard berichtsjabloon.
- Vink Opslaan in dossier aan als je voor iedere e-mail of afdruk een dossieritem wilt toevoegen, met een gekoppeld rapport.
- Klik op: Volgende.
Je ziet nu een overzicht van de regels.
- Klik op: Afdrukvoorbeeld en/of E-mail voorbeeld als je een voorbeeld wilt zien.
Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.
- Klik op: Voltooien.
Let op:
Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.
In de weergave zie je Dossier, Gemaild aangevinkt afhankelijk van de verstrekking die je hebt gedaan.
Intercompany journaliseren
Via onderstaande stappen journaliseer je de intercompany nacalculatie en facturatie. De intercompany (verkoopfactuur) wordt bij journaliseren van de intercompany inkoopfactuur ook vastgelegd in het dossier van de inkoopfactuur. Het journaliseren van intercompany kostenplaats is op basis van het kostprijsbedrag, niet op het verkoopbedrag.
Als je facturen hebt gejournaliseerd kun je de facturen/journaalposten niet meer wijzigen, vanwege de integratie tussen Profit Projecten en Profit Financieel.
Intercompany facturen en mutaties journaliseren:
In dit voorbeeld journaliseer je alleen de intercompany facturen en mutaties.
- Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.
- Selecteer de administratie(s) en integratiesoorten waarvoor je de intercompany boekingen wilt journaliseren.
Als je naast Profit Projecten ook Profit Abonnementen of Profit Cursusmanagement gebruikt, kun je ook deze facturen journaliseren. Deselecteer deze integratiesoorten, als je de verschillende soorten facturen (bijvoorbeeld de verkoopfactuur aan de klant) apart wilt journaliseren.
- Klik op: Volgende.
- Stel eventueel een filter in op intercompany in de kolom Integratiesoort, als je de intercompany facturen en mutaties apart wilt journaliseren.
- Selecteer de mutaties (vink deze mutaties aan).
- Klik op: Volgende.
- Vink Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum als je de factuurdatum als boekingsdatum wilt gebruiken in de journaalpost. Als je dit veld uitvinkt dan gebruik je de Datum boeking facturen als boekingsdatum.
- Vul de boekingsdatum in. Dit veld kun je alleen invullen als je Datum boeking facturen gelijk aan factuurdatum hebt uitgevinkt.
- Klik op: Voltooien.
De facturen zijn nu gejournaliseerd.
Financiële mutaties intercompany controleren
Je kunt de journaalposten die Profit heeft gemaakt voor de intercompany nacalculatie en facturering raadplegen bij de financiële mutaties.
Financiële mutaties intercompany raadplegen:
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
Standaard toont Profit in de weergave alleen de mutaties van de geopende (huidige) administratie.
- Selecteer Alle administraties om de mutaties van alle administraties te kunnen zien.
- Stel eventueel een filter in.
- Selecteer de financiële mutatie.
- Klik op de actie: Open factuur als je de boekingslay-out van de (intercompany) verkoopfactuur wilt openen.
Met deze actie kun je alleen zogenaamde 'logistieke' facturen openen, dit zijn facturen afkomstig uit Ordermanagement, Projecten of Abonnementen.
De boekingslay-out die opent is afhankelijk van de mutatieregel die je raadpleegt. Met deze actie kun je niet de Intercompany inkoopfactuur openen, je krijgt hiervan een melding. Intercompany inkoopfacturen zijn hier namelijk niet zichtbaar. Je kunt wel de Intercompany verkoopfactuur en de logistieke verkoopfactuur met deze actie openen.
- Klik op de actie: Open bijlage om de pdf van de (intercompany) verkoopfactuur te raadplegen.
Je kunt alleen een pdf raadplegen van een verkoopfactuur raadplegen als je dit als verstrekkingswijze (e-mail pdf) hebt ingesteld bij de verkooprelatie.
- Open de financiële mutatie (dubbelklik) en Ga naar het tabblad: Nacalculatie om de nacalculatie te raadplegen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Intercompany nacalculatie raadplegen:
Je kunt hierna ook in de weergave Intercompany nacalculatie raadplegen om te controleren of de intercompany nacalculatie gefactureerd en gejournaliseerd is.
- Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompany nacalculatie.
Controleer of de velden Gefactureerd en Gejournaliseerd zijn aangevinkt.
Projectfacturering en journalisering van de verkoopfacturen
Je genereert en journaliseert de projectfacturen voor de verkooprelatie op de gebruikelijke wijze. De nacalculatieregels, waarbij het veld Doorbelasten is aangevinkt en die zijn gereedgemeld, worden gefactureerd aan de klant.
Projectfacturen genereren
- Ga naar: Projecten / Facturering / Automatisch factureren.
- Vink de te factureren regels aan.
- Klik op de actie: Genereren.
Meer informatie:
Projectfacturen journaliseren:
In dit voorbeeld journaliseer je de verkoopfacturen, de intercompany facturen en mutaties zijn al in een eerdere stap gejournaliseerd.
- Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.
Voorbeeld journaalposten Intercompany nacalculatie en facturatie
De journalisering van intercompany kent vier onderdelen. Klik op de hyperlink van het onderdeel voor de voorbeeld journaalposten.
Afletteren via rekening-courant
Als je werkt met OHW integratie: