Factuurvoorstel

Via een factuurvoorstel kun je termijnen voor facturatie ter accordering voorleggen aan de verkooprelatie. Een soort pro forma factuur dus.

Voordelen:

• Mogelijk om op een gestructureerde manier voor facturatie akkoord te vragen van opdrachtgever
• Verbeterd inzicht in voortgang facturering
• Minder fouten, minder correcties

Je kunt een factuurvoorstel handmatig of vanuit factuurtermijnen toevoegen.

Dit moet je eerst inrichten.

Als je gebruik maakt van de Bouw-licentie volg je de inrichting en het gebruik van de meetstaat met factuurvoorstel.

Toevoegen vanuit termijn

Je kunt een Factuurvoorstel maken vanuit termijnen:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurtermijn.

   Je ziet hier de termijnen met vervaldatum en ook of of ze al gefactureerd zijn.

2. Filter op de termijnen die Via factuurvoorstel moeten lopen en waar nog geen factuur voor is gemaakt. Je kunt hier ook aparte weergaven voor maken waarin op dit veld gefilterd is.
3. Selecteer deze termijnen.
4. Klik op de actie: Gereed melden om de termijn(en) gereed te melden als dit nog niet het geval is.

   Alleen van termijnen die gereedgemeld zijn, maar nog niet zijn gefactureerd kun je een factuurvoorstel maken.

5. Klik op de actie: Genereren factuurvoorstel.

   Deze actie is beschikbaar als je de instelling in de project instellingen hebt aangezet.

6. Selecteer de factuurdatum in de wizard.
7. Vink om het factuurvoorstel direct te verstrekken Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan.
8. Klik op: Voltooien.

   Het factuurvoorstel wordt gegenereerd via de wachtrij.

9. Als je een foutmelding krijgt kun je deze raadplegen via Taken in wachtrij en oplossen.

   Verstrek het factuurvoorstel eventueel via een van de acties E-mailen, Output of Afdrukken.

   Wacht vervolgens op de goedkeuring van de verkooprelatie.

Toevoegen (handmatig)

Je kunt een Factuurvoorstel ook handmatig toevoegen.

Een factuurvoorstel is in de basis gelijk aan de functionaliteit ‘projectfactuur’. Het factuurvoorstel wordt ook beschikbaar gemaakt in OutSite.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het project en de verkooprelatie.
4. Voeg de regels toe.
5. Klik op: Voltooien.
6. Verstrek het factuurvoorstel vervolgens via de acties Afdrukken, E-mailen of Output.

Raadplegen in OutSite (klant)

De klant kan het factuurvoorstel raadplegen in OutSite zodra deze verwerkt/verstrekt is via bijvoorbeeld verstrekkingswijze Portal + e-mail.

1. Open OutSite, bijvoorbeeld de klantportal.
2. Ga naar pagina-onderdeel Factuurvoorstel.
3. Open het factuurvoorstel.

   

   Het factuurvoorstel heeft de status Nog niet betaald.

   De verkooprelatie zal zelf doorgeven of ze akkoord zijn of niet.

Factuurvoorstel naar Factuur omzetten

Vervolgens, als de verkooprelatie zijn goedkeuring aan het factuurvoorstel heeft gegeven, ga je de factuur maken.

Dit kan zowel via de termijnfacturen als via de factuurvoorstellen.

Factuurvoorstellen omzetten naar facturen via de functie Termijnfacturen:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurtermijn.
2. Open eventueel eerst je zelf gemaakte weergave met alleen te factureren factuurvoorstellen.

   of

3. Filter op de regels waarin Via factuurvoorstel aan staat, Gereed en Gefactureerd uit en er verder geen datum factuur, etc. is.
4. Selecteer het factuurvoorstel/de factuurvoorstellen waarvoor je een factuur wilt aanmaken.
5. Klik op de actie: Factureren.

   

Via de functie Factuurvoorstel:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel .
2. Selecteer het factuurvoorstel.
3. Klik op de actie: Aanmaken factuur.